Важное уточнение: Термин «заверить трудовую книжку» в обиходе часто означает два разных процесса: 1) оформление записей в самой трудовой книжке (что делает исключительно работодатель при приеме, переводе, увольнении) и 2) заверение копии трудовой книжки (удостоверение того, что копия соответствует оригиналу). Данная статья посвящена второму, более частому и практическому вопросу, как и кем заверяется копия трудовой книжки.

Законодательная основа и стандарты

Процедура заверения копий регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 62, 66, 67) — обязывает работодателя по первому требованию работника бесплатно выдавать копии документов, связанных с работой, в т.ч. трудовой книжки.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — рекомендует единый порядок оформления копий документов. Следование ему минимизирует риски оспаривания копии.
• Форма СТД-Р — утвержденная форма для выдачи электронной трудовой книжки (ЭТК).

Кто имеет право заверять копию?

Заверение осуществляет работодатель (организация) через своего уполномоченного представителя. Как правило, это:

• Руководитель организации (директор, гендиректор).
• Лицо, на которое возложены кадровые функции (начальник отдела кадров, специалист по кадрам).
• Иное лицо, имеющее на это право по доверенности или внутреннему распоряжению.

Важно: Просто наличие печати отдела кадров на копии без подписи уполномоченного лица может считаться недостаточным. Необходима подпись с расшифровкой (ФИО) и указание должности заверяющего.

Порядок заверения бумажной трудовой книжки (на примере 2026 года)

Алгоритм действий работодателя (кадровика):

1. Получить письменное заявление от работника с просьбой выдать заверенную копию трудовой книжки. Без заявления выдавать копию не обязаны.
2. Сделать копию всех страниц трудовой книжки, включая титульный лист и все записи. Копия должна быть четкой, без исправлений, на листе формата А4.
3. Оформить каждый лист копии:
   • Внизу каждого листа (или на последнем, если копия небольшая) проставить надпись: «Верно».
   • Ниже указать должность лица, которое заверяет (например, «Начальник отдела кадров»).
   • Поставить личную подпись.
   • Дать расшифровку подписи (фамилия и инициалы).
   • Указать дату заверения.
4. Поставить печать организации (обычно круглую с наименованием и ИНН). Печать ставится рядом с подписью или на свободном месте, но не должна перекрывать текст.
5. Выдать копию работнику под расписку в журнале выдачи или на его заявлении.

Образец надписи для заверения (на каждом листе или в конце)

 Верно
 Начальник отдела кадров _______________ /Иванова А.П./
 «___» ______________ 20__ г.
 Печать организации
 

Особенности заверения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если у работника ЭТК, то при увольнении или по заявлению работодатель обязан выдать ему документ формы СТД-Р.

• Это не копия, а выписка из ЭТК, имеющая юридическую силу.
• Все записи в ней уже заверяются электронной подписью работодателя.
• При выдаче бумажного носителя (распечатки) СТД-Р, его также заверяют печатью организации и подписью уполномоченного лица по правилам для бумажных документов.

Когда и зачем нужна заверенная копия?

• Для предоставления в другие организации (банк, фонд, новый работодатель).
• В случае утери оригинала (хотя восстановление возможно через архив).
• Для личного архива работника.

Важно: Если оригинал трудовой книжки уже выдан работнику (например, при увольнении), то работодатель не может её заверять, так как она не находится у него. В этом случае можно запросить выписку из архивных документов, но это другой документ.

Частые ошибки при заверении (что делать нельзя)

• Заверять только печатью без подписи. Это не соответствует требованиям.
• Ставить подпись без расшифровки. Кто подписал — должно быть понятно.
• Не указывать должность заверяющего. Это снижает легитимность.
• Заверять не все листы копии. Каждый лист должен быть заверен или заверение должно быть на первом листе с указанием общего количества листов (например: «Всего 15 листов, с 1 по 15»). Лучше заверять каждый лист.
• Делать копию с искажениями, «подчистками» или нечитаемыми участками.
• Выдавать копию без письменного заявления работника.
• Требовать плату за заверение копии. По ТК РФ это запрещено.

Что делать, если работодатель отказывается заверять?

Если организация отказывается без законных оснований:

1. Направьте письменное заявление (в 2-х экземплярах) с требованием выдать заверенную копию. На вашем экземпляре получите отметку о принятии (входящий номер, дату).
2. Если ответа нет или он отрицательный, обратитесь с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.
3. В суде вы можете требовать не только выдачу копии, но и компенсацию за задержку.

Заверение копии трудовой книжки — простая, но ответственная процедура. Для работника она гарантирует, что документ будет принят в любую инстанцию. Для работодателя — это способ избежать споров и претензий. Следуйте правилам: четкая копия, надпись «Верно», подпись с расшифровкой и должностью, дата, печать. При наличии электронной трудовой книжки используйте стандартную форму СТД-Р. Помните, что это ваше право, и отказ в бесплатном заверении — нарушение Трудового кодекса.

Статья составлена на основе актуальной практики и нормативных актов, действующих в 2026 году. Для особых случаев (например, заверение копии уволенной трудовой книжки, когда оригинал у работника) рекомендуется консультация юриста.