Несмотря на активную цифровизацию и переход на электронные трудовые книжки, бумажный вариант до сих пор играет важную роль в кадровом делопроизводстве России․ С 2021 года при приёме на работу специалистам по кадрам в большинстве случаев необходимо заполнять именно электронные трудовые книжки․ Однако ситуация с бумажными экземплярами имеет свои нюансы, которые важно знать как работодателям, так и самим сотрудникам․
Когда можно вести бумажную трудовую книжку?
Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законодательством, если работник не подал письменное заявление об отказе от бумажной книжки․ Это означает, что при отсутствии такого заявления работодатель обязан оформить сотруднику традиционный бумажный документ․
- Если работник хочет получить бумажную книжку — он должен заявить об этом․
- При отсутствии заявления об отказе от бумажного носителя работодатель оформляет электронную книжку․
Новые бланки с 2023 года
С 2023 года все бумажные трудовые книжки, которые оформляются впервые или после утери, должны быть сделаны на новых, утверждённых бланках․ Это требование направлено на унификацию и защиту от подделок․ Старые бланки, выпущенные до 2023 года, больше не используются для первичного оформления․
Роль бумажной книжки как резервного источника
Как отмечают эксперты, в ряде случаев бумажная трудовая книжка может быть единственным источником информации не только о трудовом стаже россиянина, но и о имеющихся льготах, начислениях и других данных․ Это особенно актуально для:
- Пенсионных органов при назначении страховых пенсий․
- Случаев, когда электронная система временно недоступна․
- Работников, чья электронная книжка не была создана или в ней есть технические ошибки․
Изменения в правилах ведения от Минтруда
Министерство труда и социальной защиты РФ планирует изменить правила ведения трудовых книжек․ Цель реформы — исключить избыточные требования и устаревшие сведения из документа․ Это должно упростить как для работодателей процесс заполнения, так и для работников — чтение и понимание своих данных․
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Наличие у работника электронной трудовой книжки подтверждается на основании его письменного заявления․ Без такого заявления работодатель не вправе отказать в оформлении бумажного документа․ Заявление хранится в личном деле сотрудника․
С какого года оформляется электронная трудовая книжка?
Электронные трудовые книжки начали оформляться с 2021 года для вновь принимаемых на работу граждан․ Однако для тех, кто уже имел бумажную книжку на тот момент, переход происходит только при их заявлении или в случае утери/порчи старого документа․
Таким образом, бумажная трудовая книжка в 2026 году продолжает существовать как легитимный и часто необходимый документ․ Ключевые моменты, которые нужно помнить:
- Бумажный вариант оформляется при отсутствии заявления об отказе от него․
- Все новые бумажные книжки — только на обновлённых бланках с 2023 года․
- Она служит важным резервным и подтверждающим документом․
- Минтруд работает над упрощением правил ведения․
При любых вопросах по оформлению трудовых книжек следует обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ и официальным разъяснениям Минтруда․