С 1 января 2026 года в Российской Федерации завершён переходный период внедрения электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности сотрудников исключительно в электронном виде — через форму СЗВ-ТД, которая теперь является подразделом 1.1 отчета ЕФС-1. Однако возникает важный вопрос: как заполнять СЗВ-ТД, если сотрудник работает без трудовой книжки? В этой статье мы подробно разберём все нюансы, связанные с оформлением трудовых отношений без бумажной или электронной трудовой книжки, а также правила заполнения отчётности в Пенсионный фонд России (ПФР).

Что означает «работа без трудовой книжки»?

Работа без трудовой книжки — это не нарушение закона, а законная альтернатива, предусмотренная Трудовым кодексом РФ. Такая форма трудоустройства возможна в двух случаях:

• Работа по договору ГПХ (гражданско-правовому договору) — например, подряд, авторский заказ, оказание услуг. В этом случае трудовые отношения не возникают, и трудовая книжка не ведётся.
• Работа по трудовому договору (ТД) с условием о неприменении трудовой книжки, это новая возможность, введённая с 2021 года. Такой вариант допускается только при наличии письменного соглашения между работодателем и работником, в котором прямо указано, что трудовая книжка не ведётся.

Важно! Если работник трудоустраивается по ТД, но трудовая книжка не ведётся — это не означает, что он не имеет трудового стажа. Все сведения о его деятельности фиксируются в электронной форме через СЗВ-ТД и передаются в ПФР.

Когда СЗВ-ТД не нужно сдавать?

Несмотря на то, что СЗВ-ТД — основной отчёт о трудовой деятельности, есть ситуации, когда его не требуется подавать:

• Работник трудоустраивается по ГПХ — договоры гражданско-правового характера не подпадают под действие Трудового кодекса, и сведения о таких отношениях в СЗВ-ТД не отражаются.
• Единственный учредитель организации, выполняющий функции директора без трудового договора — по позиции Роструда, СЗВ-ТД на него не сдаётся, так как трудовые отношения отсутствуют.
• Работник не подавал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, и работодатель не ведёт ЭТК — но это устаревшая ситуация. С 2026 года все работодатели обязаны вести ЭТК, если сотрудник работает по ТД.

Как заполнять СЗВ-ТД, если трудовая книжка не ведётся?

С 2026 года все работники, трудоустроенные по трудовому договору, должны быть учтены в СЗВ-ТД, независимо от того, ведётся ли у них бумажная книжка или нет. Если трудовая книжка не ведётся — это не повод для отказа от подачи отчёта. Напротив, именно в этом случае СЗВ-ТД становится единственным документом, подтверждающим трудовую деятельность.

Шаг 1: Оформление трудового договора

Если работодатель принимает решение не вести трудовую книжку, это условие обязательно должно быть прописано в трудовом договоре или в отдельном соглашении к нему. В тексте договора должно быть указано:

«Трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ не ведётся. Сведения о трудовой деятельности работника будут предоставляться в Пенсионный фонд Российской Федерации в форме СЗВ-ТД».

Также работник должен подписать письменное заявление о согласии на ведение трудовой деятельности исключительно в электронном виде.

Шаг 2: Заполнение подраздела 1.1 ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД)

С 2026 года форма СЗВ-ТД не существует как самостоятельный отчёт. Она входит в состав Единой формы отчётности (ЕФС-1), подраздел 1.1 — «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

При заполнении подраздела 1.1 в случае отсутствия трудовой книжки необходимо:

1. Указать код функции «01» — «Приём на работу».
2. В графе «Основание» указать: «Трудовой договор, заключённый без ведения трудовой книжки» или ссылку на пункт 2 ст. 66 ТК РФ.
3. В графе «Сведения о трудовой книжке» поставить отметку: «Трудовая книжка не ведётся».
4. Указать дату приёма — дата, когда работник приступил к работе по ТД.
5. Указать реквизиты трудового договора — номер и дата заключения.

Пример заполнения:

• Код функции: 01
• Дата приёма:
• Основание: Трудовой договор № 5 от , в соответствии с п. 2 ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка не ведётся
• Сведения о трудовой книжке: Не ведётся
• Номер трудового договора: 5
• Дата трудового договора:

Что делать, если работник впервые устраивается на работу?

Если работник впервые устраивается на работу и не имеет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, то:

• Работодатель обязан оформить трудовой договор с условием о неприменении трудовой книжки.
• СЗВ-ТД (подраздел 1.1 ЕФС-1) подаётся с отметкой «Трудовая книжка не ведётся».
• Все сведения о его трудовой деятельности начнут накапливаться в электронном виде с момента приёма на работу.

Это особенно актуально для молодых специалистов, выпускников вузов и лиц, ранее не работавших по ТД.

Штрафы за непредставление СЗВ-ТД

С 2026 года ответственность за несвоевременную или неполную подачу сведений в ЕФС-1 (включая подраздел 1.1) строгая:

• Штраф за отсутствие отчёта: 500 рублей за каждого работника, по которому не была подана информация.
• Штраф за просрочку: 500 рублей за каждый день просрочки, но не более 30% от суммы страховых взносов за отчётный период.
• Штраф за неправильное указание основания: если указано «трудовая книжка ведётся», а на деле она не ведётся — это считается искажением сведений и влечёт штраф до 5 000 рублей.

Важно! Отсутствие трудовой книжки — не оправдание для несдачи СЗВ-ТД. Напротив, именно в этом случае отчёт обязателен, так как он является единственным подтверждением трудового стажа работника.

Чем отличается работа без трудовой книжки от ГПХ?

Таким образом, работа без трудовой книжки, это трудовые отношения с полным социальным пакетом, а ГПХ — это услуги без трудовых гарантий.

Какие документы нужны работодателю?

Для законного оформления трудовых отношений без трудовой книжки работодателю необходимо иметь:

• Подписанный трудовой договор с пунктом о неприменении трудовой книжки;
• Заявление работника о согласии на ведение трудовой деятельности в электронном виде;
• Приказ о приёме на работу (даже если книжки нет, приказ обязателен!);
• Электронную подпись для передачи ЕФС-1 в ПФР;
• Систему учёта (например, 1С, Контур.Экстерн, СБИС) для формирования отчёта.

На 2026 год ситуация с трудовыми книжками кардинально изменилась. Вот что нужно помнить:

1. СЗВ-ТД — это не просто отчёт, а основной документ, фиксирующий трудовой стаж. Даже если трудовая книжка не ведётся, отчёт подаётся — иначе работник потеряет право на пенсию.
2. Работа без трудовой книжки — это не ГПХ. Это трудовой договор с особым условием, который даёт работнику все социальные гарантии.
3. Отсутствие трудовой книжки не освобождает от сдачи СЗВ-ТД. Напротив — именно в этом случае отчёт становится критически важным.
4. Все сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в электронном виде в ПФР. Бумажные книжки — уходят в прошлое.
5. Штрафы за ошибки и упущения — жёсткие. Проверяйте данные перед отправкой ЕФС-1.

Самое главное помнить: Если работник трудоустроен по трудовому договору — вы обязаны сдать СЗВ-ТД (подраздел 1.1 ЕФС-1), независимо от того, ведётся ли у него трудовая книжка. Отказ от книжки — это не отказ от ответственности, а переход на более современную форму учёта.

Своевременная и корректная сдача отчётности — залог защиты прав работника и избежания штрафов для работодателя. Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня, особенно в условиях полной цифровизации кадрового учёта.