Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт работника. Её правильное оформление критически важно как для работодателя, так и для сотрудника; В статье подробно разберем, как заполнять трудовую книжку в 2025 году, какие существуют образцы, как действовать в особых ситуациях (потеря, нехватка страниц, переход на электронную книжку).
Важно!
С 19 мая 2021 года действует Приказ Минтруда России № 320н, утвердивший новую форму трудовой книжки и порядок её ведения. Однако организации могут продолжать использовать бланки старого образца до их исчерпания. Основные правила заполнения остались прежними.
Виды оформления и когда они применяются
В практике кадрового делопроизводства встречается несколько сценариев оформления трудовой книжки:
Оформление новой (первой) трудовой книжки
- При приеме на работу гражданина, у которого ранее не было трудовой книжки (например, первый рабочий день в жизни).
- При восстановлении утраченной книжки через суд (выдается дубликат).
Что делать: На титульном листе новой книжки проставляется серия и номер бланка. Запись о выдаче делается в журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Оформление вкладыша
Если в трудовой книжке закончились страницы для записей, её необходимо дополнить.
- Вкладыш — это отдельный лист строгой отчетности, который вшивается в книжку.
- На вкладыше указывается серия и номер исходной трудовой книжки.
- Запись о вшитии вкладыша делается в журнал учета.
Ошибка: Если на книжке нет штампа организации, серию и номер бланка нужно указать вручную от руки чернилами (синими или черными). Нельзя оставлять это поле пустым.
Оформление дубликата трудовой книжки
Дубликат выдается в случае утраты (потери, кражи, порчи) подлинника.
- Дубликат оформляется на чистом бланке (как старого, так и нового образца, в зависимости от того, какой есть в наличии).
- В дубликате воспроизводятся все записи из подлинника (на основании архивных справок, выписок).
- На первой странице дубликата делается надпись:
"Дубликат. Выдан взамен утраченной трудовой книжки серия ___ № ___". - Старая (утраченная) книжка в журнале учета помечается как «утрачена, выдан дубликат».
Как заполнять титульный лист (образец)
Титульный лист заполняется разборчиво, без исправлений и сокращений.
| Поле | Что указывать | Пример |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Полностью, как в паспорте. | Иванов Петр Сергеевич |
| Дата рождения | Число, месяц, год. | |
| Сведения о высшем образовании | Если есть, указывается полностью: год, название учебного заведения, специальность, квалификация. | 2015, Московский государственный университет, юрист |
| Серия и номер бланка | Указывается штампом организации или от руки, если штампа нет. | 50 серия, № 123456 |
| Дата выдачи | Дата, когда книжка выдана работнику. |
Записи о работе: образцы и правила
Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме, переводе, увольнении. Каждая запись содержит:
- Номер записи (сквозная нумерация).
- Дату (день, когда принят соответствующий документ).
- Текст записи (с указанием основания — номер и дата приказа).
- Подпись работника (с расшифровкой).
- Расшифровку подписи ответственного лица от организации (обычно кадровика или руководителя).
Образец записи при приеме на работу
№ записи 1
Дата
Принят на работу на должность менеджера по трудовому договору № 45-к от .
Подпись работника: _________________ / Иванов П.С. /
Расшифровка подписи ответственного лица: _________________ / Петрова А.И. /
Образец записи при увольнении (по собственному желанию)
№ записи 2
Дата
Уволен по собственному желанию на основании ст. 80 ТК РФ, приказ № 78-к от .
Подпись работника: _________________ / Иванов П.С. /
Расшифровка подписи ответственного лица: _________________ / Петрова А.И. /
Образец записи об изменении фамилии
Если работник сменил фамилию (в связи с браком и т;д.), вносится особая запись:
№ записи 3
Дата
В связи с изменением фамилии (свидетельство о регистрации акта гражданского состояния № 789 от ) запись № 1 изложить в новой редакции:
«Принят на работу на должность менеджера по трудовому договору № 45-к от «.
Подпись работника: _________________ / Сидорова П.С; (ранее Иванов) /
Расшифровка подписи ответственного лица: _________________ / Петрова А.И. /
Особые ситуации и их оформление
Запись о прохождении службы в армии
Указывается период прохождения военной службы по призыву или контракту. Основание — приказ или удостоверение.
Запись о переводе на вахтовый метод
В разделе «Сведения о работе» делается запись о том, что работник был принят для работы вахтовым методом. Указывается конкретный срок действия вахты.
Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник согласен на ЭТК, в бумажную книжку вносится следующая запись:
№ записи X
Дата [дата согласия]
В соответствии с частью 3 статьи 66.1 ТК РФ сведения о трудовом стаже и об основаниях прекращения трудового договора формируются в электронном виде. Бумажная трудовая книжка не ведется.
Подпись работника: _________________ / [ФИО] /
Расшифровка подписи ответственного лица: _________________ / [ФИО кадровика] /
Важно: После такой записи бумажная книжка больше не ведется. Все сведения вносятся в ЭТК через СЗВ-ТД.
Учет и хранение
Каждая выданная или полученная трудовая книжка (включая вкладыши и дубликаты) должна быть отражена в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Образец журнала (таблица) обычно включает:
- Порядковый номер записи.
- Серия и номер книжки (вкладыша).
- ФИО работника.
- Основание (приказ о приеме/увольнении, номер и дата).
- Кем выдана/получена (наименование организации).
- Дата выдачи/получения.
- Подпись ответственного лица.
Расходование бланков (книжек, вкладышей) также фиксируется в приходно-расходной книге.
Типичные ошибки при оформлении
- Неточности в формулировках: «Уволен по собственному желанию» вместо «Уволен по собственному желанию на основании ст. 80 ТК РФ».
- Исправления и помарки в записях. Неверно исправленные записи считаются недействительными.
- Отсутствие подписи работника или расшифровки подписи кадровика.
- Заполнение титульного листа после начала записей (дата выдачи должна быть до первой записи).
- Несвоевременное внесение записей (должно быть в день издания приказа).
Оформление трудовой книжки — процесс, требующий внимательности и знания нормативных требований. Основной документ, который нужно иметь под рукой кадровику, — Приказ Минтруда № 320н с его приложением (форма бланка). При возникновении сложных ситуаций (потеря, переход на ЭТК, изменение персональных данных) всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Трудового кодекса и профессиональных изданий (например, «Система Кадры», «КонсультантПлюс»).
Помните: грамотно заполненная трудовая книжка — это гарантия защиты трудовых прав работника и законности действий работодателя.