Важное примечание: С 2026 года в Украине завершается переходный период на обязательное ведение электронной трудовой книжки (ЭТК). Бумажный вариант больше не является единственным доказательством трудового стажа. Данная статья объясняет процесс заведения как бумажной, так и электронной трудовой книжки для гражданина Украины, с учетом действующих правил Пенсионного фонда Украины (ПФУ).

Ключевые изменения: бумажная vs. электронная трудовая книжка

С 1 января 2026 года завершается переходный период, установленный для оцифровки всех трудовых книжек. После этой даты:

• Электронная трудовая книжка становится основным и приоритетным документом, подтверждающим трудовой стаж и права на пенсию.
• Бумажная трудовая книжка продолжает существовать, но её данные должны быть отсканированы и загружены в систему ПФУ. Её отсутствие или несвоевременная оцифровка может привести к потере части страхового стажа и задержкам в назначении пенсии.

Кто и когда должен завести трудовую книжку?

Для работодателя (страхователя)

Работодатель обязан:

1. При приеме на работу гражданина Украины оформить ему трудовую книжку (если у работника её нет) или принять имеющуюся.
2. Внести первую запись об устройстве на работу в бумажную книжку.
3. Обязательно загрузить сканированные копии всех страниц бумажной трудовой книжки (включая титульный лист и все записи) и документов, подтверждающих стаж (дипломы, свидетельства и т.д.), в личный кабинет работника на портале ПФУ.
4. При каждом изменении (увольнение, перевод) вносить соответствующую запись в бумажную книжку и обновлять сканы в электронном архиве.

Для работника (гражданина Украины)

Работник также имеет право и обязанность следить за своей трудовой историей:

• Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, вы можете (и должны) самостоятельно загрузить её сканы в систему ПФУ через ID.GOV.UA.
• Вы можете вести электронную трудовую книжку самостоятельно, загружая подтверждающие документы о работе (трудовые договоры, приказы, справки), если работодатель по какой-то причине этого не делает.
• Необходимо иметь цветные, четкие сканы всех страниц в хронологическом порядке.

Пошаговая инструкция: как завести и оцифровать трудовую книжку

Шаг 1: Получение идентификатора на портале ID.GOV.UA

Для работы с электронными сервисами ПФУ требуется аутентификация. Вы можете авторизоваться одним из способов:

• Квалифицированная электронная подпись (ЭЦП).
• Mobile ID (идентификация через мобильный телефон).
• Bank ID (счет в одном из банков-партнеров ПФУ).

Шаг 2: Вход в личный кабинет Пенсионного фонда Украины

Перейдите на официальный веб-портал электронных услуг ПФУ и авторизуйтесь через выбранный способ (ID.GOV.UA, ЭЦП и т.д.).

Шаг 3: Загрузка данных трудовой книжки (для нового работника или для оцифровки старой)

В личном кабинете найдите раздел «Трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности».

• Если вы работодатель: В разделе, предназначенном для страхователей, выберите опцию добавления нового работника или обновления данных существующего. Загрузите сканы.
• Если вы работник: В своем личном кабинете найдите функцию «Загрузить данные трудовой книжки» или «Добавить период работы».

Шаг 4: Подготовка и загрузка сканированных документов

Подготовьте пакет документов в формате PDF или JPEG. К загрузке необходимо приложить:

1. Все страницы бумажной трудовой книжки (от титульного листа до последней записи), включая пустые.
2. Документы, подтверждающие каждый период работы/стажа:
   • Трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении.
   • Справки с места работы (если запись в книжке не была сделана).
   • Документы об образовании (дипломы, аттестаты).
   • Свидетельство о рождении ребенка (для женщин, для учёта отпуска по уходу).
   • Военный билет или иные документы, подтверждающие периоды, засчитываемые в стаж.

Важно: Все сканы должны быть цветными, с хорошим разрешением, без складок и пятен. Страницы должны быть расположены в хронологическом порядке.

Шаг 5: Назначение квалифицированной электронной подписи (ЭЦП)

Для того чтобы загруженные данные имели юридическую силу, к ним необходимо наложить квалифицированную электронную подпись.

• Работодатель накладывает ЭЦП от имени организации (страхователя).
• Работник может наложить ЭЦП от своего имени, подтверждая достоверность загруженных данных.

Без ЭЦП данные не будут приняты системой ПФУ как официальные.

Где найти электронную трудовую книжку?

После успешной загрузки и подписания всех документов, ваша электронная трудовая книжка будет доступна 24/7 в вашем личном кабинете на портале ПФУ. Вы можете в любой момент:

• Просмотреть все записи о трудовой деятельности.
• Распечатать выписку из электронной трудовой книжки (она имеет равную юридическую силу с выпиской из бумажной).
• Контролировать, какие данные о вас внесены.

Сроки и последствия бездействия

Крайний срок для завершения оцифровки: 31 декабря 2026 года.

Что будет, если не оцифровать трудовую книжку до 2026 года?

• Риск потери части страхового стажа, так как ПФУ будет опираться только на электронные данные.
• Задержки в назначении пенсии (потребуется дополнительное время на проверку и приём бумажных документов).
• Возможные сложности при оформлении других социальных выплат, зависящих от стажа.

Частые вопросы (FAQ)

В: Что делать, если в бумажной книжке ошибка (например, фамилия через «Е» вместо «Ё»)?

О: Необходимо исправить ошибку на основании документа, на котором она была допущена (например, паспорта). Если паспорт уже исправлен (например, после получения гражданства РФ), то нужно сделать соответствующую справку-уточнение у работодателя или через суд, а затем загрузить исправленный документ в ЭТК. В электронной версии данные должны соответствовать актуальным документам.

В: Могу ли я работать только с электронной книжкой, не имея бумажной?

О: Да, после 2026 года это возможно. При первом трудоустройстве работодатель обязан оформить запись в электронную трудовую книжку через ПФУ. Бумажный вариант можно не получать.

В: Кто несет ответственность за своевременность и достоверность данных?

О: Ответственность лежит и на работодателе (за корректное внесение записей и их сканирование), и на работнике (за контроль достоверности информации о себе и своевременную загрузку своих документов).

Заведение и ведение трудовой книжки для гражданина Украины в 2026 году — это в первую очередь работа с электронной системой Пенсионного фонда. Процесс требует:

1. Наличия идентификатора ID.GOV.UA;
2. Подготовки полного пакета сканированных документов.
3. Использования квалифицированной электронной подписи.

Независимо от того, являетесь ли вы работником или работодателем, необходимо активно участвовать в этом процессе до конца 2026 года, чтобы гарантировать сохранение своего трудового стажа и беспрепятственное получение пенсионных и социальных выплат в будущем.

Информация в статье актуальна на дату 21 мая 2026 года и основана на официальных материалах Пенсионного фонда Украины и аналитических публикациях (БУХГАЛТЕР.UA, РБК Украина, Visit Ukraine, Accountor).