Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность работника. В ряде ситуаций (при устройстве на новую работу, получении кредита, оформлении пенсии, судебных разбирательств и т.д.) требуется не сам оригинал, а его заверенная копия. Ниже представлен подробный руководство по оформлению такой копии, включая нормативную базу, пошаговую инструкцию, образцы заявлений и заверенной надписи, а также типичные ошибки и рекомендации.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62) – работодатель обязан в течение трёх рабочих дней выдать работнику копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Документооборот. Правила оформления копий документов» – определяет обязательные реквизиты заверенной надписи (указание места хранения оригинала, дата заверения, должность и ФИО лица, заверяющего копию, подпись с расшифровкой).
• ФЗ «О персональных данных» – при выдаче копии необходимо соблюдать конфиденциальность сведений, содержащихся в трудовой книжке.
• Внутренние локальные акты организации (положение о работе с трудовыми книжками, инструкция по кадровому делопроизводству) – могут уточнять сроки и форму заявления.

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки?

• Устройство на новую работу (особенно если требуется подтверждение стажа по предыдущим местам работы).
• Получение банковского кредита или ипотеки.
• Оформление пенсии, пособий по безработице, социальных выплат.
• Судебные и административные процедуры (например, подтверждение трудового стажа при спорах с работодателем).
• Получение загранпаспорта, визы, разрешения на работу за рубежом (в некоторых странах требуется заверенная копия).
• Аттестация, повышение квалификации, участие в конкурсах на государственные должности.

Пошаговая процедура выдачи заверенной копии

1. Получение заявления от работника. Заявление подаётся в письменном виде (можно электронно с ЭЦП) на имя руководителя или кадровой службы.
2. Проверка подлинности трудовой книжки. Кадровый специалист сверяет записи с внутренними учётами (личные карточки, приказы о приёме/увольнении, трудовой договор).
3. Изготовление копии. Копия может быть сделана:
   • ксерокопией (чёрно‑белой или цветной);
   • сканированием и печатью на обычном листе формата А4;
   • рукописным переписанием (допустимо, но менее предпочтительно из‑за риска ошибок).
4. Заверение копии. На копии ставится заверенная надпись согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 (см. образец ниже).
5. Выдача копии работнику. Копия передаётся под расписку в журнале выдачи документов или в электронном виде с подтверждением получения.
6. Хранение оригинала. Оригинал трудовой книжки остаётся у работодателя (в личном деле сотрудника) и помещается в сейф или архив с ограниченным доступом.

Образец заверенной надписи (ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Ниже представлен типовой текст, который необходимо разместить на копии трудовой книжки. Все элементы обязательны.

Верно.
Подлинник трудовой книжки хранится в отделе кадров ООО «Пример», кабинет № 12, архив личных дел, дело № 2025/07.
Дата заверения: «23» мая 2026 г.
Должность: специалист отдела кадров.
Ф.И.О.: Иванова Анна Сергеевна.
Подпись: ______________________ /Иванова А.С./

Пояснения:

• Слово «Верно.» подтверждает точность копии по отношению к оригиналу.
• Указание места хранения подлинника обязательно по ГОСТ.
• Дата заверения указывается прописью или цифрами, но без сокращений месяца.
• Должность и Ф.И.О. лица, заверяющего копию, должны соответствовать его реальному положению в организации.
• Подпись ставится собственноручно; расшифровка подписи обязательна.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Заявление можно оформить в свободной форме, но рекомендуется включить следующие реквизиты:

г. Москва
23 мая 2026 г.

Наименование организации: ООО «Пример»
Ф.И.О. сотрудника: Петров Иван Владимирович
Должность: инженер‑механик
Табельный номер: 12457

Заявление
Прошу выдать мне заверенную копию трудовой книжки для подачи в банк при оформлении ипотечного кредита.

Подпись: ______________________ /Петров И.В./

При подаче заявления в электронном виде достаточно приложить scanned‑подпись или использовать ЭЦП.

