Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка (ТК) – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника. В Республике Казахстан её ведение регулируется Трудовым кодексом РК, а также нормативными актами Министерства труда и социальной защиты населения; Ниже подробно рассмотрено, кто именно отвечает за заполнение трудовой книжки, какие этапы включает процесс и как правильно оформлять как бумажную, так и электронную версию ТК в 2026 году.

Нормативная база

Трудовой кодекс Республики Казахстан (статьи 66‑71) – определяет обязательность ведения ТК и порядок её заполнения.
Приказ Министерства труда и социальной защиты населения РК № 123 от – утверждает форму трудовой книжки, порядок внесения записей и требования к электронной ТК.
Закон РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» – регулирует использование электронной трудовой книжки (ЭТК).

Кто именно заполняет трудовую книжку?

Ответственность за корректное заполнение ТК распределена между несколькими сторонами:

Работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) – основное лицо, обязанное:
- заполнять ьный лист и вносить записи о приёме, переводе, увольнении, награждениях и др.;
- обеспечивать достоверность сведений (подпись уполномоченного лица, печать организации);
- хранить ТК в течение всего периода работы сотрудника и после его увольнения (не менее 50 лет).
Уполномоченное лицо отдела кадров (кадровик, специалист по работе с персоналом) – непосредственно выполняет техническое заполнение:
- вписывает данные в соответствующие разделы ТК;
- проверяет соответствие записей трудовому договору и другим внутренним документам;
- ставит свою подпись и дату.
Работник – участвует в процессе:
- предоставляет необходимые документы (паспорт, ИИН, diploma, справки о предыдущем месте работы);
- проверяет правильность внесённых записей и ставит свою подпись в случае согласия;
- при получении электронной ТК подтверждает её получение через личный кабинет на портале «Электронное правительство» (egov.kz).

Важно: если организация использует электронную трудовую книжку, то функции работодателя и кадровика реализуются через специализированные информационные системы (например, «1C:Зарплата и управление персоналом», «Кадры Online» или государственный портал «Труд.kz»). В этом случае подпись ставится электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного лица.

Этапы заполнения трудовой книжки (бумажная форма)

Заполнение ьного листа

ФИО работника полностью;
Дата рождения (день, месяц, год);
Место рождения;
Идентификационный номер (ИИН);
Серия и номер паспорта;
Образование (уровень, специальность, учебное заведение, год окончания);
Профессия, специальность, квалификация (по трудовому договору).

Внесение записи о приёме на работу

Дата приёма;
Наименование организации (полное, согласно учредительным документам);
Подразделение, должность;
Трудовой договор № и дата его заключения;
Подпись уполномоченного лица и печать организации.

Записи о переводах, повышениях, награждениях

Дата события;
Содержание изменения (новая должность, отдел, размер оклада и т.д.);
Основание (приказ, распоряжение);
Подпись и печать.

Запись об увольнении

Дата увольнения;
Основание (ст. ТК РК, например, п.1 ст.77 – по соглашению сторон);
Номер и дата приказа об увольнении;
Подпись уполномоченного лица и печать;
В случае выдачи справки о среднем заработке – ссылка на неё.

Завершение ведения ТК

После последней записи (обычно увольнение) кадровик ставит отметку «Трудовая книжка заполнена», подпись и дату. Книжка выдаётся работнику под расписку.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году

С 1 января 2025 года в Казахстане обязательна подача сведений о трудовой деятельности в электронном виде через государственный информационный ресурс «Трудовая книжка» (портал egov.kz). Однако бумажная ТК сохраняется как дубликат по желанию работника.

Кто отвечает за заполнение ЭТК?

Работодатель – обязан в течение 5 рабочих дней после события (приём, перевод, увольнение) внести соответствующие сведения в ЭТК через свою бухгалтерскую/кадровую систему, интегрированную с порталом egov.kz.
Уполномоченное лицо (кадровик) – проверяет корректность введённых данных, ставит ЭЦП.
Работник – получает уведомление о внесении записи в личном кабинете на egov.kz, может подтвердить или оспорить запись в течение 10 рабочих дней.

Порядок внесения записи в ЭТК

В информационной системе организации создаётся событие (например, «Приём на работу»).
Система автоматически формирует XML‑пакет с данными (ФИО, ИИН, дата, должность, номер договора и т.д.).
Пакет подписывается ЭЦП уполномоченного лица и отправляется на шлюз «Электронное правительство».
После успешной проверки на стороне госоргана запись появляется в личном кабинете работника.
Работник получает push‑уведомление (SMS, e‑mail) и может просмотреть запись.

Особенности работы с ЭТК в 2026 году

Обязательное использование квалифицированной ЭЦП, выданной аккредитованным удостоверяющим центром.
Возможность выгрузки справки о трудовой деятельности в формате PDF непосредственно из личного кабинета.
Интеграция с системой «Социальный фонд» для автоматического начисления пенсионных взносов.
При увольнении работник получает электронную справку об стазе и заработке, которая заменяет традиционную справку 2‑НДФЛ (в Казахстане аналог – справка о доходах).

Ответственность за ошибки в трудовой книжке

Нарушение порядка ведения ТК влечёт административную и, в некоторых случаях, уголовную ответственность:

Статья 124 КоАП РК – несвоевременное или недостоверное внесение записей в ТК (штраф от 5 до 20 МРП).
Статья 125 КоАП РК – отказ в выдаче трудовой книжки работнику при увольнении (штраф от 10 до 30 МРП).
При умышленном фальсифицировании данных – возможна уголовная ответственность по статье 190 УК РК (мошенничество).

Поэтому кадровикам рекомендуется:

Дважды проверять все вводимые данные;
Хранить копии приказов и договоров, послуживших основанием для записи;
Использовать проверенные программные продукты с функцией контроля заполнения ТК;
Проводить периодическое обучение сотрудников отдела кадров по изменениям в законодательстве.

Практические рекомендации для работодателей (2026 год)

Переход на электронный формат – даже если вы ведёте бумажную ТК, обязательно дублируйте все записи в ЭТК. Это избавит от штрафов и упростит взаимодействие с госорганами.
Автоматизация – внедрите систему кадрового учёта, которая формирует XML‑пакеты и отправляет их на egov.kz одним кликом.
Контроль сроков – фиксируйте дату события и ставьте напоминание о необходимости внесения записи в течение 5 рабочих дней.
Аудит – проводите внутреннюю проверку ТК раз в полгода: сверяйте записи с приказами, трудовыми договорами и справками о заработке.
Информирование работников – при приёме на работу выдавайте памятку о том, как проверить свои данные в личном кабинете egov.kz и как оспорить неверную запись.

Заполнение трудовой книжки в Казахстане – совместная ответственность работодателя, уполномоченного лица отдела кадров и самого работника. В 2026 году ключевую роль играет электронная трудовая книжка, которая обеспечивает оперативность, достоверность и доступность сведений о трудовой деятельности. Соблюдение установленного порядка, использование современных информационных систем и регулярное обучение кадрового персонала позволяют избежать штрафов, защитить права работников и поддерживать репутацию организации на рынке труда.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, заполнение ТК при совмещении должностей, при работе удалённо или при переходе на гибкий график), рекомендуем обратиться к методическим рекомендациям Министерства труда и социальной защиты населения РК или к юристу, специализирующемуся на трудовом праве.