Вопрос о том, какой документ необходимо получить сотруднику при увольнении, если у него ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК), часто возникает у HR‑специалистов, бухгалтеров и самих работников. В статье подробно разберём, какие справки выдаются, какие сведения в них содержатся и какие нормативные акты регулируют процесс.
Содержание - Нормативно‑правовая база
- Основной документ – справка о трудовой деятельности (форма СТД‑Р)
- Другие справки, которые могут потребоваться
- Порядок оформления справки при увольнении
- Образец справки СТД‑Р
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно‑правовая база
С 1 января 2023 года в России полностью перешли на электронный формат трудовой книжки. Основные нормативные документы, регулирующие выдачу справок при увольнении, включают:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84) – порядок прекращения трудового договора и выдача документов.
- Федеральный закон № 112‑ФЗ «О персональных данных» – защита и передача сведений о трудовой истории.
- Приказ Минтруда России от № 353н – ввод в действие формы СТД‑Р (Справка о трудовой деятельности).
- Приказ Минтруда России от № 424н – уточнение порядка заполнения и передачи данных в электронную трудовую книжку.
С справка по форме 182н (традиционная бумажная справка) отменена. Вместо неё используется форма СТД‑Р, которая автоматически формируется в системе ЭТК.
Основной документ – справка о трудовой деятельности (форма СТД‑Р)
При увольнении работника с электронной трудовой книжкой в обязательном порядке выдаётся справка о трудовой деятельности (далее – СТД‑Р). Эта справка подтверждает:
- ФИО работника, дату рождения и ИНН;
- Наименование организации‑работодателя, её ИНН и ОКПО;
- Даты начала и окончания трудового договора;
- Должность, структуру подразделения, штатный (или совместитель) статус;
- Размер заработной платы (оклад, тариф, надбавки) и сведения о премиях;
- Основания увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
- Сведения о наличии (или отсутствии) задолженности перед работодателем;
- Подтверждение, что все записи в электронной трудовой книжке завершены и закрыты.
Справка формируется автоматически в системе Электронной трудовой книжки (ЭТК) и может быть выдана в двух вариантах:
- Электронный документ – в виде PDF‑файла, подписанного электронной подписью организации.
- Печатный вариант – при необходимости (например, если работнику требуется бумажный документ для представления в государственные органы).
В тексте справки часто указывается фраза: «Справка выдана для предъявления по месту требования», что соответствует требованиям большинства государственных и частных учреждений.
Другие справки, которые могут потребоваться
В зависимости от целей, для которых работник нуждается в документе, могут потребоваться дополнительные справки:
3.1 Справка о доходах (справка‑2‑НДФЛ)
Выдаётся в случае, если сотрудник планирует оформить кредит, ипотеку или иные финансовые операции. Содержит сведения о доходах за последний календарный год.
3.2 Справка о командировках
Если в период работы сотрудник находился в командировках, иногда требуется отдельная справка, подтверждающая даты и цели командировок. Такие справки часто выдаются в виде .doc‑файлов (пример: «Справка о командировке», 31 КБ).
3.3 Медицинская справка при устройстве на работу
Не относится к увольнению, но иногда работник просит её в архиве для подтверждения предыдущих медицинских осмотров.
3.4 Справка о благонадёжности (кредитоспособности)
Запрашивается банками и другими кредитными организациями. Содержит информацию о наличии (или отсутствии) судимостей, задолженностей и т.п.
Порядок оформления справки при увольнении
Ниже представлена пошаговая инструкция для работодателя:
- Подготовка заявления работника – работник подаёт заявление об увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон или по инициативе работодателя).
- Проверка записей в ЭТК – HR‑специалист проверяет, что все записи о стажах, премиях, отпусках и дисциплинарных мерах корректно внесены.
- Формирование справки СТД‑Р – в системе ЭТК выбирается пункт «Сформировать справку о трудовой деятельности», указываются даты выдачи и цель (например, «для предъявления по месту требования»).
- Подписание документа – справка подписывается электронной подписью уполномоченного лица (директора, главного бухгалтера).
- Передача работнику – электронный вариант отправляется на электронную почту работника, а при необходимости – печатается и выдаётся в руки.
- Закрытие записи в ЭТК – после выдачи справки в системе ставится отметка «Трудовой договор завершён», а электронная книжка закрывается.
- Хранение копий – копия справки хранится в архиве организации в течение 5 лет (согласно требованиям ФНС).
Важно помнить, что срок выдачи справки не может превышать 5 рабочих дней с момента завершения трудового договора, иначе работодатель нарушает Трудовой кодекс.
Образец справки СТД‑Р (PDF)
Ниже приведён условный шаблон справки. В реальном документе все поля заполняются автоматически системой.
Справка о трудовой деятельности (форма СТД‑Р) ФИО работника: Иванов Иван Иванович Дата рождения: ИНН: 770123456789 Наименование организации: ООО «Пример», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678 Дата начала работы: Дата окончания работы: Должность: старший менеджер проекта Структурное подразделение: отдел разработки Штатный/совместитель: штатный Оклад: 120 000 ₽/мес. Надбавки: 15 % за выслугу лет Премии: 10 % от оклада (по результатам 2025 г.) Основание увольнения: по собственному желанию (заявление от ) Долги перед работодателем: отсутствуют Сведения о наличии/отсутствии судимостей: отсутствуют Справка выдана для предъявления по месту требования. Подпись руководителя: ______________________ (ЭЦП) Дата выдачи:
Для получения официального документа необходимо использовать систему ЭТК и электронную подпись, а не копировать шаблон вручную.
Часто задаваемые вопросы 6.1 Нужно ли работнику получать отдельную справку о закрытии электронного трудового книжки?
Нет. Информация о закрытии ЭТК автоматически фиксируется в системе и отражается в справке СТД‑Р.
6.2 Можно ли получить справку в бумажном виде, если у работника нет доступа к электронной почте?
Да. Работодатель обязан выдать печатный вариант справки по требованию работника.
6.3 Что делать, если в справке обнаружена ошибка?
Необходимо оформить исправление в системе ЭТК, а затем выдать новую справку. Ошибку следует исправить в течение 3 рабочих дней.
6.4 Требуется ли отдельная справка о доходах, если в справке СТД‑Р уже указана заработная плата?
Для банковских целей обычно требуется справка‑2‑НДФЛ, так как в ней указаны доходы за весь календарный год и удержанные налоги.
6.5 Как долго хранится справка СТД‑Р в архиве работодателя?
Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете», копии всех трудовых документов, включая справки, храняться минимум 5 лет.
При увольнении сотрудника, у которого ведётся электронная трудовая книжка, основной документ, который выдается – это справка о трудовой деятельности (форма СТД‑Р). С 2023 года традиционная форма 182н более не используется. Справка формируется автоматически в системе ЭТК, подписывается электронной подписью и может быть предоставлена в электронном или печатном виде.
Помимо СТД‑Р, в зависимости от потребностей работника, могут потребоваться дополнительные справки (о доходах, командировках, медицинские справки и т.д.). Главное – соблюдать сроки выдачи (не более 5 рабочих дней) и гарантировать корректность данных.
Соблюдение указанных процедур поможет избежать конфликтов с сотрудниками и контролирующими органами, а также упростит процесс закрытия трудовых отношений в условиях цифровой экономики.