Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональную деятельность сотрудника в Российской Федерации․ Несмотря на активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант по-прежнему имеет юридическую силу для тех, кто сохранил его по состоянию на 31 декабря 2020 года, или для тех, кто впервые устроился на работу до этого срока и не отказался от ведения бумажного документа․
Одним из самых частых запросов в кадровой практике является необходимость заверить трудовую книжку․ Но что это значит, зачем это нужно и как правильно оформить копию, чтобы она имела юридическую силу? Разберем все нюансы подробно․
Зачем требуется заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия трудовой книжки чаще всего требуется работнику для предоставления в сторонние организации․ Основные ситуации, когда может понадобиться этот документ:
- Оформление кредита или ипотеки в банке․ Финансовые организации требуют подтверждения занятости и стажа․
- Получение визы․ Консульства многих стран запрашивают подтверждение места работы․
- Устройство на работу по совместительству․ Новый работодатель может запросить копию для подтверждения опыта․
- Оформление пенсий или льгот․ В органах социальной защиты могут потребовать копии определенных страниц․
- Судебные разбирательства․ Документ может служить доказательством трудового стажа в суде․
Важно помнить: оригинал трудовой книжки хранится у работодателя (если сотрудник работает по основному месту работы) и выдается на руки только в день увольнения или по письменному заявлению в редких случаях, предусмотренных законом․ Поэтому для внешних инстанций предоставляется именно заверенная копия․
Кто имеет право заверять трудовую книжку?
Заверять копию трудовой книжки имеет право только работодатель (или уполномоченное лицо), у которого оригинал документа находится на хранении в текущий момент․
Если трудовая книжка лежит дома у сотрудника (например, он работает у индивидуального предпринимателя, не ведущего бумажные книжки, или является внешним совместителем, где оригинал не требуется), то заверить копию может:
- Нотариус (платно)․
- Работодатель по основному месту работы (если сотрудник предоставит оригинал)․
Однако, стандартная процедура предполагает, что сотрудник обращается в отдел кадров своей организации с просьбой сделать и заверить копию․
Правила заверения копии трудовой книжки в 2026 году
Процедура заверения строго регламентирована․ Неправильно оформленная копия может быть rejected банком или госорганами․ Вот пошаговый алгоритм действий:
Снятие копии
Копируются все заполненные страницы трудовой книжки․ Пустые страницы копировать не нужно․ Копия должна быть четкой, читаемой и содержать все записи, печати и подписи, имеющиеся в оригинале․
Прошивка (если страниц много)
Если копия состоит из нескольких листов, их рекомендуется пронумеровать и прошить нитью, концы которой выводятся на последний лист и заклеиваются бумажной наклейкой с подписью заверяющего лица и печатью организации․
Надпись о соответствии
На каждом листе копии (или на последнем листе, если они прошиты) делаеться запись:
«Копия верна»
Должность, подпись и расшифровка
Под надписью «Копия верна» указываются:
- Должность лица, заверяющего копию (например, «Инспектор по кадрам», «Генеральный директор»)․
- Личная подпись․
- Расшифровка подписи (фамилия и инициалы)․
Дата заверения
Обязательно указываеться дата заверения копии․ Это критически важный элемент, так как многие организации принимают копии, сделанные не ранее 14 или 30 дней назад․
Печать организации
На копию ставится печать организации (или отдела кадров, если такая печать имеется и используется для заверения документов)․ Печать должна захватывать часть надписи «Копия верна» и часть должности заверяющего лица, но не должна перекрывать саму подпись․
Важные нюансы и сроки действия
Существует распространенное заблуждение о сроке действия заверенной копии․ Законодательно срок действия копии трудовой книжки не ограничен, если в ней отражены актуальные данные на момент выдачи․
Однако, организации, запрашивающие документ (банки, визовые центры), часто устанавливают собственные внутренние регламенты․ Обычно они требуют, чтобы копия была заверена не более 14 или 30 календарных дней назад․ Поэтому перед сбором документов всегда уточняйте актуальные требования в учреждении-получателе․
Также стоит отметить ситуацию с срочными трудовыми договорами․ Порядок заверения трудовой книжки для сотрудников, работающих по срочному договору, ничем не отличается от стандартного․ Работодатель обязан заверить копию по первому требованию работника, независимо от срока действия контракта․
Может ли получить копию другое лицо?
Да, трудовую книжку (или ее заверенную копию) может получить доверенное лицо сотрудника․ Для этого необходимо:
- Наличие нотариально заверенной доверенности от сотрудника на имя представителя․
- Паспорт представителя․
- Копия паспорта сотрудника (желательно)․
Факт выдачи документа третьему лицу должен быть зафиксирован в журнале учета движения трудовых книжек с указанием данных доверенного лица и реквизитов доверенности․
Заверение трудовой книжки, это стандартная кадровая процедура, которая гарантирует юридическую силу копии документа․ Правильное оформление (надпись «Копия верна», должность, подпись, дата и печать) защищает интересы работника при взаимодействии с банками и государственными органами․ Работодателям же важно соблюдать эти правила, чтобы избежать правовых рисков и претензий со стороны сотрудников․
Помните: даже в эпоху цифровизации бумажный документ требует внимательного отношения к деталям его оформления․