Трудовая книжка – это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 2021 года в России действует двойная система: бумажная и электронная трудовая книжка (ЭТК). Ниже подробно описано‚ как завести трудовую книжку с записями‚ какие действия требуются от работодателя и сотрудника‚ а также как правильно вносить сведения в оба формата.

Содержание статьи

1. Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
2. Бумажная и электронная трудовая книжка: отличия
3. Как завести трудовую книжку с записями (пошагово)
4. Как правильно вносить записи в трудовую книжку
5. Хранение и учёт трудовых книжек в организации
6. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка фиксирует:

• данные о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ образование);
• информацию о приёме на работу‚ переводах‚ повышениях;
• сведения об увольнении (дата‚ причина);
• сведения о награждениях и поощрениях.

Эти данные необходимы для:

• подтверждения трудового стажа при назначении пенсии;
• проверки квалификации при приёме на новую работу;
• решения споров в трудовых отношениях.

Бумажная и электронная трудовая книжка: отличия

С 2021 года работодатель обязан вести ЭТК для всех newly hired сотрудников‚ если работник не отказался от бумажного варианта. При отказе от ЭТК бумажная книжка ведётся по прежним правилам.

Как завести трудовую книжку с записями (пошагово)

Шаг 1. Подготовка документов сотрудника

Перед оформлением приёма на работу соберите:

• паспорт (страница с фото и регистрацией);
• СНИЛС;
• ИНН;
• документы об образовании (диплом‚ аттестат);
• военный билет (при необходимости).

Шаг 2. Оформление приёма на работу

1. Подпишите трудовой договор.
2. Издайте приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а).
3. В приказе укажите: должность‚ структурное подразделение‚ дата начала работы‚ оклад.

Шаг 3. Выбор формата трудовой книжки

Спросите сотрудника‚ хочет ли он вести бумажную ТК. Если ответ «нет» – переходите к электронной форме. Если «да» – заведите бумажную книжку.

Шаг 4. Заведение бумажной трудовой книжки (если выбрано)

1. Получите бланк трудовой книжки из запасов организации.
2. Внесите запись в книгу учёта движения трудовых книжек (серия‚ номер‚ дата получения).
3. На титульном листе заполните личные данные сотрудника (ФИО‚ дата рождения‚ образование).
4. В графе 1 поставьте номер записи (обычно «1»)‚ в графе 2 – дата выдачи книжки‚ в графе 3 – запись о приёме на работу (должность‚ организация‚ номер и дата приказа).
5. Выдайте книжку сотруднику под роспись в журнале учёта.

Шаг 5. Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Убедитесь‚ что у сотрудника есть подтверждённая учётная запись на портале Госуслуги (требуется для доступа к личному кабинету СФР).
2. Работодатель подаёт в СФР форму ЕФС‑1 (сведения о приёме на работу) не позднее следующего рабочего дня.
3. СФР автоматически создаёт запись в ЭТК: должность‚ название организации‚ дата приёма.
4. Сотрудник получает уведомление на e‑mail и может посмотреть запись в личном кабинете Госуслуг → «Электронная трудовая книжка».

Шаг 6. Информирование СФР о переходе на ЭТК (если сотрудник отказался от бумажной)

Если работник отказался от бумажной ТК‚ работодатель обязан:

• В течение следующего рабочего дня сообщить в СФР о приёме сотрудника и отказе от бумажной ТК (указать дату подачи заявления об отказе).
• Сделать в бумажной ТК запись о переходе на электронную форму и выдать книжку сотруднику на руки.

Как правильно вносить записи в трудовую книжку

В бумажной ТК

Каждая запись состоит из четырёх граф:

1. Графа 1 – номер записи (последовательный номер).
2. Графа 2 – дата записи (день‚ месяц‚ год).
3. Графа 3 – сведения о работе (должность‚ название организации‚ номер и дата приказа о приёме/переводе/увольнении).
4. Графа 4 – подпись ответственного лица и печать организации (если требуется).

