В процессе трудовой деятельности часто возникают ситуации, когда сотруднику необходимо предоставить заверенную копию трудовой книжки. Это может потребоваться для получения кредита, оформления визы, обращения в социальные органы или для других государственных и коммерческих структур. Особое значение имеет ситуация, когда сотрудник продолжает трудиться в организации — в этом случае используется формулировка «работает по настоящее время».
В данном материале мы подробно разберем, как правильно заверить трудовую книжку, какие существуют правила и нормативные требования, а также приведем актуальный образец записи.
Нормативная база
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан предоставить обратившемуся сотруднику копии документов, связанных с работой. На предоставление такой копии у работодателя есть 3 рабочих дня с момента получения письменного заявления от работника. Заверение копий осуществляется в соответствии с правилами, установленными Государственным стандартом (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и Указом Президиума ВС СССР от № 9779-X.
Пошаговая инструкция по заверению
Чтобы копия имела юридическую силу и была принята по месту требования, необходимо строго соблюдать процедуру заверения. Ошибка в формулировке или отсутствие одного реквизита может стать причиной отказа.
Шаг 1: Изготовление копии
Необходимо снять копии со всех заполненных страниц трудовой книжки. Копии могут быть как односторонними, так и двусторонними (если сама трудовая книжка имеет двустороннюю печать на развороте). Важно, чтобы текст и печати читались четко, без искажений.
Шаг 2: Прошивка (если листов много)
Если копия состоит из нескольких листов, их следует пронумеровать и прошить. На оборотной стороне последнего листа наклеивается бумажная наклейка, на которой указывается количество листов и ставится подпись заверителя с расшифровкой и печатью организации. Если листов немного (1-2), допускается заверение каждого листа отдельно без сшивания.
Шаг 3: Нанесение заверительной надписи
На каждой странице (или в конце прошитого документа) проставляется заверительная надпись. Она должна содержать следующие обязательные элементы:
- Слово «Верно» или «Копия верна»;
- Должность лица, заверившего копию;
- Личная подпись заверившего лица;
- Расшифровка подписи (инициалы и фамилия);
- Дата заверения;
- Печать организации (при наличии).
Шаг 4: Отметка о том, что сотрудник продолжает работать
Это самый важный нюанс для работающего сотрудника. Если трудовая книжка находится у работодателя и сотрудник не уволен, стандартной записи «Копия верна» недостаточно. Необходимо обязательно добавить фразу: «Работает по настоящее время». Без этой фразы принимающая организация может счесть документ недействительным или устаревшим.
Образец заверительной надписи
Ниже представлен правильный вариант оформления записи на последнем листе копии трудовой книжки (или на каждом листе, если документ не сшивается).
Пример записи на копии:
Копия верна.
Верно.
Работает по настоящее время.
Инспектор отдела кадров [Подпись] И.И. Иванова
Печать [ОАО «Название»]
Срок действия заверенной копии
Законодательство не устанавливает жесткого срока действия для заверенных копий трудовых книжек. Однако на практике:
- Для банков и кредитных организаций копия обычно действительна в течение 30 дней с момента заверения.
- Если в период действия копии в трудовую книжку вносятся новые записи (например, перевод на другую должность, повышение), ранее предоставленная копия считается недействительной, и ее необходимо заверять заново.
Частые ошибки при заверении
Чтобы документ не вернули на доработку, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие фразы «Работает по настоящее время», самая частая причина отказа в банках.
- Отсутствие печати, даже если организация официально отказалась от использования круглой печати (по ФЗ-82), для подтверждения подлинности копии третьим лицам печать все равно необходима.
- Нечитаемые ксерокопии — смазанный текст или печати.
- Заверение неуполномоченным лицом — копию должен заверять руководитель, главный бухгалтер, кадровик или иной сотрудник, на которого возложена эта обязанность приказом.
- Неправильная дата, дата заверения должна быть фактической датой изготовления копии, а не датой увольнения или приема.
Кто имеет право заверять копию?
Заверить документ может не любой сотрудник организации. Это право предоставлено:
- Руководителю организации (директору, гендиректору);
- Главному бухгалтеру (если на него возложены функции кадрового учета);
- Специалисту отдела кадров;
- Секретарю или делопроизводителю, если на них оформлена соответствующая доверенность или издан приказ.
Правильное заверение копии трудовой книжки с пометкой «работает по настоящее время» — это гарантия того, что документ будет принят с первого раза. Строго следуйте ГОСТу, не забывайте про печать, дату и расшифровку подписи. Помните, что работодатель не вправе отказать сотруднику в выдаче копии, а сам процесс заверения для работника должен быть абсолютно бесплатным.