С 1 января 2020 г. в России действует Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (ФЗ‑№ 146-ФЗ), который заменил бумажную трудовую книжку на цифровой формат. В 2022 г. закон уточнил, что все работники, которые трудоустраиваются впервые, обязаны получать электронную трудовую книжку. Ниже разберём, какие сроки применяются к разным видам кадровых изменений и как правильно вести ЭТК.
Общие принципы ведения ЭТК
- Ведение ЭТК осуществляется работодателем в электронном виде через систему «Портал государственных услуг» или через специализированные сервисы.
- Все сведения о работе сотрудника (дата приема, перевод, увольнение, изменение должности, изменение ФИО, СНИЛС и т.д.) фиксируются в ЭТК.
- При наличии бумажной трудовой книжки (если работник не отказался от неё) новые работодатели продолжают вести её по общим правилам, но данные в бумажной и электронной версии должны совпадать.
- Сведения, которые вносит работодатель, проверяются и подтверждаются Пенсионным фондом (ПФ) и Фондом социального страхования (ФСС).
Сроки внесения записей в ЭТК
Сроки, установленные Трудовым кодексом РФ (ст. 66) и ФЗ‑146-ФЗ, одинаковы как для бумажной, так и для электронной трудовой книжки. Ниже перечислены основные случаи и их сроки:
- Приём на работу – запись о приёме в ЭТК должна быть внесена в течение 5 рабочих дней с даты начала трудового договора. Если работник пришёл в понедельник, то запись должна быть сделана до пятницы того же календарного периода.
- Перевод на новую должность – аналогично приёму, запись о переводе вносится в течение 5 рабочих дней с даты начала работы на новой должности.
- Увольнение – сведения о прекращении трудового договора необходимо передать в ПФ не позднее рабочего дня, следующего за датой увольнения. В ЭТК запись об увольнении фиксируется в тот же день, но подтверждение ПФ должно быть получено в ближайший рабочий день.
- Изменение ФИО, СНИЛС, адреса – запись об изменении вносится в течение 5 рабочих дней с момента получения соответствующего заявления.
- Изменение формы трудовой книжки (переход на электронную) – если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, переход на ЭТК осуществляется в течение 5 рабочих дней после получения заявления о переходе.
Особенности сроков для новых сотрудников
С 1 января 2022 г. все работники, которые трудоустраиваются впервые, обязаны получать электронную трудовую книжку. В этом случае:
- Запись о приёме в ЭТК вносится в течение 5 рабочих дней с даты начала работы.
- Если работник не согласился отказаться от бумажной трудовой книжки, то обе версии ведутся параллельно, но данные в обеих копиях должны совпадать.
Практические рекомендации по соблюдению сроков
- Установите внутренние контрольные даты – например, 3 дня после события, чтобы убедиться, что запись уже внесена.
- Периодически проверяйте электронный журнал – убедитесь, что все данные совпадают с бумажной трудовой книжкой (если она есть).
- При возникновении задержек обратитесь в ПФ и уточните статус внесения записи.
- Для крупных организаций рекомендуется использовать систему автоматизированного учета кадров, которая автоматически генерирует уведомления о сроках.
Что делать, если срок пропущен?
Если запись в ЭТК была внесена позже установленного срока, то:
- Работодатель обязан сразу же внести запись и уведомить ПФ о задержке.
- В случае повторных нарушений возможны штрафы и административные санкции.
- Для сотрудника это может повлиять на расчёт пенсионных накоплений и права на социальные выплаты.
Сроки в Украине (сравнительный пункт)
В Украине до 10 июня 2026 г. работники должны оцифровывать бумажную трудовую книжку. С 10 июня 2026 г. учет трудового стажа будет осуществляться полностью в электронном виде. Сроки внесения записей в Украине аналогичны российским: 5 рабочих дней для приёма, перевод, увольнение – в течение следующего рабочего дня.
Ведение электронных трудовых книжек упрощает работу с кадровыми данными и повышает прозрачность. Однако соблюдение сроков внесения записей остаётся критически важным. Работодатели должны:
- Понимать юридические требования к срокам (5 рабочих дней для большинства изменений, 1 рабочий день для увольнения).
- Обеспечивать своевременное внесение записей в ЭТК.
- Проверять соответствие бумажной и электронной версий (если они существуют).
- В случае задержек оперативно реагировать и информировать ПФ.
Соблюдение этих правил гарантирует правильный расчёт стажа, своевременное начисление пенсий и минимизирует риски административных штрафов.