Оформление трудовой книжки – один из ключевых этапов приёма нового сотрудника. От правильности этого процесса зависит не только соблюдение трудового законодательства, но и будущие права работника на пенсию, пособия и подтверждение трудового стажа. В статье рассмотрим, как завести трудовую книжку сотруднику, который впервые устраивается на работу, какие документы нужны, в какие сроки следует действовать и какие особенности имеют бумажный и электронный форматы.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина: приём на работу, переводы, увольнения, награды и другие сведения, влияющие на стаж и пенсионные права. С 2021 года в России действует параллельная система: бумажная трудовая книжка и электронная трудовая книжка (ЭТК). Работник может выбрать один из форматов или вести оба одновременно.

Основные функции трудовой книжки

• Подтверждение непрерывного трудового стажа;
• Основание для начисления пенсии и социальных выплат;
• Документ, необходимый при трудоустройстве, получении кредита, оформлении визы и т.д.;
• Источник данных для государственных фондов (СФР, ПФР).

Когда нужно заводить трудовую книжку впервые

Трудовая книжка заводится при первом официальном приёме на работу, если у сотрудника ещё нет никакой трудовой истории (например, выпускник вуза, студент, человек, ранее работавший неофициально). Если у гражданина уже есть бумажная или электронная книжка, новый работодатель лишь вносит записи в существующий документ.

Исключения

• Сотрудники, работающие по гражданско‑правовым договорам (подряд, авторский договор) – трудовая книжка не заводится;
• Внешние совместители, если основное место работы уже имеет книжку – запись делается только по основному месту;
• Работники, выбравшие исключительно электронный формат и отказавшиеся от бумажного варианта – бумажная книжка не заводится.

Какие документы нужны для первого оформления

Перед тем как завести трудовую книжку, работодатель должен собрать минимальный пакет документов от сотрудника:

1. Паспорт гражданина РФ (страница с фото и пропиской);
2. СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта);
3. ИНН (при наличии – обязателен для налогового учёта);
4. Документы об образовании (диплом, аттестат, справка об обучении – если требуется по должности);
5. Военный билет (для мужчин призывного возраста – при необходимости);
6. Заявление о выборе формы трудовой книжки (бумажная, электронная или обе).

Все копии заверяются подписью сотрудника и печатью организации (если требуется внутренний регламент).

Пошаговая инструкция оформления бумажной трудовой книжки

Шаг 1. Выбор бланка

Для первой записи используется новый бланк трудовой книжки (форма ТД-2). Бланк приобретается в специализированных магазинах или у поставщиков канцелярии, имеющих лицензию на печать форм.

Шаг 2. Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан);
• Образование;
• Профессия, специальность (по трудовому договору);
• Дата приёма на работу;
• Подпись сотрудника и дата заполнения;
• Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации.

Шаг 3. Внесение записи о приёме на работу

В разделе «Сведения о работе» делается первая запись:

1. Номер записи (по порядку, начинается с 1);
2. Дата приёма;
3. Наименование организации (полное, как в учредительных документах);
4. Трудовая функция (должность, отдел, структурное подразделение);
5. Основание – номер и дата трудового договора, приказ о приёме;
6. Подпись ответственного лица и печать организации.

Шаг 4. Хранение и выдача на руки

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка выдаётся сотруднику под подпись в течение трёх рабочих дней после её заполнения. Если работник отказался от получения на руки, книжка остаётся у работодателя, но сотрудник получает письменное подтверждение о её ведении.

Шаг 5. Передача данных в СФР

Даже при ведении бумажной книжки сведения о приёме, переводе и увольнении обязаны передаваться в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде не позднее пяти рабочих дней с даты события.

Пошаговая инструкция оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)

Электронная трудовая книжка ведётся в информационной системе СФР. Работодатель не заполняет бумажный бланк, а вносит данные напрямую через личный кабинет или через специализированное ПО (1С, Контур.Эльба и т.п.).

Шаг 1. Получение согласия сотрудника

Сотрудник подаёт письменное заявление о выборе электронного формата (можно совместить с заявлением о приёме). Если сотрудник не выбрал форму, по умолчанию ведётся бумажная книжка.

