Заверение копии трудовой книжки — стандартная процедура, которая может потребоваться декретнице при поступлении на новую работу, оформлении пособий, получении кредита или в других жизненных ситуациях. Важно понимать, что правила заверения абсолютно одинаковы для всех работников, включая тех, кто находился в отпуске по уходу за ребенком. Отличия могут быть только в содержании выписки, которая должна корректно отражать период декрета.

Кто и как может заверить копию?

Заверение работодателем (основной способ)

Это самый распространенный и бесплатный вариант. Заверить копию может:

• Руководитель организации (директор, гендиректор).
• Лицо, уполномоченное приказом (распоряжением) работодателя, обычно это начальник отдела кадров или специалист кадровой службы.

Заверение у нотариуса

Это альтернативный платный способ (госпошлина ~100 руб. + услуги нотариуса). Нотариус заверяет копию только с подлинника. Если оригинал трудовой книжки уже у вас на руках (после увольнения), вы можете прийти с ним и с заранее подготовленными копиями. Нотариус сверит их с оригиналом и приложит свою доверенную подпись и печать.

Что именно нужно заверять: копия или выписка?

Здесь есть тонкость, о которой часто забывают:

• Копия трудовой книжки — это точное воспроизведение всех страниц документа (первой, с записями, оборотной).
• Выписка из трудовой книжки — это копия только тех страниц, где есть записи о работе (обычно это первая страница и все страницы с записями).

Для большинства целей (прием на работу, кредит) достаточно выписки. Она компактнее и проще в оформлении. Но если в запросе прямо указано «копия трудовой книжки», нужно заверять все страницы.

Пошаговая инструкция по заверению у работодателя

Шаг 1: Подготовка копий

1. Сделайте четкие, читаемые ксерокопии (или сканы, распечатанные на бумаге) всех необходимых страниц. Для выписки — первой страницы и всех страниц с записями.
2. Убедитесь, что на копиях видны все реквизиты: серия и номер, наименование документа («Трудовая книжка»), ФИО владельца, дата выдачи.
3. Если на оригинале есть штампы, печати, они должны быть хорошо видны на копии.

Шаг 2: Оформление отметки о заверении

На первом листе копии (или на оборотной стороне последнего листа выписки) необходимо рукописно разместить следующую отметку:

Ключевые требования к отметке:

• Слово «Верно» — обязательно.
• Должность лица, заверяющего.
• Собственноручная подпись.
• Расшифровка подписи (инициалы и фамилия).
• Дата заверения (число, месяц, год).
• Оттиск печати организации (обычно круглой с наименованием). Без печати отметка считается неполной.

Шаг 3: Проверка

После того как сотрудник кадровой службы оформил отметку на первом листе, проверьте:

• Все ли необходимые страницы скопированы?
• Четко ли видна печать?
• Правильны ли должность, подпись и расшифровка?
• Указана ли дата?

Особенности для декретницы

При оформлении выписки для декретницы важно, чтобы в ней была полная и точная запись об уходе в отпуск по уходу за ребенком и о выходе из него. Обычно это две отдельные записи:

• «Уволена с ___ по ___ в связи с уходом за ребенком (отпуск по уходу за ребенком до ___ лет)»
• «Принята на работу с ___» (после выхода из декрета).

Если между этими записями есть другие (например, о постановке на учет в период декрета или о предоставлении отпуска без содержания), они также должны быть отражены в выписке.

Срок действия заверенной копии

Закон не устанавливает конкретный срок действия заверенной копии трудовой книжки. Однако на практике:

• Банки, новые работодатели и госорганы обычно принимают документ, если дата заверения не превышает 1-3 месяца на момент подачи.
• Если прошло больше времени, могут запросить новую заверенную копию, так как данные в трудовой могли измениться (например, новая запись об увольнении).
• Самая «свежая» отметка — всегда в ваших интересах.

Частые ошибки, которых стоит избегать

• Заверение только одной страницы из выписки. Отметка ставится на первом листе, но она относится ко всем приложенным страницам.
• Отсутствие печати. Без печати отметка недействительна.
• Неточная расшифровка подписи (только фамилия без инициалов или наоборот).
• Копия низкого качества: смазанный текст, обрезанные края, нечитаемые штампы.
• Использование штампов вместо рукописной отметки. Стандартный штамп «Копия верна» без рукописных дополнений (должность, подпись, дата) не подходит.

Ответы на ключевые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я сама сделать копию и попросить работодателя её заверить, если оригинал у меня на руках?

Ответ: Да, можете. Вы делаете копии, приносите их вместе с оригиналом трудовой книжки в отдел кадров. Сотрудник кадров сверит копию с оригиналом, после чего поставит на копии отметку «Верно» с подписью, должностью, датой и печатью. Это абсолютно законно.

Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?

Ответ: Если вы являетесь действующим сотрудником или недавно уволены, а оригинал книжки находится у работодателя, он обязан это сделать (ст. 62 ТК РФ). Напишите письменное заявление с просьбой выдать заверенную копию. При отказе можно обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд. Если же оригинал уже у вас (после увольнения), работодатель имеет право отказать, и тогда ваш путь — к нотариусу.

Вопрос: Нужно ли заверять копию каждой страницы отдельно?

Ответ: Нет. Достаточно одной общей отметки «Верно» на первом листе копии (или на оборотной стороне последнего). Эта отметка распространяется на весь комплект скопированных страниц, которые вы предоставляете вместе.

Процедура заверения копии трудовой книжки для декретницы не имеет никаких особых сложностей. Главное — сделать качественные копии всех страниц с записями и обеспечить, чтобы на первом листе была правильно оформлена полная рукописная отметка с печатью. Если возникают трудности с работодателем, помните о своих правах по Трудовому кодексу и не стесняйтесь обращаться за защитой в контролирующие органы. В случае, когда оригинал документа уже у вас, нотариальное заверение, это простое и надежное решение.

Статья составлена на основе актуального законодательства и практики 2026 года. Перед использованием документа в критически важных целях (например, для визы или крупного кредита) уточняйте требования конкретного учреждения.