Сегодня 22 мая 2026 года Роструд продолжает активно осуществлять контроль за соблюдением трудового законодательства в организациях всех форм собственности. Понимание того, какие именно документы могут стать предметом проверки, помогает работодателям заранее подготовиться и минимизировать риски штрафов и предписаний.

Общие сведения о Роструде

Государственная трудовая инспекция (Роструд) – федеральный орган исполнительной власти, отвечающий за:

• контроль соблюдения трудового права;
• защиту прав и законных интересов работников;
• профилактику и пресечение нарушений в сфере труда.

Проверки могут быть плановыми (по утверждённому графику) и внеплановыми (по сигналам, жалобам, выявленным рискам). Внеплановые проверки часто инициируются после обращений сотрудников, сообщений в СМИ или выявления косвенных признаков нарушений (например, неоформленных самозанятых).

Категории документов, которые проверяет Роструд

Документы, подтверждающие трудовые отношения

• Трудовые договоры (включая срочные и сезонные);
• Дополнительные соглашения к трудовым договорам;
• Приказы о приёме, переводе, отпуске и увольнении;
• Трудовые книжки (или их электронные аналоги) и сведения о работе;
• Соглашения о конфиденциальности, неконкуренции и другие вспомогательные соглашения.

Документы по оплате труда

• Штатное расписание;
• Табели учёта рабочего времени;
• Расчётные листки (выписки из платёжных ведомостей);
• Документы о начислении и выплате заработной платы, премий, надбавок и компенсаций;
• Сведения о соблюдении минимального размера оплаты труда (МРОТ) и отраслевых тарифов.

Документы по охране труда и технике безопасности

• Положения о системе управления охраной труда;
• Инструкции по охране труда (общие и по конкретным профессиям);
• Журналы учёта инструктажей (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, целевой);
• Акты о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ);
• Документы о выдаче и использовании средств индивидуальной защиты (СИЗ);
• Журналы учёта несчастных случаев и профессиональных заболеваний;
• Планы мероприятий по улучшению условий труда.

Документы по рабочему времени иу

• Графики сменности и сменные расписания;
• Заявления о предоставлении отпусков (оплачиваемых, без сохранения заработка, учебных и др.);
• Документы о сверхурочной работе (приказы, согласие работников, оплата сверхурочных);
• Документы о предоставлении перерывов для отдыха и питания.

Документы по социальному обеспечению и льготам

• Сведения о выплатах пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам;
• Документы о предоставлении льгот и компенсаций (например, за вредные условия труда);
• Отчёты о целевом использовании средств социального страхования.

Документы, связанные с иностранными работниками

• Разрешения на работу и патенты;
• Трудовые договоры с указанием условий, соответствующих законодательству о привлечении иностранной рабочей силы;
• Уведомления миграционным органам о заключении и расторжении трудовых договоров.

Пример из практики: внеплановые проверки в Нижегородской области

Согласно информации из открытых источников (дата – ), Роструд инициировал внеплановые проверки шести нижегородских предприятий, где выявлены риски:

• использование инженерно‑технических работников (механиков, мастеров) в качестве стропальщиков без соответствующего обучения и оформления;
• отсутствие должного оформления трудовых отношений с самозанятыми лицами;
• нарушения в учёте рабочего времени и выплате сверхурочных.

В ходе этих проверок инспекторы запрашивали именно те документы, которые перечислены выше: трудовые договора, приказы о допуске к работе с грузоподъёмными механизмами, журналы инструктажей по стропальным работам, табели учёта времени и расчётные листки.

Рекомендации для работодателей

1. Регулярно обновлять внутреннюю документацию. Проверяйте актуальность трудовых договоров, приказов и инструкций хотя бы раз в квартал.
2. Вести электронный учёт. Использование систем кадрового учёта облегчает быстрый доступ к нужным документам при проверке.
3. Обучать ответственных сотрудников. Кадровые специалисты и руководители должны знать, какие документы требуются в различных ситуациях (приём, перевод, отпуск, увольнение, привлечение к сверхурочной работе).
4. Проводить внутренние аудиты. Самостоятельные проверки помогут выявить пробелы до прихода инспекторов.
5. Сохранять документы требуемый срок. Трудовые договоры и приказы хранятся минимум 50 лет, а документы по охране труда – 45 лет (в зависимости от типа документа).

Роструд проверяет широкий спектр документов, охватывающих все аспекты трудовых отношений: от оформления приёма и выплаты заработной платы до обеспечения безопасности труда и учёта рабочего времени. Знание того, какие именно документы могут быть запрошены, позволяет организациям не только успешно проходить проверки, но и создавать более прозрачную и безопасную рабочую среду для своих сотрудников.