Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Правильное оформление её ьного листа – первый и самый важный шаг при ведении книжки, поскольку именно здесь фиксируются личные данные сотрудника, дата выдачи документа и отметка о возможном вкладыше. Ниже представлена пошаговая инструкция, актуальная на 2026 год, а также готовый образец заполненного ьного листа.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России № 320н от – «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения и хранения» (действует с изменениями на 2022 г.).
• Федеральный закон № 400‑ФЗ «О страховых пенсиях» – регулирует требования к сведениям, вносимым в трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ № 1122 от – уточняет порядок выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки.

Все указанные нормативные акты обязательны для кадровых служб и бухгалтерии организаций любой формы собственности.

Структура ьного листа трудовой книжки

ьный лист состоит из следующих граф (в порядке их расположения):

1. Фамилия, имя, отчество – полностью, как в паспорте.
2. Дата рождения – в формате ДД.ММ.ГГГГ.
3. Место рождения – город, район, область/край/республика.
4. Образование – уровень (среднее общее, среднее профессиональное, высшее и т.д.) и наименование учебного заведения.
5. Профессия, специальность, квалификация – указывается согласно трудовому договору или справке об образовании.
6. Серия и номер трудовой книжки – заполняется отделом кадров при выдаче.
7. Дата выдачи трудовой книжки – ДД.ММ.ГГГГ.
8. Отметка о выдаче вкладыша (дубликата) – ставится только при необходимости; указывается серия и номер вкладыша, дата выдачи и подпись ответственного лица.
9. Подпись работника – подтверждает достоверность внесённых сведений.
10. Подпись и печать организации – заверяет правильность оформления ьного листа.

Пошаговая инструкция заполнения ьного листа (2026)

Шаг 1; Подготовка бланка

Возьмите официальный бланк трудовой книжки (форма А4, утверждённый Приказом № 320н). Убедитесь, что лист чистый, без механических повреждений.

Шаг 2. Внесение личных данных

• В графе Фамилия, имя, отчество пишите разборчивым почерком чёрными или синими чернилами (допустимы также фиолетовые).
• Дату рождения указывайте строго в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
• Место рождения – без сокращений, например: «г. Москва, Центральный административный округ».

Шаг 3. Образование и профессия

• Укажите уровень образования: «Высшее», «Среднее профессиональное» и т.д.
• Наименование учебного заведения – полностью, как в дипломе (например, «Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова»).
• В графе Профессия, специальность, квалификация записывайте то, что указано в трудовом договоре или справке о профессиональной подготовке. Если работник имеет несколько специальностей, основную указывают первой, остальные – через запятую.

Шаг 4. Серия, номер и дата выдачи трудовой книжки

Эти данные заполняет кадровая служба при выдаче документа. Пример: Серия 02 № 1234567, дата выдачи – .

Шаг 5. Отметка о выдаче вкладыша (если требуется)

Если работнику ранее выдавался вкладыш или дубликат, в соответствующей графе пишут:

Серия вкладыша: 01 № 009876

Дата выдачи:

Подпись: _____________________

Если вкладыш не выдавался, графу оставляют пустой или ставят прочерк.
Шаг 6. Подписи и печать

Работник расписывается в графе Подпись работника после проверки всех внесённых сведений.
Ответственное лицо отдела кадров ставит свою подпись и ставит печать организации в графе Подпись и печать организации.

Шаг 7. Проверка
Перед тем как передать трудовую книжку сотруднику, дважды проверьте:

Соответствие данных паспорту и другим документам.
Отсутствие помарок, исправлений и нечитаемых записей.
Наличие всех обязательных подписей и печати.


Образец заполненного ьного листа (2026)
Ниже представлен пример того, как должен выглядеть правильно заполненный ьный лист. Обратите внимание на чёткость записей, отсутствие сокращений и соблюдение формата дат.
Фамилия, имя, отчество: Иванов Иван Иванович

Дата рождения:

Место рождения: г. Санкт-Петербург, Петроградский район

Образование: Высшее

 Санкт-Петербургский государственный экономический университет

Профессия, специальность, квалификация: Экономист, специалист по финансовому анализу

Серия и номер трудовой книжки: Серия 04 № 9876543

Дата выдачи трудовой книжки:

Отметка о выдаче вкладыша: (не выдавался)

Подпись работника: _____________________

Подпись и печать организации: _____________________ [Круглая печать ООО «Пример»]

При необходимости отметка о вкладыше может выглядеть так:
Отметка о выдаче вкладыша: Серия вкладыша 01 № 001234

 Дата выдачи:

 Подпись: _____________________


Частые ошибки при заполнении ьного листа

Неполное указание ФИО – пропуск отчества или использование инициалов вместо полного имени.
Неверный формат даты – запись в виде «14.02.90» или «14‑02‑1990» не соответствует требованиям.
Сокращения в названии учебного заведения – например, «СПбГЭУ» вместо полного названия.
Отсутствие подписи работника – делает документ недействительным для подтверждения трудового стажа.
Нечитаемый почерк или использование карандаша – записи должны быть сделаны чернилами, обеспечивающими долговечность.
Лишние помарки и исправления без заверения – любые изменения должны быть заверены подписью и печатью.

Рекомендации по оформлению

Используйте синие, чёрные или фиолетовые чернила – они наиболее стойкие к выцветанию.
Пишите разборчивым печатным почерком; если почерк курсивом, убедитесь, что он чёткий.
Перед внесением данных проверьте соответствие информации в трудовом договоре, приказе о приёме и документах об образовании.
Храните пустые бланки в сухом месте, защищённом от прямого солнечного света, чтобы избежать деформации бумаги.
При переходе на электронный кадровый учёт всё равно сохраняйте бумажный экземпляр трудовой книжки в соответствии с требованиями законодательства.


Правильное заполнение ьного листа трудовой книжки – залог достоверного учёта трудовой деятельности и стажа сотрудника. Следуя представленной инструкции, используя актуальный образец и избегая типичных ошибок, кадровые специалисты смогут оформить документ быстро и без замечаний со стороны контролирующих органов. Помните, что аккуратность и внимание к деталям на этом этапе значительно упрощают последующее ведение трудовой книжки и снижают риск возникновения споров при назначении пенсии или подтверждении трудового стажа.
Скачать пустой бланк трудовой книжки и пример заполненного ьного листа в форматах Word и PDF можно на официальных сайтах ведомств (Минтруд России, КонсультантПлюс) либо в разделе «Образцы документов» на кадровых порталах.