Вопрос о том, какие документы о поощрении работников следует фиксировать в трудовой книжке, часто вызывает затруднения у HR‑специалистов и руководителей. Ниже представлено подробное разъяснение, основанное на действующем Трудовом кодексе РФ, приказах Министерства труда и практике бухгалтерии.
Что такое «грамота» в контексте трудовой книжки?
Под грамотой в данном контексте понимается официальный документ, выдаваемый работодателем в качестве формы поощрения. К таким документам относятся:
- Почетные грамоты
- Нагрудные знаки, значки
- Дипломы
- Наградные значки и т.п.
Грамоты могут быть как почетными, так и просто служебными (без указания номера приказа). Главное – наличие основания для их выдачи.
Нормативная база
В соответствии с ч. 4 ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о:
- Выполняемой работе
- Переводах на другую постоянную работу
- Увольнении работника
- Основаниях прекращения трудового договора
- Награждениях за успехи в работе
Приказ Минтруда России от № 320н (утверждена форма и порядок ведения трудовых книжек) конкретизирует, какие сведения о награждении следует вносить.
Какие сведения о награждении вносятся в трудовую книжку?
Согласно практике и рекомендациям КонсультантПлюс, в графе 3 трудовой книжки указываются:
- Кто был награжден (ФИО сотрудника)
- Какая награда (почетная грамота, нагрудный знак и т.д.)
- За какие достижения (пример: «за выдающиеся результаты в выполнении плана», «за многолетний стаж работы»)
В графе 4 указывается:
- Наименование документа, на основании которого произведена запись (например, Приказ № 123 от )
- Дата и номер приказа
- Если документ не имеет номера (например, благодарность без приказа), указывается «без приказа» или «постановление руководителя»
Примеры заполнения
Графа 3: Иванов Иван Иванович – почетная грамота – за многолетний стаж работы и высокий профессионализм. Графа 4: Приказ № 45 от (или «Благодарность руководителя от »).
Нужно ли вносить запись о просто грамоте отдела?
Ответ на вопрос из исходного текста: да, запись о выдаче грамоты отдела должна быть внесена в трудовую книжку, даже если на грамоте отсутствует номер приказа.
Если документ не имеет номера приказа, то в графе 4 указывается:
- Наименование документа – «Благодарность руководителя»
- Дата выдачи
- Примечание «без приказа»
Таким образом, в запись о простой грамоте вносятся те же сведения, что и о почетной грамоте, лишь меняется форму документа.
Как оформить запись, если грамота была получена в прошлом (например, в 1993 году)?
Если запись не была внесена вовремя, её можно добавить позже. При этом следует соблюдать:
- Заполнить графы 3 и 4 в соответствии с требованиями (см. пункт 2).
- Указать дату выдачи грамоты и, если известна, дату и номер приказа (если он имеется).
- При отсутствии приказа – указать «без приказа» и дату выдачи.
Важно, чтобы запись была подтверждена оригиналом грамоты (или её копией) и, при необходимости, справкой из кадрового отдела.
Какие виды поощрений фиксируются в трудовой книжке?
Согласно п. 4 ст. 66 ТК РФ и Приказу № 320н, в трудовую книжку вносятся сведения о следующих видах поощрений:
- Почетные грамоты
- Нагрудные знаки и значки
- Дипломы
- Поощрения, предусмотренные законодательством РФ
- Поощрения, предусмотренные коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами
Таким образом, почетные грамоты – это лишь один из вариантов. Другие формы поощрения также фиксируются, если они оформлены официально.
Краткое резюме
Для удобства можно оформить чек‑лист:
- Получить оригинал грамоты (почетную, благодарность, нагрудный знак и т.д.).
- Определить, есть ли у документа номер приказа.
- Заполнить графу 3 – ФИО, вид награды, основание награждения.
- Заполнить графу 4 – название документа, дату, номер (или пометку «без приказа»).
- Сохранить копию грамоты в личном деле сотрудника.
Соблюдая эти правила, вы гарантируете соответствие трудовых книжек требованиям законодательства и избежите проблем при проверках.
Обновлено: 02:54:13