Вопрос о том, какие документы нужны для внесения записи об изменении фамилии в трудовой книжке, часто возникает у сотрудников и кадровиков. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных нормативных актах и практике российских организаций.

Юридические основания для записи

Согласно статье 26 Трудового кодекса РФ (п. 26) и приказу Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. (с  г. в силу), запись об изменении фамилии в трудовой книжке производится на основании:

• паспортного документа с новой фамилией;
• документов, выданных органами ЗАГС: свидетельства о браке, расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества;
• свидетельства о рождении (если фамилия меняется в связи с изменением имени или отчества).

Важный момент: запись должна сопровождаться ссылкой на номер и дату документа, подтверждающего изменение фамилии.

Что нужно предоставить сотруднику

1. Заявление сотрудника о смене фамилии (письменное, подписанное сотрудником).
2. Оригинал документа, подтверждающего изменение фамилии:
   • Свидетельство о расторжении брака (если фамилия меняется после развода);
   • Свидетельство о смене фамилии (выданное ЗАГС);
   • Свидетельство о браке (если фамилия меняется в связи с браком).
3. Новый паспорт с обновленной фамилией (если применимо).
4. Свидетельство о рождении (если фамилия меняется в связи с изменением имени/отчества).

Если сотрудник представил одновременно свидетельство о расторжении брака и свидетельство о смене фамилии, запись в трудовой книжке должна основываться именно на документе о смене фамилии, поскольку он подтверждает окончательное изменение имени. Однако в случае, если сотрудник не получил свидетельство о смене фамилии, запись может быть сделана на основании свидетельства о расторжении брака, но в дальнейшем необходимо обновить запись при получении официального документа о смене фамилии.

Порядок внесения записи

1. Подготовка приказа руководителя (или распоряжения в произвольной форме) о внесении записи. В тексте приказа обязательно указывается, на основании каких документов будет произведена запись, а также ссылка на номер и дату этих документов.
2. Внесение записи в трудовую книжку по следующей схеме:

После внесения записи сотрудник подписывает её в присутствии руководителя (или уполномоченного лица). Важно, чтобы подпись была в том же месте, где указано «Подпись руководителя».

Образец записи (из КонсультантПлюс, 2026 г.)

Внесение в трудовую книжку записи об изменении фамилии

Дата записи:

Вид изменения: Изменение фамилии

Старое имя и фамилия: Иванов Иван Иванович

Новая фамилия: Петров

Основание: Свидетельство о смене фамилии № 123456 от 

Подпись руководителя: _________________________________

Что делать после внесения записи

• Обновить личную карточку сотрудника (внутренний документ кадрового учета).
• Обновить договор о трудовых отношениях (если в договоре указана фамилия).
• Обновить паспорт и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) в системе.
• В случае если запись внесена на основании свидетельства о расторжении брака, но позже получен документ о смене фамилии, необходимо внести дополнительную запись в трудовую книжку с указанием новой даты и основания.
• Отправить отчет о кадровых изменениях в Федеральную службу по труду и занятости (ФСТР) в соответствии с требованиями местного законодательства.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли внести запись в трудовую книжку, если сотрудник не получил свидетельство о смене фамилии?

   Да, можно, но запись будет основана на документе, подтверждающем изменение фамилии (например, свидетельство о расторжении брака). При получении официального свидетельства о смене фамилии необходимо внести дополнительную запись.

2. Нужно ли обновлять паспорт сразу после внесения записи?

   Обновление паспорта не является обязательным для внесения записи, но рекомендуется обновить паспорт в течение 30 дней, чтобы избежать конфликтов в документах.

3. Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о смене фамилии?

   Если фамилия меняется повторно, необходимо внести новую запись с указанием новой даты и основания. Старые записи сохраняются в книжке.

Внесение записи об изменении фамилии в трудовую книжку, простое, но важное кадровое мероприятие. Ключевые моменты:

• Запись производится на основании паспортного документа или документов ЗАГС (свидетельства о браке, расторжении брака, смене фамилии).
• Нужен заявление сотрудника и оригиналы документов.
• Приказ руководителя должен содержать ссылку на номер и дату подтверждающего документа.
• После внесения записи обновить все связанные документы (личная карточка, договор, паспорт).

Следуя указанному порядку, вы избежите ошибок и обеспечите корректность кадровой документации.