Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости работника․ Однако в различных жизненных ситуациях (при оформлении кредита, пенсии, участия в программах господдержки, смене работы) требуется предоставить её копию․ Но просто снять ксерокопию недостаточно․ Для того чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть правильно оформлена и заверена․ В этой статье подробно разберем, что значит «копия верна на трудовой книжке», как её правильно сделать и где заверять․
Что такое «копия верна»?
Фраза «копия верна» (или «копия верна с подлинником»), это официальное удостоверение того, что представленный документ (в данном случае, копия трудовой книжки) является точным и полным воспроизведением её оригинального содержания․ Заверение ставит под ответственность организации или должностное лицо, подтверждая подлинность копии․
Кто имеет право заверять копию трудовой книжки?
Заверение копии осуществляется исключительно организацией, в которой работник состоит (или состоял) в трудовых отношениях на момент запроса․ Это может быть:
- Отдел кадров (ОК) или бухгалтерия текущего места работы․
- Архив предприятия, если оригинал хранится там (часто для уволенных давних лет)․
Важно! Нотариус не заверяет копии трудовых книжек, так как это не входит в его компетенцию по заверению документов, выданных государственными или иными официальными органами․ Нотариус может удостоверить только подпись гражданина на заявлении или согласии, но не сам документ․
Правила оформления заверенной копии трудовой книжки
Согласно инструкции по заполнению трудовых книжек и действующему законодательству, заверение производится следующим образом:
Требования к самой копии
- Копия должна быть полной: все записи, штампы, подписи, печати, включая ьный лист и все последующие страницы, должны быть четко скопированы․
- Копия должна быть читаемой․ Размытые или неполные копии не принимаются․
- Копирование производится на стандартных листах бумаги (обычно А4)․
Обязательные реквизиты заверения
Внизу каждой страницы копии (или на последней странице, если копия небольшая) кадровый специалист должен проставить:
- Подпись должностного лица (начальника отдела кадров, специалиста по кадрам) с расшифровкой (ФИО полностью)․
- Дату заверения (день, когда копия была сделана и проверена)․
- Печать организации․ Обычно используется круглая печать с наименованием организации и её ОГРН․ Иногда дополнительно может ставиться печать «Заверено», но это не обязательно, если есть подпись и основная печать․
Ключевая фраза: Часто пишут: «Копия верна с подлинником» или «Копия верна», затем подпись и печать․ Формулировка может незначительно варьироваться, но суть — подтверждение соответствия․
Особенности для разных ситуаций
- Если трудовая книжка утеряна и восстановлена: Выдается дубликат․ Заверяют копию с дубликата по тем же правилам․
- Если оригинал хранится в архиве: Сотрудник архива заверяет копию с копии, хранящейся в архиве, ставя соответствующую надпись и печать архива․
- Для ИП (индивидуального предпринимателя): Заверяет сам предприниматель, ставя свою подпись и печать (если она у него есть)․
Где и как получить заверенную копию?
Процесс прост, но требует соблюдения формальностей:
- Напишите заявление․ Обычно требуется письменное заявление (образец часто есть в отделе кадров) с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки․ Укажите, для каких целей она нужна․
- Предъявите паспорт․ Для идентификации личности․
- Получите копию․ Сотрудник отдела кадров снимает копию, сверяет с подлинником, ставит необходимые реквизиты и печать;
- Убедитесь в правильности․ Проверьте, все ли страницы скопированы, есть ли подпись и печать на каждой странице (или хотя бы на последней, если копия небольшая)․
Сроки: По закону организация обязана выдать документы, находящиеся у неё, в течение 3 рабочих дней со дня обращения․ Заверенная копия обычно выдаётся в тот же день или на следующий․
Типичные ошибки и проблемы
Частые причины, по которым заверенная копия может быть признана недействительной:
- Отсутствие печати организации․ Подпись без печати часто не считается достаточным доказательством․
- Заверение не тем лицом․ Подпись должен ставить уполномоченный сотрудник (начальник ОК, главный бухгалтер), а не любой работник․
- Неполная копия․ Пропуск даже одной страницы, особенно с последней записью об увольнении, делает копию неполной․
- Копия с копии․ Заверять копию с уже заверенной копии (если только это не копия с архивной копии, заверенная архивом) обычно недопустимо․ Нужно сверяться с подлинником․
- Истечение срока․ Некоторые учреждения (например, банки) могут требовать, чтобы копия была сделана не ранее определённого срока (например, 1-3 месяца)․ Уточняйте это заранее․
Что делать, если организация отказывается заверять?
Если работодатель без законных оснований (например, у работника нет трудовой книжки на руках, а она хранится в архиве) отказывается заверять копию, можно:
- Направить письменный запрос на имя руководителя с требованием выдать заверенную копию, сославшись на ст․ 62 Трудового кодекса РФ (обязанность работодателя хранить документы и выдавать копии)․
- Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или Прокуратуру․
- В крайнем случае — через суд с иском о восстановлении нарушенного права на получение документов․
Заверенная копия трудовой книжки, это юридически значимый документ, который должен соответствовать строгим правилам․ Помните, что ключевыми элементами являются: полная копия, подпись уполномоченного лица и печать организации․ Всегда проверяйте эти реквизиты перед тем, как использовать копию для официальных целей․ При возникновении проблем — настаивайте на своих правах, ссылаясь на трудовое законодательство․
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер и не является юридической консультацией․ В сложных спорных ситуациях рекомендуется обратиться к профессиональному юристу․