Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь работника. Однако многие забывают, что она служит не только для фиксации периодов работы, но и для отражения достижений. Внесение записи о благодарности или поощрении, это важный этап, который может повлиять на будущую карьеру сотрудника, особенно при претензии на государственные награды или пенсию.

В данной статье мы подробно разберем, какие именно благодарности подлежат внесению, каков порядок действий работодателя и как правильно оформить запись, чтобы она имела юридическую силу.

Основания для внесения записи о поощрении

Согласно действующему законодательству Российской Федерации (в частности, ст. 66 Трудового кодекса РФ и Правилам ведения и хранения трудовых книжек), далеко не каждое слово признательности от руководителя должно попадать в трудовую книжку.

Запись вносится только при соблюдении следующих условий:

Наличие нормативной базы. Поощрение должно быть предусмотрено трудовым законодательством, коллективным договором или локальными нормативными актами организации (например, «Положением об оплате труда и премировании» или «Правилами внутреннего трудового распорядка»).
Причина поощрения. Запись вносится исключительно за успехи в работе. Благодарности личного характера (например, «за многолетнюю дружбу» или «за активное участие в жизни профсоюза», если это не связано напрямую с производственными результатами) в трудовую книжку не вносятся.
Наличие приказа. Любая запись базируется на официальном приказе (распоряжении) работодателя. Устная благодарность или простое благодарственное письмо без соответствующего приказа основанием для записи не являются.

> Важно: Если сотруднику вручена благодарность от внешних организаций (например, Благодарность Главы города или грамота от партнерской компании), работодатель не обязан и часто не имеет права вносить такую запись в трудовую книжку, так как это не является поощрением со стороны непосредственного работодателя. Такие награды фиксируются в личном деле сотрудника.

Виды поощрений, подлежащих внесению

В трудовую книжку могут быть внесены сведения о следующих видах поощрений (формулировка зависит от принятых в организации документов):

• Объявление благодарности;
• Выдача премии;
• Награждение ценным подарком;
• Награждение почетной грамотой;
• Занесение на Доску почета или в Книгу почета организации;

Законодательство не ограничивает работодателя в комбинировании видов поощрений. Например, сотрудник может одновременно получить денежную премию, ценный подарок и запись о благодарности в трудовую книжку.

Пошаговая инструкция: как правильно внести запись

Процедура оформления поощрения строго регламентирована. Ошибки в заполнении могут привести к признанию записи недействительной, что создаст проблемы работнику в будущем.

Шаг 1. Издание приказа
Руководитель организации издает приказ о поощрении сотрудника. В приказе должны быть указаны:

• ФИО сотрудника;
• Должность и структурное подразделение;
• Конкретные заслуги (за что поощряют);
• Вид поощрения (например, «объявить благодарность с занесением в трудовую книжку»);
• Дата и номер приказа.

Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

Шаг 2. Заполнение трудовой книжки
Запись вносится в раздел «Сведения о награждении (поощрении)». Заполнение производится чернилами черного, синего или фиолетового цвета (или печатается в электронном виде).

Порядок заполнения граф:
Графа 1 (№ п/п): Указывается порядковый номер записи в данном разделе.
Графа 2 (Дата): Прописывается дата поощрения (обычно совпадает с датой приказа). Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ).
Графа 3 (Сведения о награждении):

• Указывается должность сотрудника (без сокращения слова «должность»).
• Пишется фраза: «Награждается» или «Объявляется благодарность».
• Дословно воспроизводится текст из приказа, описывающий заслуги и вид поощрения.
• Пример: «Инженеру Петрову Ивану Сергеевичу объявлена благодарность за успешное завершение проекта «Север» и проявленную инициативу».

Графа 4 (Документ-основание): Указывается наименование документа (приказ), его номер и дата.

• Пример: «Приказ от № 45-к».

Шаг 3. Заверение и ознакомление

• Запись заверяеться подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется).
• Сотрудник ставит свою подпись в подтверждение ознакомления с записью.

Особенности оформления в 2026 году
В 2026 году продолжают действовать правила, утвержденные Постановлением Минтруда России, а также нормы о переходе на электронные трудовые книжки.

• Бумажные книжки: Если трудовая книжка ведется в бумажном виде, все вышеуказанные правила обязательны. Если место для записей в разделе «Награждение» закончилось, вшивается или вкладывается вкладыш. Первая запись о благодарности во вкладыше также начинается с графы №1, нумерация продолжается сквозная или начинается заново в зависимости от типа вкладыша (обычно нумерация внутри раздела вкладыша начинается заново, но лучше следовать инструкции к конкретному бланку).
• Электронные трудовые: Сведения о поощрениях вносятся в информационную систему Пенсионного фонда РФ работодателем в срок не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа. Электронная запись имеет ту же юридическую силу, что и бумажная.

Частые ошибки и как их избежать

Чтобы запись считалась valid (действительной), избегайте следующих ошибок:

• Сокращения. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «зам.» вместо «заместитель». Все слова пишутся полностью.
• Несоответствие тексту приказа. Формулировка в трудовой книжке должна дословно соответствовать приказу.
• Отсутствие основания. Запись без указания номера и даты приказа недействительна.
• Запись «чужих» наград. Не вносите грамоты от сторонних организаций, если они не оформлены приказом вашего работодателя как реакция на эти награды (что бывает редко).

Зачем это нужно работнику?

Многие скептически относятся к записям о благодарностях, считая их формальностью. Однако наличие таких записей:
Подтверждает высокую квалификацию и добросовестность сотрудника при поиске новой работы.
Может стать основанием для присвоения почетных званий (например, «Ветеран труда»), что дает право на дополнительные социальные льготы и надбавки к пенсии.
Влияет на решение комиссий при распределении жилья или путевок в некоторых организациях и отраслях.