Особенности заверения копии для разных целей

Для банка

Банки часто требуют, чтобы в заверенной надписи было прямо указано, что копия предназначена для предоставления в кредитное учреждение. Можно добавить строку:

Копия выдана для предоставления в банк «ПримерБанк» в рамках заявления на ипотечный кредит № 2026‑0456.

Для суда или следственных органов

В судебной практике важно, чтобы копия была заверена лицом, имеющим право на выдачу документов (руководитель отдела кадров или его заместитель). Иногда требуется заверение печатью организации.

Для пенсионного фонда

ПФР принимает копию, заверенную в соответствии с ГОСТ, без дополнительных пометок. Однако рекомендуется указать, что копия предназначена для подачи в Пенсионный фонд РФ.

Для зарубежных организаций

Некоторые страны требуют нотариального заверения копии. В таком случае после заверения работодателем копия передаётся нотариусу, который ставит свою печать и подпись.

Типичные ошибки при оформлении заверенной копии

• Отсутствие указания места хранения оригинала. Нарушает ГОСТ и может привести к признанию копии недействительной.
• Неправильная дата (например, только цифры без прописи месяца). Лучше писать «23 мая 2026 г.».
• Заверение копии лицом, не имеющим права на выдачу документов. Должно быть лицо из кадровой службы или руководитель, указанный в локальном акте.
• Использование некачественной ксерокопии (размытый текст, пропущенные строки). Копия должна быть полной и читаемой.
• Отсутствие подписи или расшифровки подписи. Без подписи копия не считается заверенной.
• Неучёт требований конкретного получателя (банк, суд). Лучше уточнить заранее, какие дополнительные реквизиты нужны.

Рекомендации для работодателей

• Разработайте и утвердите внутреннюю инструкцию «Порядок выдачи заверенных копий трудовой книжки» с образцами заявлений и заверенных надписей.
• Обучите кадровых сотрудников правильному оформлению копий (проведите краткий инструктаж раз в полгода).
• Ведите журнал выдачи копий (номер заявления, ФИО сотрудника, цель выдачи, дата, подпись получателя). Это упрощает контроль и защищает организацию от претензий.
• При большом объёма запросов рассмотрите возможность использования электронного документооборота с ЭЦП: скан трудовой книжки + электронная подпись уполномоченного лица имеет ту же юридическую силу, что и бумажная заверенная копия (ст. 6 ТК РФ в части электронных документов).
• Храните оригиналы трудовой книжки в условиях, исключающих повреждение (сейф, архив с контролем доступа, пожаробезопасное помещение).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заверить копию трудовой книжки печатью организации вместо подписи?

По ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательна подпись уполномоченного лица с расшифровкой. Печать может дополнять подпись, но не заменять её.

Нужно ли нотариально заверять копию, если она выдаётся работодателем?

Для большинства внутренних целей (банк, ПФР, суд) достаточно заверения работодателем. Нотариальное заверение требуется только по требованию иностранных организаций или при наличии специального указания в законе.

Сколько времени занимает выдача копии?

Согласно ст. 62 ТК РФ – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления.

Можно ли выдать копию трудовой книжки в электронном виде?

Да, если у организации настроен электронный документооборот с использованием ЭЦП. Такая копия имеет равную юридическую силу бумажной заверенной копии.

Что делать, если в оригинале трудовой книжки обнаружены ошибки?

Сначала необходимо исправить ошибки в оригинале (составить приказ о внесении исправлений, сделать запись в книжке). После этого выдаётся заверенная копия уже исправленного документа.

Заверенная копия трудовой книжки – важный документ, который часто требуется в различных жизненных ситуациях. Правильное оформление копии, соответствующее требованиям ТК РФ и ГОСТ Р 7.0.97-2016, гарантирует её юридическую силу и защищает интересы как работника, так и работодателя. Следуя представленной инструкции, используя образцы заявлений и заверенных надписей, а также избегая типичных ошибок, вы сможете оперативно и без рисков выдавать надёжные копии трудовой книжки.

Помните: главное – точность, соблюдение реквизитов заверения и своевременная выдача документа. Удачной работы!