Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж гражданина, необходимый для назначения пенсии и различных социальных выплат. Несмотря на активный переход на электронные форматы учета (ЭТК), бумажный вариант по-прежнему актуален для многих категорий работников. В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях можно завести новую трудовую книжку, кто имеет право это сделать и как правильно оформить документы, чтобы избежать проблем с Пенсионным фондом в будущем.

Кто имеет право заводить трудовую книжку?

Самое главное, что нужно помнить: работник не может самостоятельно завести трудовую книжку. Эта функция законодательно закреплена исключительно за работодателем (нанимателем). Любые попытки самостоятельно купить бланк и внести в него записи являются незаконными, и такой документ не будет иметь юридической силы.

Оформление новой трудовой книжки предусмотрено в следующих основных случаях:

• Первое трудоустройство: Если гражданин поступает на работу впервые в жизни.
• Утрата документа: Если трудовая книжка была потеряна, украдена или уничтожена (например, при пожаре).
• Признание документа недействительным: Если книжка пришла в негодность (испорчена водой, огнем, разорвана) и дальнейшее внесение записей или их чтение невозможно.
• Отсутствие записей о стаже до 2021 года: Специфическая ситуация, связанная с переходом на электронные трудовые, когда у работника может не оказаться бумажного документа, но стаж сформирован.

Ситуация 1: Поступление на работу впервые

Если вы устраиваетесь на работу первый раз в жизни, работодатель обязан завести для вас новую трудовую книжку. Для этого вам необходимо предоставить паспорт и СНИЛС. Стоимость бланка трудовой книжки в этом случае, как правило, удерживается из первой зарплаты работника, хотя некоторые компании берут эти расходы на себя.

Ситуация 2: Утеря или порча трудовой книжки

Это наиболее сложный случай, требующий внимательного подхода. Если трудовая книжка утеряна или испорчена, процедура восстановления зависит от того, когда именно произошла утрата и велась ли книжка в бумажном виде.

Алгоритм действий при утере:

1. Написание заявления: Работник должен написать заявление на имя текущего работодателя с просьбой оформить новую трудовую книжку взамен утраченной. В заявлении обязательно указывается причина (утрата, порча) и дата события.
2. Проверка стажа: Новый работодатель не может просто так восстановить все записи из прошлого. Согласно актуальным нормам, если у работника нет бумажной трудовой, но есть сведения в системе Социального фонда России (СФР), новый работодатель может оформить новую книжку.
3. Использование формы СТД-Р или СТД-ПФР: Надежный вариант — попросить работника представить форму СТД-Р (выдается прежним работодателем) или СТД-ПФР (можно оформить и скачать через портал Госуслуг или в клиентской службе СФР). Эти документы содержат всю историю трудовой деятельности в электронном виде.
4. Оформление новой книжки: На основании имеющихся электронных сведений и заявления работника работодатель заводит новую бумажную трудовую. Важно: записи в новую книжку вносятся только со дня начала работы у текущего работодателя. Прошлый стаж фиксируется на основании выписок из электронных баз, но дословное копирование всех старых записей в новую бумажную книжку без подтверждающих документов (копий приказов) может быть затруднено. Однако, наличие выписки СТД-ПФР служит подтверждением стажа для пенсии.

Важно: Если работник имел трудовой стаж на и выбрал ведение трудовой в бумажном виде, но потерял её, новый работодатель по заявлению работника может оформить именно новую трудовую книжку. В нее вносится запись о приеме на работу к текущему работодателю. Сведения о предыдущем стаде будут подтверждаться данными индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

Можно ли завести вторую трудовую книжку?

Законодательство РФ исходит из принципа наличия одной трудовой книжки на одного работника. Заводить вторую книжку «на всякий случай» или для работы по совместительству (если основное место работы ведет бумажную трудовую) нельзя.

Однако существуют нюансы:

• Если работник потерял первую книжку и завел новую, а затем нашел старую — действительной считается та, в которую вносятся актуальные записи. Наличие двух активных книжек может создать путаницу при подсчете стажа для пенсии.
• При устройстве на работу по совместительству трудовая книжка хранится у основного работодателя. Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника в основную книжку. Заводить отдельную книжку для совместительства не требуется и не рекомендуется.
• В случае дистанционной работы по соглашению сторон сведения о такой работе могут не вноситься в бумажную трудовую книжку, что также не требует заведения нового документа.

Пошаговая инструкция: как работнику получить новую трудовую

Если вы оказались в ситуации, когда вам необходима новая трудовая книжка, следуйте этому руководству:

Шаг 1. Подготовка заявления.
Напишите заявление на имя работодателя. Укажите, что просите оформить новую трудовую книжку в связи с утратой (или порчей) предыдущей. Если это первое место работы, просто сообщите об этом.

Шаг 2. Сбор документов.
Подготовьте паспорт и СНИЛС. Если трудовая была утеряна, постарайтесь получить выписку СТД-ПФР через Госуслуги, чтобы работодатель видел ваш предыдущий стаж (хотя бы для общей информации, так как данные уже есть в СФР).

Шаг 3. Оплата бланка.
Предоставьте работодателю денежные средства для приобретения бланка трудовой книжки (если организация не берет эту расходную часть на себя).

Шаг 4. Контроль записей.
После того как работодатель заведет новую книжку, внимательно проверьте внесенные данные: ФИО, дату рождения, дату выдачи. Первая запись должна быть о приеме на работу к текущему работодателю.

Электронная трудовая vs Бумажная: что выбрать при утере?

С 2020 года в России введен формат электронных трудовых книжек (ЭТК). Если до 31 декабря 2020 года работник не подал заявления о ведении трудовой в бумажном виде, то с 1 января 2021 года бумажная книжка ему больше не ведется и не заводится (даже при утере старой, если он числился в системе как выбравший ЭТК).

Если же работник до конца 2020 года подал заявление о сохранении бумажной книжки, но затем потерял её, он имеет право (и обязанность работодателя) оформить новую бумажную трудовую книжку. При этом сведения о его деятельности параллельно продолжают вестись в электронном виде.

Частые ошибки и риски

Неверное оформление новой трудовой книжки может привести к проблемам при выходе на пенсию. Вот чего делать нельзя:

• Самостоятельное заполнение: Работник ни при каких обстоятельствах не должен сам вписывать данные в бланк.
• Использование неутвержденных бланков: Бланк должен быть установленного образца.
• Заведение новой книжки без заявления: Работодатель не имеет права инициировать создание новой книжки без письменного волеизъявления работника (кроме случая первого трудоустройства).
• Игнорирование электронного учета: Даже при заводе новой бумажной книжки, работодатель обязан передавать сведения в СФР в электронном виде.

Завести новую трудовую книжку можно, но только при соблюдении строгой процедуры и исключительно через работодателя. Главными основаниями являются первое трудоустройство, утрата или порча документа. В эпоху цифровизации основным подтверждением стажа становится электронный реестр СФР, поэтому даже при потере бумажной книжки трудовой стаж никуда не исчезает. Главное — своевременно написать заявление работодателю и оформить новый документ в соответствии с требованиями Инструкции № 58 и актуального трудового законодательства.

Помните: правильность записей в трудовой книжке, это гарантия вашей будущей пенсии, поэтому относитесь к этому документу с максимальным вниманием.