Трудовая книжка — ключевой документ‚ подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника․ При необходимости предоставить копию (например‚ в банк‚ в суд‚ в органы соцзащиты) она должна быть заверена работодателем в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и ГОСТ Р 6․30‑2003․

В статье рассмотрим:

1. Кто и в каких случаях обязан заверять копию трудовой книжки;
2. Пошаговую инструкцию по заверению каждой заполненной страницы;
3. Образцы надписей‚ подписи и штампов;
4. Типичные ошибки и как их избежать;
5. Часто задаваемые вопросы (FAQ)․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ‚ статья 62 – работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать копию трудовой книжки и заверить её․
• ГОСТ Р 6․30‑2003 – устанавливает правила оформления и заверения документов․
• Приказ Минтруда России № 182н от (в актуальной редакции) – уточняет порядок выдачи и заверения копий трудовых книжек;

В 2026 году требования не изменились‚ однако рекомендуется проверять актуальность нормативных актов в официальных источниках․

Кто может заверять копию трудовой книжки?

Заверять копию может только лицо‚ уполномоченное в организации:

• директор (генеральный директор) организации;
• заместитель директора‚ отвечающий за кадры;
• начальник отдела кадров;
• уполномоченный сотрудник‚ имеющий подпись и печать организации․

Если в организации нет отдельного отдела кадров‚ заверение может выполнить любой сотрудник‚ имеющий подпись «Директор» и печать компании․

Пошаговая инструкция по заверению всех страниц трудовой книжки

Шаг 1․ Подготовка копий

1. Сделайте чёрно‑белую копию каждой заполненной страницы (включая ьный лист‚ листы с записью о приёме‚ переводе‚ увольнении‚ а также листы с отметками о повышении квалификации)․
2. Убедитесь‚ что все записи читаемы: контрастность‚ отсутствие размытости․
3. Если копия делается сканером‚ сохраните её в формате PDF/A (для долгосрочного хранения)․

Шаг 2․ Сшивание и нумерация

1. Сшейте копии в один блок (скрепка‚ клей‑скрепка или нейлоновый шов)․
2. Пронумеруйте листы в правом нижнем углу (1‚ 2‚ 3 …)․ Нумерацию пишут вручную черной чернильной ручкой․
3. На оборотной стороне последнего листа сделайте запись о общем количестве страниц (например: «Всего страниц – 12»)․

Шаг 3․ Оформление заверительной надписи

На каждой заполненной странице (не только на ьном листе) необходимо разместить заверительную надпись․ По ГОСТ Р 6․30‑2003 надпись выглядит так:

Эти строки пишутся чёрной чернильной ручкой‚ без исправлений․ Если в организации используется печать‚ её ставят слева от подписи․

Шаг 4․ Проставление печати (если есть)

1. Печать ставится слева от подписи‚ в пределах поля «Подпись»․
2. Если печать отсутствует‚ допускается только подпись с расшифровкой․

Шаг 5․ Проверка готового документа

• Все записи должны быть разборчивыми․
• Никаких исправлений‚ зачеркиваний и «корректировок»․
• Количество страниц в заверительной записи последнего листа должно совпадать с реальным числом листов․

Шаг 6․ Выдача копии

По требованию работника копию выдают в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления (ст․ 62 ТК РФ)․ При выдаче прилагается оригинал заявления и заверенная копия․

Образцы заявлений работника

Заявление о выдаче копии трудовой книжки

Заявление о выдаче копии для банка

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие надписи «Верно» – без этой надписи копия считается не заверенной․
• Неправильный шрифт подписи – подпись должна быть рукописной‚ а не печатными буквами․
• Отсутствие даты – дата обязательна; без неё копия может быть отклонена․
• Не все заполненные страницы заверены – каждая страница с записью должна иметь заверительную надпись․
• Исправления и зачеркивания – любые исправления делают копию недействительной․
• Неправильный порядок страниц – листы должны идти в том же порядке‚ что и оригинал․
• Отсутствие печати (если она предусмотрена внутренними регламентами) – в некоторых организациях печать обязательна․

Чтобы избежать проблем‚ подготовьте копию заранее‚ проверьте её по контрольному листу и только после этого передайте на заверение․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию у нотариуса?

Нотариальная заверка в России признаётся только для определённых видов документов (например‚ договоров‚ завещаний)․ Копия трудовой книжки‚ заверенная работодателем‚ имеет юридическую силу в рамках ТК РФ и не требует нотариуса․ Нотариальная заверка может использоваться лишь в случае‚ если работодатель отказывается выдавать копию․

Что делать‚ если в копии пропущена одна страница?

Копию необходимо переделать․ По статье 62 ТК РФ работодатель обязан выдать полную копию‚ а неполная считается ошибкой и может стать основанием для обращения в инспекцию по труду․

Можно ли использовать электронную подпись?

С 2024 года в некоторых организациях допускается электронное заверение (ЭЦП) в формате PDF/A․ При этом в документе должна быть указана надпись «Верно»‚ подпись и дата в виде электронного сертификата․ Однако при выдаче копии в банк или суд часто требуют бумажный вариант․

Сколько времени даёт работодатель на выдачу копии?

Трудовой кодекс устанавливает срок три рабочих дня со дня получения письменного заявления․

Можно ли заверить только ьный лист?

Нет․ По ГОСТ Р 6․30‑2003 каждая страница‚ содержащая запись о трудовой деятельности‚ должна быть заверена․ ьный лист без записей заверять не требуется‚ но обычно его тоже заверяют для единообразия․

Полный образец заверенной копии трудовой книжки (все страницы)

Ниже – пример того‚ как должна выглядеть одна из страниц копии; Повторите эту схему для каждой заполненной страницы․

Повторите блок «Верно…Дата» на каждой странице‚ где есть запись․

Где скачать готовые шаблоны?

• Шаблон заявления и образец заверения (DOCX)
• Образец заверенной копии (PDF)
• Пакет шаблонов (Word + PDF)

Все шаблоны соответствуют требованиям ГОСТ Р 6․30‑2003 и ТК РФ․

Заверение копии трудовой книжки – простая‚ но важная процедура․ Соблюдая порядок оформления‚ используете правильные надписи и проверяете каждый лист‚ вы гарантируете юридическую силу копии и избавляете себя и работника от лишних задержек․

Помните:

• Каждая заполненная страница – отдельный объект заверения․
• Надпись «Верно»‚ подпись‚ Ф․И․О․‚ должность и дата обязательны․
• Соблюдайте сроки выдачи (3 рабочих дня)․
• Храните образцы шаблонов в удобном месте – они помогут избежать ошибок․

Если у вас возникли вопросы‚ обратитесь к отделу кадров или к юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве․