Возникновение вопросов о том, как правильно заверить копию вкладыша трудовой книжки, знакомит многих работников и руководителей с необходимостью соблюдения определённых формальностей. Ниже представлена полная инструкция, основанная на действующем законодательстве, практике нотариусов и рекомендациях кадровых специалистов.

Что такое вкладыш трудовой книжки?

Вкладыш – это отдельный документ, который оформляется при:

• приёме на работу;
• изменении условий труда;
• освобождении от должности;
• пенсионном возрасте или иных случаях, когда в книжке вносятся записи.

Вкладки фиксируют сведения, которые не помещаются в основной раздел трудовой книжки (например, сведения о профсоюзной деятельности, дополнительных обучающих курсах и т.п.).

Почему требуется заверение копии вкладыша?

Заверенная копия вкладыша может потребоваться в следующих ситуациях:

1. Получение кредита или ипотеки;
2. Получение загранпаспорта;
3. Подтверждение трудового стажа при обращении в пенсионный фонд;
4. Документальное подтверждение при переходе в другую организацию;
5. Регистрация в государственных органах (например, в ПФР).

Правовая база

Основаниями для заверения копий являются:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 64, 65);
• Федеральный закон «О труде в Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ № 169 от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовой книжки»;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Документы. Копии. Общие технические требования к оформлению»;
• Практика нотариального заверения (постановления нотариусов о необходимости исправления ошибок в оригинале).

По закону, копию вкладыша может заверить работодатель (в лице руководителя или уполномоченного лица) либо нотариус. При этом документ должен соответствовать требованиям к оформлению и содержанию.

Пошаговый алгоритм заверения копии вкладыша

1. Подготовка оригинального вкладыша. Убедитесь, что вкладыш полностью заполнен, подписан (при необходимости) и имеет печать организации.
2. Создание копии. Сделайте копию вкладыша на копировальном аппарате или отсканируйте документ. Копия должна быть чёткой, без искажений.
3. Заполнение заявления. Сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче заверенной копии. В заявлении указываються ФИО, должность, цель получения копии.
4. Выдача копии работодателем. Работодатель в течение трёх рабочих дней (по ТК РФ) выдаёт заверенную копию. При выдаче в копию ставятся подпись и печать руководителя (или уполномоченного лица).
5. Нотариальное заверение (при необходимости). Если копию требуется заверить для банковских или судебных целей, её можно предоставить в нотариальную контору. Нотариус проверит оригинал, проверит подпись и печать, после чего поставит свою печать и подпись.
6. Сохранение копий. Работодатель обязан хранить оригинал вкладыша в трудовой книжке, а заверенную копию – в личном деле сотрудника.

Важно помнить, что заверенная копия должна быть оформлена в точности так же, как оригинал: теми же полями, подписями и печатями.

Образец заверенной копии вкладыша (2026 г.)

--------------------------------------------------------------
| КОПИЯ ВКЛАДЫША ТРУДОВОЙ КНИЖКИ |
| (заверенная работодателем) |
--------------------------------------------------------------

ФИО сотрудника: _________________________________
Должность: ______________________________________
Подразделение: __________________________________
Дата выдачи: ____________________________________

Подпись руководителя: ___________________________
Печать организации: _____________________________

(При необходимости) Нотариальное заверение:
Нотариус: ______________________________________
Печать нотариуса: _____________________________

В примере указаны все обязательные элементы. При оформлении в 2026 году необходимо использовать актуальные реквизиты организации (ИНН, ОГРН, адрес) и, при наличии, электронную подпись руководителя.

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи и печати. Копия считается недействительной. Проверьте, чтобы подпись была поставлена от руки (или электронно, если используется ЭП).
• Несоответствие даты выдачи. Дата в копии должна совпадать с датой подписи и должна быть не старше оригинала.
• Неучтённые поля вкладыша. Убедитесь, что в копию включены все строки, где есть записи (например, сведения о профсоюзных мероприятиях).
• Неправильный порядок страниц. Если вкладыш состоит из нескольких листов, их нужно склеить в один документ перед копированием.
• Использование старой формы. С 2023 года рекомендуется использовать форму, утверждённую постановлением Правительства, с полем «Код причины изменения».

Если вы обнаружили ошибку в оригинальном вкладыше, первым шагом должно стать исправление записи у работодателя. Только после этого нотариус или работодатель могут оформить новую заверенную копию.

Как заверить электронную копию вкладыша?

С 2024 года многие организации переходят на электронные формы трудовой документации. Для электронного вкладыша процесс выглядит так:

1. Создайте PDF‑копию сканированного вкладыша.
2. С помощью программы электронной подписи (ЭЦП) подпишите документ.
3. Отправьте файл в отдел кадров, где его приведут к подписи руководителя.
4. После получения подписи, в PDF‑документ добавляется печать (можно в виде водяного знака) и подпись.
5. Электронный документ сохраняется в личном кабинете сотрудника и может быть использован в электронных обращениях.

Электронная заверенная копия имеет ту же юридическую силу, что и бумажная, если соблюдены требования к подписи и хранению.

Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию?

В случае отказа можно:

• Подать письменный запрос в отдел кадров с указанием цели получения копии.
• Обратиться в профсоюзную организацию или в отдел по делам работников.
• При необходимости – обратиться в суд с иском о признании права на выдачу копии.

По ст. 64 ТК РФ работник имеет право на копию своей трудовой книжки и её вкладышей в течение 30 дней с даты обращения.

Краткое резюме

Заверение копии вкладыша трудовой книжки – это процедура, требующая внимания к деталям и соблюдения установленных формальностей. Главное правило: копия должна быть подписана и поставлена печатью работодателя (или нотариусом), а также соответствовать требованиям ГОСТ и текущего законодательства. При правильном оформлении документ будет приниматься банками, государственными инстанциями и другими организациями.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь в кадровый отдел или в нотариальную контору. Они помогут подготовить необходимые документы и избежать неприятных недоразумений.

Автор статьи: кадровый специалист с 12‑летним опытом работы в сфере трудового права.