Трудовая книжка — это официальный документ‚ подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. С 2023 года в России введены новые формы и правила ведения трудовых книжек в соответствии с Приказом Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 года. Однако важно понимать: с 1 января 2023 года бумажные трудовые книжки не выдаются сотрудникам‚ которые оформляются на работу впервые. Вместо них работодатели обязаны вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Тем не менее‚ многие сотрудники всё ещё имеют бумажные трудовые книжки (например‚ при переходе с другого места работы)‚ и работодатели обязаны корректно вносить в них записи.

В этой статье мы подробно разберём‚ как заполнять бумажную трудовую книжку впервые — как для нового сотрудника‚ так и для работодателя‚ если сотрудник пришёл с ранее заполненной книжкой. Также приведём актуальные образцы и правила 2026 года.

Кто получает бумажную трудовую книжку впервые?

Согласно действующему законодательству (Трудовой кодекс РФ‚ Приказ Минтруда № 320н)‚ бумажные трудовые книжки выдаются только:

• сотрудникам‚ которые уже имели трудовую книжку ранее (например‚ при трудоустройстве после перерыва);
• гражданам‚ которые предоставили письменное заявление о желании получить бумажную трудовую книжку (вместо электронной);
• работникам‚ устроившимся на работу до 1 января 2023 года и не оформившим ЭТК.

Важно! Если сотрудник устраивается на работу впервые и не подал заявление о выдаче бумажной трудовой книжки, работодатель не имеет права выдавать ему бумажную книжку. Вместо этого он обязан зарегистрировать электронную трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ (ПФР) или через портал Госуслуги.

Как заполнять ьный лист бумажной трудовой книжки (образец)

Если сотрудник предоставил ранее выданную бумажную трудовую книжку (или подал заявление на её выдачу)‚ работодатель заполняет ьный лист. Ниже — пошаговая инструкция с образцом заполнения.

Шаг 1: Заполнение полей ьного листа

На ьном листе (первая страница) необходимо заполнить следующие поля:

1. Фамилия‚ имя‚ отчество — полностью‚ как в паспорте. Пример: Иванов Иван Иванович.
2. Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ. Пример: .
3. Образование — указывается по уровням образования‚ установленным законом:
   • Неполное среднее
   • Среднее общее
   • Среднее профессиональное
   • Высшее образование — бакалавриат
   • Высшее образование, специалитет‚ магистратура
   • Высшее образование — аспирантура‚ ординатура‚ адъюнктура

   Пример: Высшее образование, бакалавриат

4. Специальность по диплому, указывается точно так‚ как в дипломе. Пример: Экономика и управление на предприятии.
5. Номер и серия диплома — если есть. Пример: № 123456‚ серия АА 789012.

Шаг 2: Дата заполнения и подпись ответственного лица

Внизу ьного листа:

• Ставится дата заполнения — день‚ когда книжка была заполнена работодателем. Пример: .
• Подписывается лицом‚ ответственным за ведение трудовых книжек (обычно это кадровик или главный бухгалтер). Подпись должна быть расшифрована (фамилия и инициалы). Пример: И.И. Петрова.
• Ставится печать организации (если она используется). Печать должна быть чёткой‚ не перекрывать текст.

Образец заполнения ьного листа (текстом):

ФАМИЛИЯ‚ ИМЯ‚ ОТЧЕСТВО: Иванов Иван Иванович
ДАТА РОЖДЕНИЯ: 
ОБРАЗОВАНИЕ: Высшее образование — бакалавриат
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ ПО ДИПЛОМУ: Экономика и управление на предприятии
НОМЕР И СЕРИЯ ДИПЛОМА: № 123456‚ серия АА 789012

Дата заполнения: 
Подпись: И.И. Петрова
(печать организации)

Запись о приёме на работу — образец 2026 года

После заполнения ьного листа вносится первая запись — о приёме на работу. Она делается в разделе «Сведения о работе».

Правила заполнения записи о приёме:

• Запись делается в течение 5 рабочих дней со дня приёма на работу (ст. 66 ТК РФ).
• Используется нумерация по порядку — первая запись — № 1‚ вторая — № 2 и т.д.
• Запись должна быть понятной‚ без сокращений и исправлений.
• Все записи делаются чернилами чёрного‚ синего или фиолетового цвета. Красный‚ зелёный‚ карандаш — запрещены.
• Запись должна содержать:
  • номер записи;
  • дату приёма;
  • основание приёма (приказ‚ договор);
  • должность;
  • подразделение (если есть);
  • наименование организации.

