Важно! С 2021 года ведение трудовых книжек в России регулируется Постановлением Правительства РФ № 794. Запись о поощрении — это официальное подтверждение ваших профессиональных достижений, которое может повлиять на карьеру, размер пособий или конкурсный отбор.
Какие поощрения заносятся в трудовую книжку?
В раздел «Сведения о награждениях» вносятся только те поощрения, которые оформлены официальным распорядительным документом (приказом, распоряжением) работодателя. К ним относятся:
- Благодарность (письменная, с занесением в книжку).
- Почетная грамота (или иная грамота).
- Премия (если она оформлена как награждение, а не просто выплата).
- Почетное звание (например, «Ветеран труда»).
- Ценный подарок (при наличии соответствующего приказа).
- Благодарственное письмо (если работодатель принял решение о его занесении в книжку).
Важно: Сам факт получения премии без оформления отдельного приказа о награждении не вносится в этот раздел. Премия отражается только в разделе «Сведения о работе» как часть заработной платы.
Порядок заполнения: пошаговая инструкция
Процесс состоит из трех ключевых этапов:
Оформление основного документа
Работодатель издает приказ (распоряжение) о поощрении. В нем обязательно указываются:
- Дата и номер документа.
- ФИО работника и его должность.
- Основание для поощрения (например, «за безупречную работу в 2025 году»).
- Вид поощрения (благодарность, грамота и т.д.).
Заполнение раздела «Сведения о награждениях»
Запись делается от руки (в бумажной книжке) или в электронном виде. Структура записи строго регламентирована.
Образец записи о поощрении (благодарность) в трудовой книжке
| Графа | Что указывать | Пример заполнения |
|---|---|---|
| Дата | Дата издания приказа о поощрении. | |
| Наименование награждения | Точное название награды из приказа. | Благодарность |
| Кем награжден | Полное наименование организации-работодателя. Если есть, указывается и сокращенное название. | Общество с ограниченной ответственностью «ТехноПрогресс» ООО «ТехноПрогресс» |
| Номер и дата документа | Номер и дата приказа/распоряжения, на основании которого внесена запись. | Приказ № 145-к от |
Подпись и печать
Запись завершается:
- Подписью ответственного лица (обычно начальника отдела кадров или директора).
- Печатью организации.
Особенности заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК) с 2026 года
С 2026 года все новые трудовые книжки ведутся в электронном формате. Процесс аналогичен, но с цифровыми нюансами:
- Запись вносится в раздел «Сведения о награждениях» ЭТК через СЗВ-ТД.
- Обязательно указывается номер и дата приказа.
- В графе «Кем награжден» указывается полное наименование организации-работодателя.
- Электронная запись имеет уникальный идентификатор и подпись с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя.
Если у работника есть бумажная трудовая книжка, а работодатель перешел на ЭТК, то запись о новом поощрении вносится только в электронный раздел. Бумажная книжка больше не используется;
Критические ошибки при заполнении
Частые и недопустимые ошибки, которые могут привести к оспариванию записи:
- Отсутствие ссылки на приказ. Без номера и даты приказа запись не имеет юридической силы.
- Неточное наименование организации. Должно полностью соответствовать учредительным документам.
- Неверное наименование награды. Нужно писать именно так, как в приказе («Благодарность», а не «Спасибо»).
- Заполнение раздела «Сведения о работе». Поощрение НЕ указывается в графах «Наименование организации», «Дата заключения», «Должность». Это разные разделы.
- Отсутствие подписи и печати. Без них запись недействительна.
Что делать, если запись внесена неправильно?
Если в трудовой книжке (бумажной или электронной) обнаружена ошибка в записи о поощрении, работодатель обязан:
- Издать новый приказ об исправлении ошибки (с указанием номера и даты предыдущего приказа).
- Внести исправленную запись с ссылкой на новый приказ.
- В электронной книжке — внести корректирующий документ (СЗВ-ТД) с указанием причины исправления.
Старая ошибочная запись не зачеркивается, а остается в истории. Исправление делается новой, правильной записью.
Запись о поощрении в трудовой книжке — это серьезный документ. Ее правильное оформление защищает интересы как работника, так и работодателя. Ключевое правило: любая запись должна быть основана на официальном приказе с четким указанием его номера и даты.
При переходе на электронный формат (ЭТК) алгоритм остается прежним, но меняется техническая реализация. Всегда проверяйте, что в вашей книжке (бумажной или электронной) записи о награждениях содержат все обязательные реквизиты.
Статья подготовлена на основе анализа актуальных нормативных актов и практики заполнения трудовых книжек по состоянию на 2026 год.