Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. Её правильное ведение и заверение имеют юридическое значение при оформлении пенсии, трудоустройстве, получении ипотеки или других государственных услуг. В 2026 году правила заверения как оригинала, так и копий трудовой книжки остаются в рамках действующего законодательства, но требуют точного соблюдения формальных требований. В этой статье подробно разберём, какой надписью заверяют трудовую книжку в разных ситуациях: при внесении записей, при заверении копий и при выдаче дубликатов.
Как заверяются записи в оригинале трудовой книжки
Записи в трудовой книжке (о приёме на работу, переводе, увольнении и т.д.) заверяются в соответствии с Положением о ведении и хранении трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225.
Обязательные реквизиты для заверения записи:
- Подпись ответственного лица — это сотрудник, уполномоченный ведением трудовых книжек (кадровик, секретарь, бухгалтер и т.д.).
- Печать организации — ставится только если у организации есть печать. Если печать не используется (например, у ИП или малого предприятия), то достаточно подписи.
- Дата внесения записи — указывается обязательно.
Важно! Надписи вроде «Исправленному верить», «Исправлено», «Заменено» и т.п. не требуются и даже могут быть расценены как ошибки. Исправления вносятся путём аннулирования неверной записи и внесения новой с указанием причины и даты (ст. 66 ТК РФ).
Пример корректного заверения записи об увольнении:
- Запись: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Подпись: «Ответственный за ведение трудовых книжек / Иванов И.И.»
- Печать: оттиск организации (если есть).
Как заверяется копия трудовой книжки
Копия трудовой книжки заверяется, когда её требуется предоставить в банк (например, для ипотеки), в органы соцзащиты, в суд или другую инстанцию. Правила заверения копий регулируются ГОСТ Р 7.0.97-2016 и общими нормами делопроизводства.
Обязательные элементы заверения копии:
- Надпись «Копия верна» — это стандартная и единственно допустимая формулировка.
- Должность заверяющего — например: «Начальник отдела кадров».
- Фамилия и инициалы — полностью, с расшифровкой подписи.
- Дата заверения — день, месяц, год.
- Подпись — рукописная, не печатная.
- Печать организации — ставится на текст надписи и подпись (если печать есть).
Где ставить надпись?
- На каждой странице копии — рекомендуется, особенно если копия прошита и содержит несколько листов.
- На последней странице — допустимо, если копия прошита, пронумерована и скреплена печатью по шву.
Пример правильной надписи на копии:
Копия верна
Начальник отдела кадров
Иванов И.И.
(подпись)
[печать организации]
Важно! Надпись «Верно» — тоже допустима, но «Копия верна» предпочтительнее, так как однозначно указывает на статус документа. Надписи вроде «Подлинник в архиве» или «Документ подлинный» — не соответствуют требованиям и могут быть отклонены.
Как заверяется запись «Работает по настоящее время»
Если копия трудовой книжки предоставляется для подтверждения текущего трудоустройства (например, для банка), на последней странице копии делается специальная надпись:
Работает по настоящее время
(или: «Работает с по настоящее время»)
Затем — должность, подпись, дата и печать — как в предыдущем пункте.
Важно! Не пишите «Работает до настоящего времени» — это грамматически некорректно. Правильно: «по настоящее время».
Как заверяется дубликат трудовой книжки
Если оригинальная трудовая книжка утеряна, работодатель выдаёт дубликат. Он оформляется по особому порядку:
- На первой странице в правом верхнем углу делается надпись: «Дубликат».
- Все записи переносятся из архивных данных с указанием даты выдачи дубликата.
- Заверяется дубликат подписью ответственного лица и печатью организации.
- В графе «Сведения о работе» указывается: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжки».
Что нельзя делать при заверении трудовой книжки
- Не использовать печать, если она есть в организации — это нарушение.
- Заверять копию только подписью без печати, если организация имеет печать — не допускается.
- Использовать надписи «Исправлено», «Заменено», «Верно по оригиналу» — это не предусмотрено законом.
- Ставить печать на чистом листе или не на подписи — печать должна перекрывать текст надписи и подпись.
- Заверять копию без даты, это основание для отказа в приёме документа.
Особенности заверения электронной трудовой книжки
С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Её не заверяют печатью или подписью в бумажном виде — она хранится в базе Пенсионного фонда РФ.
Однако, если требуется предоставить выписку из ЭТК, то:
- Выписка формируется через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги.
- Если выписка распечатывается, она заверяется электронной цифровой подписью (ЭЦП) ПФР.
- Если требуется бумажная копия выписки, её заверяют как обычную копию: «Копия верна», должность, подпись, дата, печать организации (если она есть).
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка: «Верно» без указания должности и даты.
Исправление: Добавить все реквизиты: «Копия верна. Начальник отдела кадров Иванов И.И. ». - Ошибка: Печать на чистом поле, не перекрывающая подпись.
Исправление: Печать должна быть наложена на текст надписи и подпись. - Ошибка: Использование печати «Для документов» вместо основной.
Исправление: Используйте основную печать организации. Печать «Для документов» — не заменяет основную. - Ошибка: Заверение копии без прошивки и печати по шву при многостраничности.
Исправление: Прошейте копию, пронумеруйте страницы, поставьте печать по шву и надпись «Копия верна» на последней странице.
Заверение трудовой книжки — это не формальность, а юридически значимый процесс. Незаверённая или неправильно заверённая копия может быть отклонена банком, судом или Пенсионным фондом. Главное правило: всегда используйте надпись «Копия верна» (или «Верно»), обязательно указывайте должность, подпись, дату и, если есть, печать организации.
Помните: не существует единой «официальной» формы штампа, но есть обязательные реквизиты. Соблюдайте их, и ваша копия трудовой книжки будет принята в любом учреждении.
Если вы, работодатель: обучите кадровый отдел правилам заверения; Если вы, работник: проверяйте копию перед подачей, и не стесняйтесь требовать правильного заверения.
Помните: точность в документах — залог вашего спокойствия и уверенности в будущем.