Пример записи о приёме:

1 Принят на работу инженера‑программиста ООО «ТехноСервис» согласно приказу № 45 от .

В электронной ТК (ЭТК)

Записи формируются автоматически при подаче формы ЕФС‑1. Однако работник может:

• Проверить корректность данных (должность‚ организация‚ даты).
• Добавить сведения о награждениях (через раздел «Сведения о награждении»).
• Скачать выписку или справку о трудовой деятельности в любой момент.

Записи при переводе‚ повышении и увольнении

• Перевод: указывается новая должность‚ подразделение‚ номер и дата приказа о переводе.
• Повышение: аналогично переводу‚ но с указанием повышения оклада или категории.
• Увольнение: в графе 3 пишется «Уволен» с указанием причины (по собственному желанию‚ по соглашению сторон‚ сокращение и т.д.) и номер/дата приказа об увольнении.

Хранение и учёт трудовых книжек в организации

Бумажные ТК

• Хранятся в отделе кадров в металлическом шкафу или сейфе‚ доступ ограничен уполномоченным лицам.
• Ведётся книга учёта движения трудовых книжек (журнал)‚ где фиксируются: получение бланка‚ выдача сотруднику‚ возврат‚ утеря‚ уничтожение.
• При утере сотруднику выдаётся дубликат на основании заявления и справки из архива организации.

Электронные ТК

• Хранятся в информационной системе СФР; доступ у сотрудника через личный кабинет Госуслуг.
• Работодатель отвечает за своевременную подачу форм ЕФС‑1 и ЕФС‑3 (увольнение).
• Дубликат ЭТК невозможен: система не позволяет создать две книжки на одного человека.

Сроки хранения

Согласно ст. 66 ТК РФ‚ трудовые книжки (бумажные и электронные) хранятся в организации 50 лет после увольнения сотрудника. По истечении этого срока они подлежат уничтожению с составлением акта;

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести только бумажную ТК‚ если сотрудник не хочет ЭТК?

Да. Если работник отказался от электронной формы‚ работодатель обязан вести бумажную ТК по прежним правилам и уведомить СФР об отказе.

Что делать‚ если сотрудник потерял бумажную ТК?

Сотрудник пишет заявление о выдаче дубликата. Работодатель выдаёт дубликат на основании приказа о приёме и делает запись в книге учёта движения ТК о выдаче дубликата.

Нужно ли нотариально заверять записи в ТК?

Нет. Записи заверяются подписью ответственного лица отдела кадров и печатью организации (если она используется).

Можно ли вносить записи в ТК печатным способом?

С 2021 года разрешено вносить записи в бумажную ТК с помощью принтера‚ штампа или факсимиле‚ при условии‚ что текст чётко читаемый и заверяется подписью.

Как часто нужно проверять ЭТК сотруднику?

Рекомендуется проверять не реже одного раза в полгода‚ особенно перед подачей заявления на пенсию или при смене места работы.

Завести трудовую книжку с записями в 2026 году означает:

1. Собрать необходимые документы сотрудника.
2. Оформить приём на работу (договор + приказ).
3. Определить формат ТК (бумажный‚ электронный или оба).
4. Внести первую запись о приёме (в бумажную ТК – вручную‚ в ЭТК – через форму ЕФС‑1 в СФР).
5. Вести последующие записи о переводах‚ повышениях и увольнениях‚ соблюдая установленные правила заполнения граф.
6. Обеспечить правильное хранение и учёт трудовых книжек в организации.

Соблюдение этих шагов гарантирует законность оформления трудовой деятельности‚ защищает права работника и упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом и другими государственными органами.

Помните: актуальная информация о порядке ведения трудовых книжек регулярно обновляется в нормативных актах (ТК РФ‚ приказы Минтруда‚ положения СФР). Периодически проверяйте изменения‚ чтобы ваша кадровая практика оставалась соответственной законодательству.