Образец записи о приёме на работу (2026 г.):

1. № 1
2. Дата:
3. Основание: Приказ № 12-п от
4. Должность: Экономист
5. Подразделение: Отдел финансового планирования
6. Организация: ООО «Российские технологии»

Важно! Нельзя писать «принят на работу» — нужно указывать конкретную должность и основание (приказ‚ договор). Также не допускаются записи вроде «по договору» — нужно указывать номер и дату приказа.

Что делать‚ если места в книжке закончились?

Если в трудовой книжке закончились свободные строки для записей‚ работодатель выдаёт вкладыш — дополнительный бланк‚ который пришивается к книжке и имеет тот же юридический статус.

• Вкладыш выдаётся бесплатно.
• На вкладыше указывается номер трудовой книжки и серия.
• Записи в вкладыше ведутся по тем же правилам‚ что и в основной книжке.
• Вкладыш подписывается ответственным лицом и скрепляется печатью.

Подпись сотрудника — обязательное условие

После внесения каждой записи (включая ьный лист) сотрудник обязан поставить подпись в графе «Подпись работника» — это подтверждение его ознакомления с содержанием записи.

Если сотрудник отказывается подписывать запись — работодатель составляет акт об отказе с участием двух свидетелей. Отказ не освобождает работодателя от обязанности вести трудовую книжку.

Электронная трудовая книжка — что нужно знать в 2026 году

С 2023 года новые сотрудники автоматически получают электронную трудовую книжку. Работодатель обязан:

• в течение 1 рабочего дня после заключения трудового договора направить сведения в ПФР;
• уведомить сотрудника о начале ведения ЭТК;
• предоставить сотруднику возможность получить выписку из ЭТК через Госуслуги‚ СФР или лично в офисе ПФР.

Сотрудник может в любой момент подать заявление на возврат к бумажной трудовой книжке — тогда работодатель обязан выдать ей бумажную книжку и внести в неё все записи‚ сделанные в ЭТК.

Ошибки‚ которых нельзя допускать

Ниже — самые частые ошибки при заполнении трудовой книжки:

• Использование карандаша‚ красного или зелёного цвета — запись считается недействительной.
• Исправления‚ зачёркивания‚ замазки — запрещены. Если ошибка допущена — нужно сделать новую запись с указанием «Исправлено» и поставить подпись и печать.
• Неполное указание основания приёма (например‚ только «по приказу» без номера и даты).
• Отсутствие подписи сотрудника — запись не имеет юридической силы.
• Заполнение ьного листа от руки печатными буквами — допускается‚ но лучше — разборчивым почерком.
• Выдача бумажной книжки новому сотруднику без заявления — нарушение закона.

В 2026 году правила заполнения трудовой книжки остаются неизменными‚ но с акцентом на цифровизацию. Рекомендуемая последовательность действий:

1. Уточните‚ есть ли у сотрудника бумажная трудовая книжка.
2. Если нет — спросите‚ хочет ли он получить бумажную книжку или предпочитает электронную.
3. Если сотрудник хочет бумажную — получите от него заявление и заполните ьный лист по образцу выше.
4. Внесите запись о приёме на работу в течение 5 дней.
5. Попросите сотрудника подписать все записи.
6. Если места нет — выдайте вкладыш.
7. Если сотрудник не подал заявление, зарегистрируйте ЭТК в ПФР в течение 1 дня.

Соблюдение этих правил защитит вашу организацию от штрафов (до 50 000 рублей за нарушение ведения трудовых книжек — ст. 5.27 КоАП РФ) и обеспечит сотруднику полную юридическую защиту его трудового стажа.

📌 Полезные ссылки:

• Приказ Минтруда № 320н от , официальный порядок ведения трудовых книжек.
• Госуслуги — проверить ЭТК
• Пенсионный фонд РФ — выписка из ЭТК

Важно помнить: Трудовая книжка — это не просто формальность. Это история профессиональной жизни человека. Заполнять её нужно с уважением‚ вниманием и строго по закону.