Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. В России её ведение регулируется Трудовым кодексом РФ, а также рядом нормативных актов Минтруда и Минюста. Ниже приведён подробный разбор всех этапов введения, заполнения и хранения трудовой книжки, а также актуальные требования к её оформлению в 2026 году.
Законодательная база
- Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑1, 66‑2, 66‑3)
- Приказ Минтруда России от № 320н – «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»
- Постановление Минтруда и соцзащиты РФ от № 40 – «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек» (действует в новой редакции с 1 января 2024 г.)
- Постановление Минюста РФ от № 63748 – регистрация приказа Минтруда № 320н
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это официальная книга, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: дата начала работы, должность, стаж, причины увольнения, а также сведения о получении дубликата. Внутри каждой страницы находятся «бланки» (стороны), в которые вносятся записи о каждой смене работы.
Порядок введения трудовой книжки
Выдача первой книжки
- При приёме на работу работник получает новую трудовую книжку.
- В первой странице (первый бланк) записывается:
- ФИО работника
- Дата рождения
- Место рождения
- Серия и номер книжки
- Дата выдачи
- ФИО работодателя и его реквизиты
- Внутри первой страницы размещается пластиковая пломба с печатью работодателя.
Запись о начале работы
- В следующей свободной странице (или в следующем бланке) записывается дата начала работы, должность, вид деятельности и сведения о стаже.
- Запись должна быть подписана работодателем и работником.
- В случае трудоустройства по контракту, в записи указывается тип контракта (постоянный, временный, сезонный).
Переводы и изменения
- При переводе работника в другую должность, в том же подразделении, в следующей свободной странице фиксируется дата перевода, новая должность и причина.
- При переводе в другое подразделение, в том же месте работы, также фиксируется дата, новая должность и подразделение.
- При переводе в другое место работы фиксируется дата, новое место работы и должность.
- При изменении вида деятельности – дата, новый вид деятельности.
Увольнение
- При увольнении работника в следующей свободной странице фиксируется дата увольнения, причина (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон»).
- В конце книги в последней странице указывается дата увольнения и подпись работодателя.
Выдача дубликата
- Дубликат выдаётся по заявлению работника в случае потери, кражи или повреждения оригинала.
- В дубликате копируются все записи оригинала, а также добавляется запись о выдаче дубликата с датой и подписью работодателя.
- В дубликате также размещается новая пластиковая пломба.
Хранение трудовой книжки
Трудовая книжка должна храниться в надёжном месте, защищённом от огня, влаги и несанкционированного доступа. Внутри организации обычно хранится в кадровом отделе (кадровой службе) в специально отведённом шкафу с записями о каждом сотруднике.
Электронное хранение
- С 1 января 2024 г. в РФ разрешено вести электронный журнал трудовой книжки (ЭЖТК) в соответствии с приказом Минтруда № 320н.
- ЭЖТК должен быть совместим с системой электронного документооборота (СЭД) и иметь цифровую подпись.
- При переходе на электронный формат необходимо отсканировать оригинальную книжку и сохранить в системе с обязательной подписью руководителя.
- Электронный журнал должен быть доступен работнику по запросу (статья 66‑1 ТК РФ).
Формы и бланки
Для ведения трудовой книжки используються стандартные бланки, которые можно скачать в электронном виде:
- Шаблон трудовой книжки (PDF)
- Шаблон трудовой книжки (Word)
Внутри каждой страницы должны быть чётко обозначены поля: дата, должность, вид деятельности, причина перевода/увольнения, подписи и печати.
Проверка аутентичности
Пластиковая пломба в трудовой книжке может быть проверена с помощью ультрафиолетового свечения. Это позволяет подтвердить подлинность документа и избежать фальсификации.
Что делать со старыми бланками?
Если вы используете старый образец трудовой книжки, который был действителен до 2023 г., его можно продолжать использовать до тех пор, пока не понадобится новая. Однако с 1 января 2024 г. рекомендуется перейти на новый образец, утверждённый приказом Минтруда № 320н. Старые бланки можно хранить в архиве, но они не должны использоваться для новых записей.
Практические советы
- Всегда проверяйте, что в записи указана точная дата начала работы и должность.
- Не допускайте пропусков страниц – каждая новая запись должна идти в следующую свободную.
- Сохраняйте копии всех записей в электронном виде для быстрого доступа.
- При увольнении обязательно оформляйте акт о выдаче трудовой книжки.
- Регулярно проверяйте наличие и целостность пластиковой пломбы.
Правильное ведение трудовой книжки – это не только юридический долг работодателя, но и важный инструмент защиты прав работника. Соблюдение всех пунктов, изложенных в Трудовом кодексе и приказе Минтруда № 320н, гарантирует законность и прозрачность трудовых отношений. В 2026 году особое внимание стоит уделить переходу на электронный журнал трудовой книжки, который упрощает контроль и ускоряет доступ к информации.
Дата публикации: 21 мая 2026 г.