Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих ваш профессиональный стаж и права на социальные выплаты. Иногда возникает необходимость заверить запись в трудовой книжке (например, для предоставления в банк, при оформлении визы, при получении гранта и т.д.). Если вы сейчас находитесь в декретном отпуске, процесс может показаться сложным, но при правильном подходе всё проходит быстро и без проблем.
Содержание статьи
- Зачем требуется заверение трудовой книжки?
- Правовая база и кто имеет право заверять
- Какие документы нужны
- Пошаговый порядок действий
- Образец заявления и заверения
- Часто задаваемые вопросы
Зачем требуется заверить запись в трудовой книжке?
Заверение (или запрос подтверждения) в трудовой книжке необходимо в следующих случаях:
- Получение кредита или ипотечного займа – банк требует подтверждения стажа.
- Оформление визы или вида на жительство за границей.
- Участие в государственных программах поддержки (гранты, субсидии).
- Трудоустройство в организации, где требуется подтверждение полного трудового стажа.
Правовая база и кто имеет право заверять
Согласно Трудовому кодексу РФ и приказу Минтруда России от № 100н, заверять запись в трудовой книжке могут:
- Работодатель (руководитель организации) – основной способ.
- Организация, в которой вы проходили практику или стажировку, если запись относится к ней.
- Уполномоченный орган (например, Пенсионный фонд) в редких случаях, когда требуется подтверждение для соцстрахования.
Если вы в декретном отпуске, ваш работодатель обязан выполнить заверение без вашего физического присутствия.
Какие документы нужны
Для заверения трудовой книжки в декретном отпуске подготовьте следующий набор:
- Трудовая книжка (оригинал).
- Паспорт гражданина РФ (оригинал + копия).
- Свидетельство о рождении ребёнка (для подтверждения статуса декретного отпуска).
- Справка из отдела кадров о текущем статусе (декретный отпуск, даты начала и окончания).
- Заявление (образец ниже) от вас с просьбой о заверении записи.
- При необходимости – доверенность, если запись будет заверяться представителем работодателя в вашем отсутствие.
Пошаговый порядок действий
Шаг 1. Подготовьте заявление
Составьте заявление в свободной форме (см. образец ниже) и подпишите его. Если вы не можете подписать документ лично, оформите доверенность на доверенное лицо (например, супругу/супруга).
Шаг 2. Свяжитесь с отделом кадров
Отправьте скан копий всех необходимых документов (паспорт, трудовая книжка, справка о декрете) в отдел кадров вашего предприятия. Укажите в письме, что вам необходимо заверить запись в трудовой книжке.
Шаг 3. Договоритесь о способе получения
Есть два основных варианта:
- Отправка по почте: работодатель отправит вам трудовую книжку с заверенной записью заказным письмом.
- Передача через доверенное лицо: ваш супруг/супруга или иной представитель может получить книжку в отделе кадров по доверенности.
Шаг 4. Получите заверенную книжку
После получения книжки проверьте:
- Наличие подписи и печати руководителя.
- Дата заверения (должна соответствовать текущей дате).
- Отсутствие исправлений или помарок.
Шаг 5. При необходимости – сделайте копию
Для представления в сторонние организации (банк, миграционную службу) сделайте заверенную копию трудовой книжки у нотариуса.
Образец заявления и заверения
Образец заявления от работника
Заявление Я, Иванова Мария Петровна, дата рождения , паспорт: серия 45 12 № 345678, выдан г. Отделом УФМС России по г. Москве, прошу заверить запись в моей трудовой книжке № 1234567890 о периоде работы с по (должность – менеджер проекта), а также запись о моём декретном отпуске с по . К заявлению прилагаю: Копию паспорта. Трудовую книжку. Справку из отдела кадров о статусе декретного отпуска. Доверенность (если заявление подаёт представитель).
Образец заверения записи (подпись руководителя)
Внутри трудовой книжки запись заверяется следующим образом:
Запись о работе: С по – ООО «Ромашка», должность – менеджер проекта, оклад – 80 000 руб. Заверено: ______________________ (подпись руководителя) Печать организации
Пример доверенности (если требуется)
ДОВЕРЕННОСТЬ Город Москва, «21» мая 2026 г. Я, Иванова Мария Петровна, паспорт 45 12 № 345678, выдан г. УФМС России по г. Москве, настоящей доверенностью уполномочиваю _______________ (ФИО доверенного лица), паспорт _______________, действовать от моего имени в следующих вопросах: Получить мою трудовую книжку из отдела кадров ООО «Ромашка». Получить заверенную запись о моём трудовом стаже и декретном отпуске. Подписать необходимые документы, связанные с получением и передачей трудовой книжки. Доверенность действительна до «30» июня 2026 г. Подпись доверителя: ___________
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли заверить запись в трудовой книжке без подписи руководителя?
Нет. По законодательству запись в трудовой книжке считается заверенной только в случае наличия подписи (расшифровки) руководителя организации и её печати.
Вопрос 2: Нужно ли присутствовать лично в отделе кадров, если я в декрете?
Нет. Работодатель обязан выполнить заверение без вашего присутствия. Достаточно предоставить письменное заявление и необходимые копии документов.
Вопрос 3: Как быстро можно получить заверенную книжку?
Обычно срок составляет от 3 до 7 рабочих дней. Если требуется срочная обработка, уточните возможность ускоренного порядка (может потребоваться дополнительная плата).
Вопрос 4: Что делать, если в трудовой книжке есть ошибка?
Обратитесь в отдел кадров с заявлением об исправлении. Ошибку можно исправить только в присутствии руководителя, а исправление должно быть подписано обеими сторонами.
Вопрос 5: Можно ли заверить только отдельную страницу трудовой книжки?
Да. Если требуется заверить только конкретную запись, работодатель ставит подпись и печать рядом с этой записью, не затрагивая остальные страницы.
Заверить трудовую книжку, находясь в декретном отпуске, вполне реально. Главное – подготовить все необходимые документы, правильно оформить заявление и взаимодействовать с отделом кадров вашего работодателя. При соблюдении указанных шагов вы получите заверенную запись в срок, без необходимости выезжать из дома.
Если у вас остались вопросы, советуем обратиться к юристу по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации – они помогут уточнить детали, специфичные для вашего предприятия.