Копия трудовой книжки – важный документ, который подтверждает факт занятости сотрудника и содержит сведения о его трудовой деятельности. Заверить её значит официально подтвердить подлинность копии и соответствие оригиналу. Ниже подробно описаны все шаги и требования, которые обязан соблюдать работодатель.
Правовая основа
В России процесс заверивания копий трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом «О труде». Основные нормы:
- Сотрудник имеет право потребовать копию своей трудовой книжки в любой момент.
- Работодатель обязан предоставить копию в течение 3‑5 рабочих дней с момента запроса.
- Заверивание копии производится только уполномоченными лицами (нотариусом, руководителем организации или уполномоченным представителем).
Кто может заверить копию
Заверивание может быть выполнено следующими способами:
- Нотариальное заверение – самый распространённый вариант. Нотариус ставит печать и подпись, подтверждая подлинность документа.
- Заверение руководителем – в организации, где сотрудник работает, копию может заверить руководитель или уполномоченный им сотрудник (например, главный бухгалтер). Для этого нужен специальный штамп организации.
- Электронное заверение – в случае, если копия предоставляется в электронном виде, допускается использование квалифицированной электронной подписи.
Пошаговая инструкция для работодателя
Чтобы правильно заверить копию трудовой книжки, выполните следующие действия:
- Получение запроса от сотрудника. Сотрудник подаёт письменный запрос (можно в электронном виде) о выдаче копии.
- Подготовка оригинального документа. Найдите оригинал трудовой книжки сотрудника в архиве персонала.
- Создание копии. Сделайте точную копию (обычно на копировальном аппарате или в электронном виде). Копию подпишите надписью «Копия», укажите дату и номер страницы.
- Выбор способа заверения.
- Если используется нотариальное заверение – передайте копию нотариусу.
- Если заверяете сами – подготовьте официальный бланк с печатью организации и подписью уполномоченного лица.
- Указание реквизитов. Внизу копии укажите:
- наименование организации;
- ФИО сотрудника;
- номер и дата выдачи оригинальной трудовой книжки;
- вид заверения (нотариальное, руководитель и т.д.).
- Передача копии сотруднику. Выдайте заверенную копию в течение установленного срока (обычно 3‑5 дней).
Документы, необходимые для заверения
Для корректного заверения потребуются следующие документы:
- Оригинал трудовой книжки сотрудника (или его выписка из архива).
- Копия запроса сотрудника (для подтверждения права на копию).
- Штамп организации (если заверяете руководителем).
- Нотариальная записка (при нотариальном заверении).
- Квалифицированная электронная подпись (при электронном заверении).
Частые ошибки и как их избежать
Работодатели часто допускают следующие недочёты:
- Отсутствие подписи или печати – копия без официального заверения считается недействительной.
- Неправильное оформление даты – указывайте дату выдачи копии, а не дату составления оригинала.
- Неучёт требований нотариуса – нотариус может потребовать предварительную проверку оригинала.
- Задержка выдачи – не откладывайте процесс более 5 рабочих дней.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли заверить копию без оригинала? – Нет, оригинал обязателен для сравнения.
- Сколько стоит нотариальное заверение? – Стоимость зависит от региона и сложности документа, обычно от 500 до 1500 рублей.
- Можно ли заверить копию в электронном виде? – Да, при наличии квалифицированной электронной подписи.
- Что делать, если оригинал утерян? – В этом случае можно использовать выписку из трудовой книжки, но заверять её всё равно необходимо.
Заверивание копии трудовой книжки – обязательный процедурный шаг, который подтверждает подлинность документа и защищает интересы как сотрудника, так и работодателя. Соблюдая вышеописанные требования, вы обеспечите своевременное и законное выполнение обязанностей, избежите возможных споров и штрафов.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или к нотариусу.