Важное напоминание: С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что с этой даты работодатели обязаны оформлять сведения о трудовой деятельности исключительно в электронном виде. Данная статья подробно объясняет, как правильно завести (оформить) трудовую книжку новому сотруднику в 2026 году, учитывая новые правила.

Виды трудовых книжек в 2026 году

Работодатель должен понимать, с каким документом он работает:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – основной, юридически значимый документ. Ведется автоматически в информационной системе ФСС. Все записи о приеме, увольнении, поощрениях и взысканиях вносятся работодателем в эту систему.
• Бумажная трудовая книжка (ТК) – с выдается только по заявлению работника, если у него уже есть такая книжка с предыдущими записями. Новые записи в нее не вносятся. Работодатель обязан выдать работнику заверенную копию ЭТК (форма СЗВ-ТД) по его запросу.

Пошаговая инструкция: как завести новую электронную трудовую книжку (ЭТК)

Процесс состоит из двух ключевых этапов: регистрация в системе и внесение первой записи.

Предварительные действия работодателя

1. Наличие учетной записи в ФСС: Работодатель (юридическое лицо или ИП) должен быть зарегистрирован в системе Фонда социального страхования и иметь доступ к личному кабинету (ЛК) страхователя. Это обязательное условие.
2. Подготовка данных о работнике: У вас должны быть все точные данные нового сотрудника: ФИО, СНИЛС, данные паспорта, дата рождения.

Процедура заведения (регистрации) ЭТК

Заведение ЭТК для нового сотрудника происходит автоматически в момент первого действия с ним в системе ФСС. Работодателю нужно выполнить следующее:

1. Внесение сведений в систему ФСС: В личном кабинете страхователя ФСС (или через сервисы бухгалтерских программ, имеющих API-интеграцию с ФСС) работодатель обязан отправить сведения о приеме на работу. Это делается путем подачи отчета СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности).
2. Автоматическое создание ЭТК: При успешной отправке отчета СЗВ-ТД с указанием даты приема на работу, система ФСС автоматически создает для этого работника электронную трудовую книжку. Первой записью в ней будет факт приема на работу с указанием наименования организации, даты и основания (номер трудового договора).

Что выдать работнику?

С :

• Работодатель не выдает саму бумажную трудовую книжку (если у сотрудника ее не было).
• Работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать ему заверенную копию его ЭТК (форма СЗВ-ТД). Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и оригинал.
• Если у работника уже есть старая бумажная ТК с записями до 2026 года, он может продолжать ее вести (вносить туда новые записи) до конца 2026 года. Но с 2027 года новые записи в бумажный вариант вноситься не будут. Работодатель будет вносить все сведения только в ЭТК.

Особые случаи и ответы на частые вопросы

А если у сотрудника уже есть старая бумажная ТК?

Если у вновь принимаемого сотрудника на руках есть старая (бумажная) трудовая книжка с записями о предыдущей работе, вы должны:

1. Принять ее на временное хранение (для сверки данных).
2. Внести в ЭТК все сведения о его предыдущей работе. Для этого потребуется предоставить работнику форму СЗВ-ТД (заполненную на основании его старой ТК) для подписания и направления в ФСС. Это его право, но без этих сведений его стаж в ЭТК будет считаться с момента приема у вас.
3. После внесения всех предыдущих записей в ЭТК, бумажную ТК можно вернуть работнику. Он может по желанию продолжать ее вести до конца 2026 года.

Как вносить записи об увольнении, поощрениях, взысканиях?

Все эти действия также оформляются через отчет СЗВ-ТД в личном кабинете ФСС. В отчете указывается:

• Тип события (прием, увольнение, изменение условий договора, поощрение, взыскание).
• Дата события.
• Основание (номер приказа/распоряжения, дата).
• Текст записи (например, «Уволен по соглашению сторон, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).

После отправки и принятия отчета ФСС, запись автоматически появится в ЭТК работника.

Практические советы работодателю на 2026 год

• Интегрируйте учет: Настройте бухгалтерское ПО (1С, Контур.Эльба и др.) на автоматическую отправку отчетов СЗВ-ТД в ФСС. Это минимизирует ошибки.
• Обучьте кадровиков: Ответственные за кадры должны уметь работать с ЛК ФСС и понимать правила заполнения СЗВ-ТД.
• Информируйте сотрудников: Разъясняйте персоналу, что с 2026 года у них будет только электронная трудовая книжка. Объясните, как они могут в любой момент получить выписку (через Госуслуги или по заявлению работодателю).
• Храните копии: Хотя бумажная ТК больше не ведется, храните у себя в делах заверенные копии всех приказов (о приеме, увольнении и т.д.) и подписанные формы СЗВ-ТД. Это ваша защита на случай спора.
• Сверяйте данные: Регулярно (например, раз в квартал) проверяйте в ЛК ФСС, правильно ли отражены записи по вашим сотрудникам. Ошибки нужно исправлять оперативно.

С 1 января 2026 года «завести» трудовую книжку новому сотруднику означает создать для него запись в электронной системе ФСС путем отправки первого отчета СЗВ-ТД о приеме на работу. Бумажный документ перестает быть основным. Главная задача работодателя – обеспечить точное и своевременное информирование Фонда социального страхования о всех событиях в трудовой жизни сотрудника. Это гарантирует защиту его трудовых прав и правильный расчет пенсии в будущем.

Обратите внимание: данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных ситуаций и получения актуальных консультаций по формам отчетности всегда обращайтесь к официальным источникам: сайту Фонда социального страхования (fss.ru) или к вашему бухгалтеру-специалисту.