Самое главное помнить: с 1 января 2024 года электронная трудовая книжка (ЭТК) является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность. Бумажный бланк выдается только в исключительных случаях, предусмотренных законодательством. Процесс «заведения» теперь чаще означает создание записи в электронном реестре.

Ключевые изменения и два основных сценария

В зависимости от наличия у сотрудника предыдущего трудового стажа действуют разные правила:

Сотрудник БЕЗ предыдущего опыта работы (студент, выпускник, человек впервые устраивающийся)

Это самый частый случай при «заведении» новой книжки. Бумажную книжку не оформляют. Вместо этого:

• Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней с даты приема на работу передать в Социальный фонд России (СФР) сведения о трудовой деятельности нового сотрудника.
• Эти сведения автоматически формируют электронную трудовую книжку в системе СФР.
• Сотрудник может в любой момент получить выписку из своей ЭТК через Госуслуги, личный кабинет на сайте СФР или в МФЦ.

Сотрудник С предыдущим опытом работы (имеет бумажную книжку)

Если у работника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка:

• Работодатель обязан принять ее и продолжить ведение.
• Одновременно с оформлением записи в бумажном бланке работодатель передает те же сведения в СФР для внесения в электронную книжку.
• Теперь у сотрудника ведется две параллельные записи: в бумажном бланке (который хранится у него) и в электронном реестре СФР.

Пошаговая инструкция по оформлению (на примере нового сотрудника без стажа)

Шаг 1: Сбор документов от сотрудника

Необходимо запросить и проверить:

• Паспорт гражданина РФ (для иностранцев — документ, подтверждающий право на работу).
• СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования).
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика).
• Документы об образовании (диплом, аттестат) и их нотариально заверенные переводы, если образование получено за рубежом.

Шаг 2: Оформление приема на работу

1. Подписать трудовой договор в письменной форме в двух экземплярах (один, сотруднику, второй — работодателю).
2. Издать приказ о приеме на работу (форма Т-1 или собственная, если в компании нет унифицированных форм). В приказе указываются все реквизиты, должность, структуру, условия оплаты.
3. Датой приема на работу считается день фактического начала работы, если иное не указано в договоре.

Шаг 3: Передача сведений в СФР (самое важное!)

Это и есть фактическое «заведение» электронной трудовой книжки.

• Работодатель (или уполномоченное лицо) обязан передать в СФР сведения о приеме на работу.
• Передача осуществляется в электронном виде через:
• Сервисы СФР (требуется ЭЦП).
• Интегрированные бухгалтерские и кадровые программы (1С, Контур.Эльба и др.).
• Госуслуги для бизнеса.
• Срок передачи: не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем приема на работу. Например, если сотрудник принят 10 марта, сведения нужно передать до 15 апреля.

Шаг 4: Информирование сотрудника

После того как СФР подтвердит получение данных и создаст запись:

• Работодатель должен уведомить сотрудника о том, что на него заведена электронная трудовая книжка.
• Сотрудник может сразу проверить наличие записи через личный кабинет на сайте СФР или Госуслуги.

Особенности ведения и заполнения

Для бумажной книжки (если выдается)

Бумажный бланк выдается только по письменному заявлению работника. При этом:

• В графе 13 (Особые отметки) делается запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».
• Сотрудник ставит свою подпись при получении.
• Записи в бумажной книжке (прием, увольнение, перевод) делаются черными, синими или фиолетовыми чернилами, без исправлений, помарок и сокращений.
• Если страницы одного из разделов заполнены, оформляется вкладыш. Он является неотъемлемой частью книжки и требует такого же правильного заполнения.

Для электронной книжки (основной формат)

• Все записи (прием, перевод, увольнение, отпуск, больничный) вносятся работодателем в СФР в течение 5 рабочих дней с даты события.
• Сотрудник в любой момент может получить официальную выписку из ЭТК. Это основной документ для предъявления в банк, при оформлении кредита, в консульство и т.д.
• Получить выписку можно:
  • Через личный кабинет на сайте СФР (бесплатно, в PDF).
  • Через Госуслуги (бесплатно, в PDF).
  • В МФЦ (платно, на бумажном бланке с печатью СФР).

Частые вопросы и ответы

В: Нужно ли заводить бумажную книжку новому сотруднику в 2026 году?

О: Нет, если у него нет предыдущего стажа. Бумажная книжка выдается только по письменному заявлению работника, который хочет ее иметь на руки. По умолчанию ведется только электронная.

В: Что делать, если у сотрудника уже есть старая бумажная книжка?

О: Принять ее от сотрудника, продолжить заполнять записями и одновременно передавать все сведения в СФР для электронной книжки. Бумажный бланк хранится у работника.

В: Кто отвечает за создание электронной книжки?

О: Полная ответственность лежит на работодателе. Несвоевременная или неверная передача сведений в СФР влечет административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ);

В: Как сотрудник может проверить, что его книжка создана?

О: Через личный кабинет на сайте СФР (sfr.gov.ru) или Госуслуги, в разделе «Электронная трудовая книжка». Доступ по СНИЛС и паролю (или через подтвержденную учетную запись Госуслуг).

Важные сроки и последствия нарушений

• 5 рабочих дней — на передачу сведений о приеме/увольнении/переводе в СФР.
• 15-е число следующего месяца — предельный срок для ежемесячной отчетности по всем сотрудникам.
• Несвоевременная передача — административный штраф для должностных лиц (от 5 000 до 50 000 руб.) и юридических лиц (от 50 000 до 100 000 руб.).
• Отсутствие записи в ЭТК может создать проблемы сотруднику при оформлении пенсии, кредита или трудоустройстве.

Процесс «заведения» новой трудовой книжки в 2026 году — это, по сути, административная процедура по передачу кадровых данных в СФР. Основное внимание уделяется правильному и своевременному оформлению трудового договора и приказа, а затем, безошибочной передаче сведений в электронном виде. Бумажный бланк становится второстепенным документом, выдаваемым по запросу.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется уточнять детали на официальных ресурсах СФР и Минтруда России.