Вопрос о том, какие документы обязан предоставить соискатель при заключении трудового договора, часто вызывает споры. В популярном представлении «достаточно лишь паспорта и трудовой книжки». На деле законодательство РФ требует более полного набора бумаг, а в некоторых случаях допускаются исключения. В этой статье разберём, что именно предписано Трудовым кодексом, какие документы могут потребоваться в 2026 году и какие нюансы следует учитывать работодателям и соискателям.

Что говорит статья 65 Трудового кодекса РФ?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить:

1. Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
2. Трудовую книжку за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

Эти два документа действительно являются обязательными в большинстве ситуаций, однако статья 65 не охватывает весь спектр требований, установленных другими нормативными актами.

Какие дополнительные документы требуются по закону?

Помимо паспорта и трудовой книжки, в практике работодателей и в нормативных актах указаны следующие обязательные документы:

• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счёта) – требуется для начисления страховых взносов и оформления пенсионных прав. С 2024 года СНИЛС считается обязательным документом при приёме на работу.
• Справка о состоянии электронной трудовой книжки (форма СТД‑ПФР) – если у работника электронная трудовая книжка (ЭТК). В этом случае работник предъявляет справку, а работодатель вносит данные в свою кадровую систему.
• Документ, подтверждающий образование (диплом, сертификат, аттестат) – необходим, если он указан в требованиях к должности.
• Сведения о трудовой деятельности (справка с места предыдущей работы, копия записи в трудовой книжке) – требуются, когда трудовая книжка не предоставлена (например, первая работа).
• Для иностранных граждан – вид на жительство, миграционная карта, разрешение на работу и др.
• Для некоторых категорий работников – медицинская справка (например, для работы с пищевыми продуктами, в сфере образования, в охране труда).

*Список может варьироваться в зависимости от отрасли, характера выполняемых работ и требований конкретного работодателя, однако все перечисленные документы имеют законную основу.

Когда трудовая книжка не требуется?

Согласно ТК РФ, трудовую книжку можно не предъявлять в двух основных случаях:

1. Первая официальная работа. Если соискатель никогда ранее не был официально трудоустроен, у него может не быть трудовой книжки. В этом случае работодатель вносит запись в новую книжку, которую выдает работнику.
2. Совместительство. При заключении договора о совместительстве (вторая работа) трудовая книжка не обязательна, если она уже есть у работника от основной работы.

В 2026 году также вводятся исключения для электронных трудовых книжек. Если у работника ЭТК, он может предоставить только справку СТД‑Р (от предыдущего работодателя) или СТД‑СФР (от ПФР), а сама бумажная книжка не требуется.

Что ещё может потребовать работодатель?

Трудовой кодекс ограничивает перечень документов, которые работодатель имеет право требовать. Согласно постановлению Минтруда РФ от № 713н, работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные законом, например:

• Свидетельство о браке (если оно не связано с особенностями должности).
• Справку о доходах за последний год (если только не требуется в рамках проверки на соответствие требованиям должности).
• Кредитную историю, выписку из банка и т.п.

Требование таких документов может быть признано нарушением прав соискателя.

Пошаговый чек‑лист для соискателя

Шаг 1. Подготовьте основные документы

• Паспорт РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Трудовая книжка (если она есть).
• СНИЛС – проверьте актуальность номера.

Шаг 2. Уточните дополнительные требования работодателя

• Образование – диплом, сертификаты.
• Справка о состоянии ЭТК (при наличии электронной книжки).
• Медицинская справка (если работа связана с особенностями здоровья).

Шаг 3. Проверьте наличие копий

• Сделайте копии всех документов (паспорт, СНИЛС, диплом) – иногда работодатели требуют их для архива.
• Сохраните оригиналы в безопасном месте.

Шаг 4. Подготовьте заявление о приёме на работу

Заявление оформляется в свободной форме, указывая ФИО, желаемую должность, дату начала работы и подпись.

Что должен сделать работодатель?

1. Составить трудовой договор в соответствии с ТК РФ.
2. Оформить приказ (распоряжение) о приёме на работу – в нём указываются должность, условия труда, испытательный срок (если предусмотрен).
3. Внести запись в трудовую книжку работника (или в систему ЭТК).
4. Отправить уведомление в центр занятости населения (по требованию, если работник получает пособие).
5. Зарегистрировать сотрудника в ПФР и ФСС, используя СНИЛС.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: «Можно ли обойтись только паспортом, если у меня нет трудовой книжки?»

Да, если вы впервые устраиваетесь на работу. В этом случае работодатель оформит новую трудовую книжку и выдаст её вам.

Вопрос: «Нужен ли СНИЛС, если я уже предоставил трудовую книжку?»

СНИЛС обязателен независимо от наличия трудовой книжки, так как именно по нему начисляются страховые взносы и формируется пенсионный стаж.

Вопрос: «Можно ли предъявить только электронную справку СТД‑ПФР вместо бумажной трудовой книжки?»

Да. При наличии электронной трудовой книжки работник предоставляет справку о её состоянии (СТД‑Р или СТД‑СФР). Работодатель вносит данные в свою кадровую систему.

Вопрос: «Какие документы работодатель НЕ имеет права требовать?»

Согласно законодательству, работодатель не может требовать справки о семейном положении, кредитную историю, справки о доходах за прошлый год (если они не нужны для конкретной должности) и другие документы, не предусмотренные ТК РФ.

Утверждение «при приёме на работу необходимо предъявить только паспорт и трудовую книжку» не является полностью верным. Эти два документа действительно являются базовыми, но в большинстве случаев к ним добавляются СНИЛС, документы об образовании и, при необходимости, справка о состоянии электронной трудовой книжки. Исключения (первая работа, совместительство, электронная книжка) регулируются отдельными пунктами Трудового кодекса и подзаконных актов.

Для соискателей важно заранее собрать полный набор документов, а работодателям – строго соблюдать перечень, установленный законом, чтобы избежать правовых споров.

Дата актуализации: 21 мая 2026 г. | Источники: Трудовой кодекс РФ (статьи 65, 66.1), Приказ Минтруда РФ № 713н от , официальные разъяснения ПФР, Портал госуслуг.