Заверение копии трудовой книжки – обязательный этап при оформлении пенсии, обращения в ПФР или предоставления сведений о трудовых отношениях. Ниже изложены все необходимые шаги, требования и нюансы, которые помогут избежать ошибок и задержек.
Общие требования к заверению
По правилам, на каждой странице копии должна быть указана отметка «Копия верна» или «Верно». В эту отметку включаются:
- ФИО сотрудника;
- Должность сотрудника;
- ФИО и должность лица, которое заверяет копию;
- Дата заверения;
- Указание места хранения оригинального документа (с 1 июля 2018 г.)
Заверять копию может только ответственный за кадровые документы в организации (например, руководитель HR‑отдела или уполномоченный представитель).
Где хранится оригинал?
С 1 июля 2018 г. в заверении копии необходимо указать, где находится оригинал:
- «Оригинал находится в деле № … в архиве организации…»;
- «Оригинал хранится в отделении кадров по адресу …»;
- Иные варианты, согласованные с внутренними документами организации.
Пошаговый алгоритм заверения
- Подготовка копии. Сделайте точную копию каждой страницы трудовой книжки (обычно на копировальном аппарате или в электронном виде).
- Заполнение шапки. В верхней части каждой страницы укажите:
- ФИО работника;
- Должность;
- Наименование организации;
- Номер дела/архивного фонда (если требуется).
- Отметка «Копия верна». Подпишите отметку и подпишите лицо, которое имеет право заверять документы.
- Указание места хранения оригинала. В конце каждой страницы добавьте запись о том, где находится оригинал.
- Подпись и печать. Поставьте подпись ответственного лица и, при необходимости, печать организации.
- Сдача в ПФР. Передайте заверенную копию в Пенсионный фонд (лично, через портал Госуслуг или МФЦ).
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 2021 г. вводятся электронные версии трудовых книжек. Процесс их оформления отличается:
- Работодатель загружает скан-копию в личный кабинет на портале ПФР.
- После внесения данных в Государственный реестр оригинал бумажной трудовой книжки возвращается работнику под подпись.
- Система автоматически назначает пенсию при достижении пенсионного возраста, без обращения пенсионера.
Важно: скан-копии, поданные в ПФР, проходят проверку. Статус «Выполнено» означает, что данные актуализированы, но оригинальный документ всё равно необходимо сохранить.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания места хранения оригинала – с 2018 г. это обязательное требование. Проверьте, чтобы в каждой строке была запись о месте хранения.
- Неполная подпись – подпись должна быть поставлена тем же лицом, которое указано в шапке копии.
- Отсутствие отметки «Копия верна» – без неё копия считается недействительной.
- Неправильный порядок подачи – сначала оформляйте копию, затем отправляйте её в ПФР через портал или МФЦ.
Как получить заверенную копию работнику
По закону, администрация организации обязана предоставить вам заверенную копию в течение трёх рабочих дней с момента подачи запроса. Если сроки превышаются, можно:
- Подать запрос в письменной форме;
- Обратиться в отдел кадров с требованием о выдаче копии;
- В случае невозможности – запросить выписку из трудовой книги через МФЦ или онлайн‑службу.
Документы, сопровождающие подачу в ПФР
К заявлению о выдаче пенсии необходимо приложить:
- Заверенную копию трудовой книжки;
- Приказ или доверенность, подтверждающую полномочия лица, которое заверяет копию;
- Копию паспорта работника (для подтверждения личности);
- Любые дополнительные документы, требуемые конкретным отделом ПФР.
Полезные ссылки и ресурсы
Для более детального ознакомления с процедурами рекомендуем посетить:
- Официальный портал ПФР – pfr.gov.ru;
- Сайт nalog-nalog.ru – образцы заверения копий;
- КонсультантПлюс – правовые материалы по трудовым отношениям;
- МФЦ – услуги по выдаче выписок из трудовой книги.
Заверение копии трудовой книжки – важный, но простой процесс, если соблюдать установленные правила. Тщательное заполнение каждой страницы, указание места хранения оригинала и своевременная подача в ПФР позволяют избежать задержек в назначении пенсии и других выплат. При соблюдении описанных шагов вы сможете уверенно представлять документы в пенсионный фонд и получать все полагающиеся выплаты без лишних проблем.