Трудовая книжка — неотъемлемый документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника, его стаж и квалификацию. В ней фиксируются все изменения в трудовом статусе: приём на работу, перевод, повышение, увольнение, а также сведения о полученном образовании и квалификационных повышениях. В этой статье мы разберём, как правильно заполнить страницы трудовой книжки в соответствии с действующим законодательством и новыми правилами, приведём образцы и рекомендации для разных ситуаций.

Правовой статус трудовой книжки

• Форма и порядок ведения трудовой книжки регулируются Приказом Минтруда России от  № 320н и Приказом Минфина от  № 55н.
• С 1 января 2020 г. работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд РФ о кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД (переход на электронные трудовые книжки).
• С 2021 г. при приёме на работу заполняется только электронная трудовая книжка, но в некоторых случаях допускается бумажный вариант.

Структура трудовой книжки

1. ьный лист – содержит название организации, её ИНН, КПП, адрес, а также сведения о первом сотруднике.
2. Вкладки (показы) – каждая вкладка соответствует отдельному сотруднику. В ней фиксируются:
   • Приём на работу
   • Перевод, изменение должности, повышение
   • Увольнение (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока договора)
   • Получение образования, повышения квалификации
   • Сведения о стаже (суммарный стаж, стаж по отдельным отраслям)
3. Форма ЕФС‑1 – обязательная форма для подтверждения трудового стажа, заполняется при каждом изменении статуса.

Как заполнить ьный лист

ьный лист оформляется в соответствии с Приказом Минтруда 320н и Приказом СФР от  № 1462 (если применимо). Важно соблюсти следующие требования:

• Форма книги должна быть круглой, с полным фирменным наименованием организации на русском языке и указанием местонахождения.
• На ьном листе указывается:
  • Наименование организации (полное и сокращённое)
  • ИНН, КПП, ОГРН
  • Юридический адрес
  • Дата начала работы в организации
  • Сведения о первом сотруднике (ФИО, дата рождения, дата приёма на работу)
• Печатные данные печати организации должны быть размещены в правом нижнем углу.

Пример заполнения ьного листа

[Фирменный логотип]
Наименование организации: ООО "Ромашка"
ИНН: 1234567890
КПП: 123456789
ОГРН: 1234567890123
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Дата начала работы: 
Первый сотрудник: Иванов Иван Иванович, дата рождения , дата приёма 

Запись о приёме на работу

Приём на работу фиксируется в первой свободной строке вкладки сотрудника. Важно соблюдать нумерацию, которая продолжается от предыдущих записей.

• Дата приёма
• Должность
• Обязанности (необязательно, но рекомендуется)
• Уровень квалификации
• Ставка заработной платы (если требуется)
• Номер трудового договора
• Подпись работодателя и печать

Образец записи о приёме на работу

№ 1
Должность: Специалист по кадрам
Обязанности: Ведение кадрового учёта, подготовка кадровых документов
Квалификация: Среднее специальное
ЗП: 45 000 руб.
№ договора: 001/2024
Подпись: ___________________
Печать: ___________________

Запись о переводе и повышении

При переводе сотрудника в другую должность или подразделение, а также при повышении, в вкладке фиксируется новая должность и дата изменения. Важно указать причину изменения.

• Дата изменения
• Новая должность
• Причина (перевод, повышение, изменение обязанностей)
• Подпись работодателя и печать

Образец записи о переводе

№ 2Новая должность: Руководитель отдела кадров
Причина: Перевод
Подпись: ___________________
Печать: ___________________

Запись об увольнении

При увольнении сотрудника фиксируется дата увольнения, причина и подпись работодателя. При увольнении по собственному желанию требуется дополнительная подпись сотрудника.

• Дата увольнения
• Причина увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по истечении срока договора)
• Подпись работодателя и печать
• Подпись сотрудника (если применимо)

Образец записи об увольнении по собственному желанию

№ 3
Причина: Увольнение по собственному желанию
Подпись работодателя: ___________________
Подпись сотрудника: ___________________
Печать: ___________________

Запись об образовании и повышении квалификации

Сведения о полученном образовании, сертификатах, повышении квалификации фиксируются в отдельной строке. Важно указать дату получения, название учебного заведения и квалификацию.

• Дата получения
• Название учебного заведения
• Квалификация (наименование, уровень)
• Подпись работодателя и печать

Образец записи об образовании

№ 4
Учебное заведение: Институт управления персоналом
Квалификация: Специалист по управлению персоналом (среднее специальное)
Подпись: ___________________
Печать: ___________________

Как оформить дубликат трудовой книжки

Если оригинальная трудовая книжка утрачена, необходимо оформить дубликат. В этом случае применяются следующие правила:

• Заполняется новый бланк в соответствии с Приказом Минтруда 320н.
• В дубликате фиксируются все предыдущие записи, а также новая запись о выдаче дубликата.
• Подпись работодателя и печать обязательны.
• Срок действия дубликата — до получения новой оригинальной книжки.

Образец записи о выдаче дубликата

№ 5
Событие: Выдача дубликата трудовой книжки
Подпись: ___________________
Печать: ___________________

Электронная трудовая книжка

С 2021 г. при приёме на работу заполняется только электронная трудовая книжка. При увольнении необходимо оформить электронный документ, а при переводе — внести изменения в электронную систему. В случае перехода на электронные трудовые книжки важно соблюдать следующие рекомендации:

• Проверять корректность данных в системе СЗВ‑ТД.
• Сохранять электронный файл в формате PDF/A для архивирования.
• При необходимости печатать электронный документ на официальном бланке с печатью организации.

Практические советы и рекомендации

• Всегда проверяйте актуальность форм и шаблонов в официальных источниках (КонсультантПлюс, «Система Кадры» и др.).
• Не забывайте о нумерации записей: каждая новая запись должна иметь уникальный номер, увеличивающийся от предыдущей.
• Сохраняйте копии всех записей в электронном виде для быстрого доступа и резервного копирования.
• При оформлении дубликата обязательно указывайте дату и причину утраты оригинала.
• В случае ошибок в записи введите исправление в следующей строке, указав причину исправления и дату.

Трудовая книжка — важный документ, который требует точного и своевременного заполнения. Соблюдение правил оформления, правильное использование форм и соблюдение законодательства помогут избежать конфликтов с сотрудниками и контролирующими органами. Воспользуйтесь приведёнными образцами и рекомендациями, чтобы ваша трудовая книжка всегда была в порядке.

Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, не стесняйтесь обращаться к специалистам по кадрам или в региональные органы труда.