Трудовая книжка – традиционный документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Однако, с развитием технологий, появились альтернативные формы ведения учета трудовой деятельности. В данной статье мы рассмотрим, какие документы могут заменить бумажную трудовую книжку, какие правила перехода на электронный формат и как действовать в различных ситуациях.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – основной аналог

В настоящее время электронная трудовая книжка (ЭТК) является основным документом, заменяющим бумажную трудовую книжку. Она хранится в электронной базе данных Социального фонда России (СФР) и доступна работнику через портал Госуслуг или мобильное приложение.

Преимущества ЭТК:

• Удобство: Доступ к информации о трудовой деятельности в любое время и в любом месте.
• Безопасность: Защита от потери, повреждения или подделки.
• Экологичность: Отсутствие необходимости в бумаге.
• Автоматизация: Упрощение процессов ведения учета трудовой деятельности.

Как перейти на ЭТК:

Заявление: Сотрудник подает заявление работодателю о переходе на ЭТК;
Оформление: Работодатель регистрирует заявление в системе.
Доступ: Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или мобильное приложение.

Справка/выписка о трудовой деятельности

Справка/выписка о трудовой деятельности – это документ, который выдается работодателем по запросу работника. Он содержит информацию о периодах работы на данном предприятии, занимаемой должности, заработной плате и других сведениях.

Когда нужна справка/выписка:

• При увольнении.
• При поступлении на новую работу.
• Для подтверждения стажа.
• Для получения социальных выплат.

Как получить справку/выписку:

• Обратиться к работодателю с письменным запросом.
• Заказать справку/выписку через портал Госуслуг.

Дубликат трудовой книжки

Если оригинальная трудовая книжка утеряна, испорчена или не подлежит дальнейшему использованию, работодатель выдает дубликат.

Как получить дубликат:

Заявление: Необходимо подать заявление работодателю.
Документы: Приложить документы, подтверждающие факт утери или повреждения (например, заявление в полицию).
Заполнение: Работодатель заполняет дубликат на основании имеющихся данных.

Другие документы, подтверждающие трудовую деятельность

В некоторых случаях, в качестве подтверждения трудовой деятельности могут использоваться другие документы:

• Справки с прежних мест работы: Выдаются работодателем по запросу работника.
• Архивные данные: Получаются в архивах предприятий.
• Документы о профессиональном обучении: Сертификаты, дипломы, удостоверения.
• Договоры гражданско-правового характера: Если работа велась по договору, а не по трудовому договору.

Что нужно предъявить при приеме на работу?

При приеме на работу необходимо предъявить следующие документы:

• Паспорт гражданина РФ или иной документ, удостоверяющий личность.
• Трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (если она есть).
• Справки с предыдущих мест работы (если есть).

Важные моменты

• Копия трудовой книжки: Копия трудовой книжки может использоваться в качестве подтверждения трудового стажа, но она должна быть заверена работодателем.
• Передача трудовой книжки: Передавать трудовую книжку через бывших коллег работника нельзя.
• Сроки хранения: Трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы сотрудника.

В 2026 году бумажная трудовая книжка постепенно вытесняется электронной. Электронная трудовая книжка – это современный и удобный способ ведения учета трудовой деятельности, который обеспечивает безопасность и доступность информации. В большинстве случаев, для подтверждения трудовой деятельности достаточно ЭТК или справки/выписки о трудовой деятельности. В случае утери или повреждения оригинальной трудовой книжки, можно получить дубликат.