Трудовая книжка – один из самых важных документов, подтверждающих ваш трудовой стаж и квалификацию. При оформлении кредитов, виз, государственных услуг или при трудоустройстве в новую компанию часто требуется заверенная копия этой книжки. Ниже представлена полная инструкция, актуальная на 2026 год, с правовыми ссылками, примерами надписей и типичными ошибками.

Что означает «заверить копию трудовой книжки»?

Заверение – это официальное подтверждение того, что копия документа полностью соответствует оригиналу. После заверения копия считается юридически значимой и может использоваться вместо оригинала в тех случаях, когда предъявление оригинала невозможно или нежелательно.

Правовые основы (2026 год)

• ГОСТ Р 7.0.97‑2025 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления» – в пункте 5.26 указаны требования к оформлению заверительных надписей.
• Приказ Минтруда России от  № 713н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности (СТД‑Р)», в котором прописаны правила оформления электронных и бумажных копий трудовых книжек;
• Гражданский кодекс РФ (ст. 165) – определяет порядок удостоверения подлинности документов нотариусом.
• Федеральный закон «О нотариате» – регламентирует полномочия нотариусов по заверению копий.

Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?

1. Нотариус – официальное заверение с печатью и подписью, признаётся в любой организации.
2. Работодатель (в пределах своей организации) – может заверить копию, если это требуется внутренними регламентами (например, для предоставления в банк).
3. Уполномоченный орган (отдел кадров, государственная служба занятости) – в редких случаях, когда документ требуется для государственных программ.

Когда требуется заверенная копия трудовой книжки?

• Оформление кредитов и ипотечных займов в банках.
• Получение визовых и миграционных разрешений.
• Участие в государственных программах социальной поддержки и переаттестации.
• Трудоустройство в организации, где оригинал трудовой книжки остаётся у прежнего работодателя.

Как подготовить копию трудовой книжки к заверению

1. Сделайте чёрно‑белую или цветную копию всех страниц, где есть записи (включая ьный лист, листы с записью о трудоустройстве, листы с записью о повышении квалификации, листы с записью о прекращении трудовых отношений).
2. Убедитесь, что копия чётко читаема: все подписи, печати и штампы видны.
3. Если копия делается в электронном виде, распечатайте её на листе формата А4, используя минимум 300 dpi.
4. Проверьте, что в копии нет лишних отметок, скрепок или исправлений.

Пошаговый порядок заверения копии трудовой книжки

Шаг 1. Выбор уполномоченного лица

Определите, кто будет заверять копию: нотариус, ваш текущий работодатель или уполномоченный орган. Для большинства банков предпочтителен нотариус.

Шаг 2. Подготовка заявления

Составьте короткое заявление (пример ниже) и возьмите с собой оригинал трудовой книжки, удостоверяющий личность (паспорт) и, при необходимости, справку с места работы.

Шаг 3. Предоставление документов

• Оригинал трудовой книжки;
• Копия, подготовленная согласно пункту 5.
• Удостоверяющий личность документ.

Шаг 4. Проверка оригинала

Уполномоченный проверяет, что копия полностью соответствует оригиналу, сравнивая подписи, печати и даты.

Шаг 5. Нанесение заверительной надписи и печати

На последнем листе копии (под всеми записями) делается надпись в следующем виде (см. образец в пункте 7). Затем ставится печать и подпись уполномоченного лица.

Шаг 6. Получение заверенной копии

После подписи и печати копия считается заверённой. Убедитесь, что надпись полностью читаема, а печать не смазана.

Образец заверительной надписи (2026 год)

Ниже – два типовых образца: для нотариуса и для работодателя.

Нотариальное заверение

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ
Настоящим удостоверяю, что копия трудовой книжки
№ _________, выданной ФИО ______________________,
полностью соответствует оригиналу, находящемуся у заявителя.
Дата проверки: «__» _______ 2026 г.
Подпись нотариуса: ______________________
Печать нотариуса

Заверение работодателем

ЗАВЕРЕНА КОПИЯ
Настоящим подтверждаю, что копия трудовой книжки
ФИО ______________________, выданной ___________,
соответствует оригиналу, находящемуся у работника.
Дата проверки: «__» _______ 2026 г.
Подпись руководителя: ______________________
Печать организации

Частые ошибки при заверении копии трудовой книжки

• Отсутствие подписи и печати. Без них документ считается незаверённым.
• Неполный набор страниц. Нужно копировать все листы, где есть записи.
• Неправильное расположение надписи. Надпись должна быть внизу последнего листа, ниже всех записей.
• Смазывание печати. Печать должна быть чёткой, без размытости.
• Использование копий, сделанных в плохом качестве. Требуется минимум 300 dpi, чёткие линии.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию у работодателя, если я уже уволен?

Да, если у вас есть согласие бывшего работодателя и он готов поставить свою печать. Однако многие банки требуют нотариальное заверение.

Нужна ли заверенная копия, если я подаю заявление в электронном виде?

Для большинства государственных порталов достаточно загрузить скан оригинала. Но если в процессе требуется подтверждение подлинности, может потребоваться нотариальная заверка скана.

Сколько стоит нотариальное заверение копии трудовой книжки?

Стоимость зависит от региона, но в среднем составляет от 500 до 1500 рублей за один документ (по тарифу нотариуса).

Можно ли заверить копию в МФЦ?

В некоторых регионах МФЦ предоставляют услугу нотариального заверения через партнёрские нотариальные конторы. Уточняйте в конкретном пункте.

Где скачать готовый образец заверенной копии?

Ниже ссылки на официальные ресурсы, где можно скачать шаблоны в формате DOCX и PDF:

• Образец заверительной надписи (DOCX)
• Образец заверительной надписи (PDF)

Заверенная копия трудовой книжки – документ, который может понадобиться в самых разных ситуациях: от получения кредита до подачи заявлений в государственные органы. Следуя изложенной выше пошаговой инструкции, учитывая правовые нормы ГОСТ Р 7.0.97‑2025 и Приказ Минтруда № 713н, а также используя готовые образцы, вы сможете оформить заверенную копию без ошибок и лишних затрат.

Если у вас остались вопросы, обратитесь к нотариусу или в отдел кадров вашего предприятия – они помогут уточнить детали и быстро оформить документ.