С 1 января 2021 года в России постепенно внедряется система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2024 года для большинства работодателей ведение ЭТК стало обязательным. Это кардинально изменило перечень документов, которые организация обязана выдать сотруднику в день увольнения.

Главный принцип: бумажная трудовая книжка (ТК) больше не выдается, если все сведения о трудовой деятельности работника ведутся исключительно в электронном виде в государственной информационной системе «Труд» (ГИС «Труд»). Вместо нее работнику предоставляется выписка из электронной трудовой книжки по установленной форме.

Ключевой документ: Выписка из ЭТК (форма СТД-Р)

Это основной документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. Он содержит всю историю трудовой деятельности работника у данного работодателя.

Что содержит выписка СТД-Р:

• ФИО, дата рождения, СНИЛС работника.
• Наименование работодателя (с изменениями, если были).
• Даты приема на работу, переводов, увольнения.
• Должности (специальности, профессии).
• Основание для каждого события (приказ, номер, дата).
• Подпись ответственного лица работодателя и печать (при наличии).

Когда выдается: Выписка СТД-Р выдается обязательно в день увольнения (последний рабочий день) по письменному заявлению работника или автоматически при увольнении. Работодатель не вправе отказать.

Важно: Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, то запись об увольнении вносится и в нее, и в ЭТК. В этом случае на руки выдается бумажная ТК с последней записью.

Стандартный пакет документов при увольнении (для всех)

Помимо выписки из ЭТК, работнику в день увольнения должны быть предоставлены:

Расчетный листок

Документ с детальной расшифровкой всех начислений (оклад, премии, отпускные, компенсации) и удержаний (НДФЛ, алименты, профвзносы) за расчетный период и в день увольнения. Обязателен для всех работников.

Справки из СФР (ПФР)

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о его страховом стаже и начисленных пенсионных взносах. Это делается путем:

• Выписки из раздела 3 «Сведения о страховом стаже застрахованного лица» (форма СЗИ-СТАЖ). Это основной документ, подтверждающий стаж.
• Выписки из лицевого счета застрахованного лица (форма СЗИ-ЛСТВ).

Эти выписки формируются в ГИС «Труд» и могут быть предоставлены в бумажном или электронном виде (через личный кабинет на портале Госуслуг или ПФР).

Трудовая книжка в бумажном виде (если есть)

Если работник вел бумажную трудовую книжку до перехода на ЭТК или имеет ее по иным основаниям (например, уволен до 2021 года), то при увольнении ему выдается эта книжка с внесенной записью об увольнении.

Порядок и форма выдачи документов

Сроки

Все документы (выписка СТД-Р, расчетный листок, справки) должны быть предоставлены работнику в день увольнения (в последний рабочий день) против расписки. Если работник не явился, документы направляются ему заказным письмом с уведомлением в течение 3 рабочих дней со дня увольнения (ст. 66.1 ТК РФ).

Форма предоставления

Документы могут быть выданы:

• В бумажном виде (распечатанные выписки, справки).
• В электронном виде (через личный кабинет на портале Госуслуг, работодателя или в виде файлов на электронном носителе) – только с письменного согласия работника.

Описи входящих и исходящих документов

Для защиты от претензий рекомендуется составлять описи врученных документов. При выдаче документов на руки работник подписывает опись, где перечислены все выданные бумаги (выписка СТД-Р, расчетный листок и т.д.). При отправке заказным письмом опись вкладывается в конверт.

Что НЕ выдается автоматически при увольнении с ЭТК?

Некоторые справки и документы выдаются только по письменному заявлению работника, а не в обязательном порядке при увольнении:

• Справка СТД-СФР (форма СЗИ-ПФР) – справка о страховом стаже для предъявления в другие организации. В отличие от выписки СТД-Р, она не является обязательной к выдаче при увольнении, но предоставляется по запросу.
• Копии приказов о приеме, переводе, поощрении и других документов, касающихся работника. Выдаются только по письменному заявлению.
• Копия трудового договора. Выдается по заявлению.

Ответственность работодателя

Невыдача или несвоевременная выдача документов при увольнении (выписки из ЭТК, расчетного листка, справок) влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 5 000 до 50 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для юридических лиц.

Кроме того, задержка выдачи документов может стать основанием для работника требовать компенсацию за вынужденный прогул (если из-за этого он не смог устроиться на новую работу) или восстановления на работе через суд.

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжкой основной и обязательный документ – это выписка по форме СТД-Р. Она полностью заменяет бумажную трудовую книжку. Вместе с ней в день увольнения должны быть предоставлены расчетный листок и справки о стаже из СФР. Все остальные документы (копии приказов, справка СТД-СФР) выдаются только по отдельному письменному заявлению работника.

Для минимизации рисков работодателю рекомендуется:

1. В день увольнения подготовить полный пакет документов.
2. Составить опись врученных документов с подписью работника.
3. При отсутствии работника – отправить пакет заказным письмом с уведомлением в течение 3 дней.
4. Хранить копии всех выданных документов в личном деле.

Источники: Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, 84.1), Приказ Минтруда России от № 713н, разъяснения ПФР и Роструда.