При увольнении сотрудника работодатель обязан не только оформить соответствующие кадровые документы‚ но и выдать трудовую книжку (или её электронную форму). Нарушение сроков выдачи может привести к штрафу и признанию увольнения незаконным. В статье подробно разбираем‚ какие документы нужны‚ как оформлять запись в книжке и какие сроки соблюдать в 2026 году.
Какие документы выдавать при увольнении в 2026 году
Согласно ТК РФ ст. 84.1 и рекомендациям КонсультантПлюс‚ в пакет обязательных документов входит:
- Трудовая книжка (или выписка из неё в электронном формате);
- Справка о заработной плате (форма 2‑НДФЛ);
- Справка о расчёте (STD‑R) при необходимости;
- Пояснительная записка о причинах увольнения (если требуется);
- Документы‚ подтверждающие выдачу (журнал регистрации движения трудовых книжек).
Если сотрудник увольняется по собственному желанию‚ достаточно предоставить стандартный пакет‚ но трудовую книжку выдать обязательно в день увольнения.
Электронная трудовая книжка
С 2024 года возможна полностью электронная форма трудовой деятельности. При увольнении:
- Сотрудник получает уведомление о расторжении трудового договора.
- Работодатель в течение трёх рабочих дней с момента обращения сотрудника выдаёт электронную выписку из трудовой книжки.
- В форму ЕФС‑1 в подразделе 1;1 вносится информация о прекращении трудового договора.
Электронный документ имеет ту же юридическую силу‚ что и бумажный‚ но требует подтверждения получения (подпись в электронном журнале).
Порядок внесения записи об увольнении в трудовую книжку
Запись в книжке оформляется согласно алгоритму‚ рекомендованному Министерством труда:
- Номер записи – арабскими цифрами (например‚ 15).
- Дата увольнения – с нулем‚ формат дд.мм.гггг .
- Указать‚ что увольнение произошло по собственному желанию (или иное основание).
- Сделать отметку о последнем дне работы‚ который совпадает с датой в пункте 2.
- При увольнении «прямо из отпуска» указывается последний отпускной день.
Пример оформления:
– Увольнение по собственному желанию. Последний рабочий день – .
Подтверждение получения
После того как запись сделана‚ в журнале регистрации движения трудовых книжек фиксируется факт выдачи:
- Факт выдачи – «выдана»;
- ФИО получателя – полностью;
- Дата выдачи – с указанием числа и месяца;
- Подпись получателя.
Это подтверждает‚ что документ передан в установленный срок и исключает риск задержки.
Сроки выдачи трудовой книжки
Согласно практике КонсультантПлюс и судебной практике‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). Если это невозможно‚ выдача должна произойти не позднее трёх рабочих дней со дня обращения сотрудника.
| Ситуация | Срок выдачи |
|---|---|
| Сотрудник присутствует в офисе | В день увольнения |
| Сотрудник отдал документ по почте | В течение 3 рабочих дней после запроса |
| Электронная форма | Не позднее 3 рабочих дней с момента обращения |
Задержка выдачи более чем на три рабочих дня влечёт штраф в размере 0‚5 % от среднемесячного заработка за каждый день задержки‚ а также возможность признания увольнения незаконным.
Как оформить выдачу в журнале регистрации
Для контроля и аудита рекомендуется вести отдельный журнал движения трудовых книжек. При выдаче вносятся следующие данные:
- Номер записи в журнале;
- ФИО сотрудника;
- Дата выдачи;
- Подпись получателя;
- Примечание «выдана» или «не получена».
Пример строки журнала:
№ 27 – Иванов И.И. – – выдача – подпись: __________
Частые ошибки и как их избежать
Чтобы избежать проблем‚ следуйте этим рекомендациям:
- Не откладывайте выдачу – оформите запись сразу после подписания приказа об увольнении.
- Проверьте соответствие даты увольнения последнему дню работы.
- Укажите основание увольнения (по собственному желанию‚ по соглашению сторон и т.д.).
- Сохраняйте копию приказа и другие сопроводительные документы.
- Фиксируйте факт получения в журнале – подпись сотрудника обязательна.
Что делать‚ если сотрудник не может забрать книжку лично?
Если работник не может лично получить документ‚ он может:
- Получить её по почте – в этом случае в журнале фиксируется «выдана по почте» и указывается дата отправки.
- Попросить выслать электронную выписку – в этом случае необходимо подтверждение получения (электронная подпись или подтверждение по e‑mail).
Важно зафиксировать все действия в журнале и уведомить сотрудника о способе выдачи.
Выдача трудовой книжки – обязательный элемент процедуры увольнения. Соблюдайте следующие ключевые правила:
- Выдача должна произойти в день увольнения или не позднее трёх рабочих дней после обращения.
- В книжке обязательно указываются номер записи‚ дата увольнения и основание.
- Факт выдачи фиксируется в журнале движения трудовых книжек с подписью сотрудника.
- При использовании электронной формы соблюдайте требования ЕФС‑1 и сроки её заполнения.
Соблюдение этих требований защитит работодателя от штрафов‚ судебных споров и обеспечит корректную работу кадрового документооборота.
Автор: кадровый консультант‚ 2026 год.