Дата публикации: 19:15

Трудовая книжка – обязательный документ для всех работодателей, включая индивидуальных предпринимателей (ИП). Правильное её оформление позволяет избежать проблем при проверках, а также гарантирует корректное оформление трудовых отношений с сотрудниками. В этой статье мы разберём, как заполнить трудовую книжку ИП, какие требования предъявляются к оформлению и приведём несколько образцов, которые можно использовать в 2026 году.

Что требуется знать перед заполнением

Перед тем как приступить к записи в книге, необходимо учитывать несколько важных моментов:

• Кто может вести трудовую книжку? Трудовые книжки ведутся только для лиц, работающих по трудовым договорам (ст. 66 ТК РФ).
• ИП не заключают договоры с собой. Поэтому запись в книжке делается при приёме на работу другого сотрудника, а не самого предпринимателя.
• Тип ручки. Записи должны быть сделаны синей, чёрной или фиолетовой чернилами (цветовая стойкость – важный фактор при проверках).
• Сроки. Приём, перевод, увольнение – все события фиксируются в соответствующих полях.

Для более детального понимения процесса рекомендуем посмотреть пример заполнения трудовой книжки ИП (см. конец статьи);

Общие требования к оформлению

По приказу Минтруда № 320н от г. к заполнению трудовых книжек ИП предъявляются строгие требования. Ниже – основные пункты:

1. Записи вносятся в бумажную форму (не электронную).
2. В каждом пункте указываются:
   • дата события;
   • фамилия, имя, отчество сотрудника;
   • должность;
   • тип занятости (полный/частичный);
   • сведения о месте работы до приёма (если есть);
   • основание приёма (договор, приказ и т.д.).
3. При увольнении указываются:
   • дата увольнения;
   • причина (по собственному желанию, по сокращению и т.п.);
   • номер и дата приказа об увольнении.
4. Все изменения фиксируются в приказах, которые подписываются работодателем.

Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, то новые записи в неё вносятся в соответствии с тем же форматом.

Пошаговый алгоритм заполнения

Приём на работу

Составляете приказ о приёме на работу (подписываете его).
В трудовую книжку вносите запись в строку «Приём на работу».
Указываете:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Дата начала работы;
• Должность;
• Трудовое место;
• Основание (приказ № … от …).

Сохраняете копию приказа в личном деле сотрудника.

Перевод или изменение условий

Записываете в книжку в соответствующий раздел «Перевод» или «Изменение условий труда». В записи указываете дату перевода, новую должность, новые условия работы и основание (приказ).

Увольнение

Выдаёте сотруднику приказ об увольнении.
В трудовую книжку вносите запись в строку «Увольнение».
Указываете:

• Дата увольнения;
• Причина (по собственному желанию, по сокращению и т.д.);
• Номер и дата приказа об увольнении.

После увольнения в книжке ставится отметка «Уволен» и ставится подпись работодателя.

Примеры заполнения (образцы)

Ниже представлены типичные образцы, которые можно использовать в 2026 году. Обратите внимание, что даты указаны условно – их необходимо подставить под конкретную ситуацию.

Приём на работу (30 октября 2018 г.)

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Трудовая книжка ИП «_____________________» │
│ │
│ 1. Приём на работу │
│ ФИО: Иванов Петр Сергеевич │
│ Дата рождения: │
│ Дата начала работы: │
│ Должность: Менеджер по продажам │
│ Трудовое место: Офис, г. Москва │
│ Основание: Приказ № 01 от │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Перевод (19 февраля 2026 г.)

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 2. Перевод │
│ ФИО: Иванов Петр Сергеевич │
│ Дата перевода: │
│ Новая должность: Руководитель отдела продаж │
│ Основание: Приказ № 15 от │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Увольнение по собственному желанию (5 марта 2026 г.)

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3. Увольнение │
│ ФИО: Иванов Петр Сергеевич │
│ Дата увольнения: │
│ Причина: По собственному желанию │
│ Приказ об увольнении № 22 от │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘

Эти образцы можно распечатать и использовать как шаблон для заполнения собственной трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли заполнять трудовую книжку карандашом? Нет, допускаются только чернила синего, чёрного или фиолетового цвета.
• Нужно ли хранить копии приказов? Да, копии всех приказов (приёма, перевода, увольнения) должны быть сохранены в личном деле сотрудника.
• Можно ли оформить запись в электронном виде? В 2026 году официально допускается только бумажный вариант; электронные записи не считаются юридически значимыми.
• Что делать, если в книжке допущена ошибка? Ошибку следует зачеркнуть (не стирать) и рядом указать правильную информацию, подписав её датой.

Правильное заполнение трудовой книжки ИП – важная процедура, от которой зависит юридическая чистота вашего бизнеса. Следуя рекомендациям из этой статьи, вы сможете:

1. Своевременно фиксировать все события, связанные с трудовыми отношениями;
2. Соответствовать требованиям трудового законодательства;
3. Упростить работу при проверках и при оформлении документов для сотрудников.

Если у вас возникнут сложности с оформлением, рекомендуем обратиться к специалистам по кадровому делу или воспользоваться готовыми образцами заполнения, которые доступны для скачивания бесплатно.

Помните: чёткая и законно оформленная трудовая книжка – залог надёжного и прозрачного сотрудничества.

Источник информации: собранные данные из открытых источников, актуальных на .