Шаг 2. Внесение данных в систему СФР

В личном кабинете работодателя в разделе «Электронные трудовые книжки» выполняется:

• Создание нового сотрудника (ФИО, дата рождения, СНИЛС);
• Указание типа документа – «Электронная трудовая книжка»;
• Загрузка сканов документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом) – не обязательно, но рекомендуется для внутреннего контроля;
• Создание записи о приёме: указывается дата, номер и дата трудового договора, приказ, должность, подразделение;
• Подпись записи электронной подписью работодателя (УКЭП).

Шаг 3. Уведомление сотрудника

После внесения записи система автоматически формирует уведомление, которое направляется сотруднику в его личный кабинет на портале «Госуслуги» или в СФР. Сотрудник может в любой момент посмотреть свою ЭТК и запросить выписку.

Шаг 4. Хранение и обновление

Все последующие события (перевод, увольнение, награды) вносятся в ЭТК тем же способом. Бумажный дубликат не требуется, если сотрудник не запросил его expressly.

Шаг 5. Выдача выписки по требованию

По первому требованию сотрудника работодатель обязан в течение трёх рабочих дней выдать выписку из ЭТК (в бумажном виде или электронно через Госуслуги).

Выбор между бумажной и электронной формой

При первом оформлении важно учесть пожелания сотрудника и внутренние возможности компании:

Если компания уже использует ЭДО и имеет УКЭП, переход на электронный формат обычно более эффективен. Для небольших организаций или сотрудников, предпочитающих традиционный документ, бумажная книжка остаётся актуальной.

Сроки оформления трудовой книжки при первом приёме

Согласно статье 66 ТК РФ и приказу Минтруда России № 588н от :

• Трудовая книжка должна быть оформлена и выдана сотруднику не позднее пяти рабочих дней с даты приёма на работу;
• Если сотрудник отказался от получения на руки, запись всё равно делается в течение пяти дней, а книжка хранится у работодателя;
• Сведения о приёме передаются в СФР не позднее пяти рабочих дней с даты события.

Нарушение этих сроков может повлечь административную ответственность (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб для организации).

Ответственность за ошибки в трудовой книжке

Ошибки в записях (неверная дата, неправильное наименование организации, отсутствие подписи) считаются нарушением трудового законодательства и могут привести к:

• Отказу в назначении пенсии или пособия;
• Необходимости выдачи дубликата и внесения исправлений (согласно ст. 66 ТК РФ);
• Штрафам со стороны инспекции труда.

Для минимизации рисков рекомендуется:

1. Использовать образцы заполнения, утверждённые Минтрудом;
2. Проверять все данные дважды перед подписью;
3. Вести журнал учёта issued трудовых книжек (номер, дата выдачи, ФИО сотрудника);
4. При переходе на электронный формат – обеспечить наличие действующей УКЭП и обучить кадровый персонал работе с личным кабинетом СФР.

---

Полезные советы для кадровой службы

• Создайте чек‑лист приёма нового сотрудника, где первый пункт – «Собрать документы для ТК», второй – «Определить форму ТК», третий – «Внести запись в течение 5 дней».
• Храните шаблоны приказов и трудовых договоров с уже готовыми реквизитами организации – это ускорит оформление.
• Автоматизируйте передачу данных в СФР через интеграцию 1С или Контур.Эльба – так вы исключите ручные ошибки и задержки.
• Информируйте сотрудника о его правах получить выписку из ТК и о том, как пользоваться личным кабинетом Госуслуг.
• Проводите периодический аудит ведения трудовых книжек (раз в квартал) – проверяйте наличие всех записей, соответствие дат и подписей.

---

Оформление трудовой книжки сотруднику, который впервые устраивается на работу, – процедура, требующая внимательности и знания нормативных требований. Независимо от выбранного формата (бумажный или электронный) важно:

• Собрать полный пакет документов от сотрудника;
• Определить форму ведения ТК с учётом пожеланий работника и возможностей компании;
• Внести первую запись о приёме не позднее пяти рабочих дней;
• Передать сведения в СФР в установленные сроки;
• Обеспечить хранение, выдачу на руки и возможность получения выписки.

Соблюдение этих правил гарантирует соблюдение трудового законодательства, защищает права работника и избавляет организацию от возможных штрафов и споров в будущем. Если у вас остались вопросы – обращайтесь к актуальным нормативным актам (ТК РФ, приказы Минтруда, разъяснения СФР) либо к профессиональным юридическим консультантам.