Вопрос о том, какие сведения можно занести в трудовую книжку, интересует как работников, так и работодателей. Ответ зависит от формы документа (бумажный или электронный), от даты начала трудовых отношений и от законодательных норм, действующих в 2025‑2026 годах.
Что регламентирует ТК РФ
Согласно Статье 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся сведения о:
- месте и периоде работы;
- выполняемой работе и должности;
- переводах на другую постоянную работу;
- увольнении;
- награждениях и поощрениях (в бумажном варианте);
- коде выполняемой функции (в электронном варианте).
Работодатель (кроме ИП‑физических лиц) обязан вести трудовую книжку для каждого работника, проработавшего у него более пяти дней, если эта работа является основной.
Бумажный вариант
В бумажной форме в разделы «Награды», «Поощрения» и «Сведения о работе» можно вписать:
- Наименование организации;
- Номер записи;
- Дата начала трудовых отношений;
- Должность/профессия;
- Отдел;
- Сведения о премиях, medals, благодарностях.
Электронный вариант (ЭТК)
С 1 января 2020 года действует закон, вводящий электронные трудовые книжки (ЭТК). В них:
- Заполняются сведения о трудовой функции и коде выполняемой функции;
- Отсутствует отдельный раздел для наград, но они фиксируются в личном кабинете работника в ПФР;
- Ведутся в электронном виде и хранятся в ПФР.
Когда в книжку можно вносить записи
Записи вносятся в следующих случаях:
- При приёме на работу (первый раз или при переводе);
- При изменении должности, отдела или условий труда;
- При переводе на другую постоянную работу;
- При увольнении (записывается дата увольнения);
- При получении наград (только в бумажном варианте).
Если работник был трудоустроен до 1 января 2021 года и отказался перейти на электронный формат, его прежняя бумажная книжка остаётся в силе, и в неё продолжают вносить сведения согласно старым правилам.
Как правильно заполнять раздел «Сведения о работе»
Пример заполнения для новых сотрудников (с 31 декабря 2020 г. и далее):
- Наименование организации – полное название организации;
- Номер записи – уникальный номер записи в книжке;
- Дата начала трудовой деятельности – ;
- Должность – «Менеджер по продажам»;
- Отдел – «Отдел продаж»;
- Код выполняемой функции – 01.01 (пример, зависит от классификатора).
Для переводов указываются:
- Дата начала новой работы;
- Новая должность;
- Новый отдел;
- Код новой функции.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить сведения о совместительстве? – Да, но только если работник сам просит записать эту информацию; основной работодатель вписывает данные о совместительстве.
- Нужна ли запись о премиях в электронной книжке? – В ЭТК отдельного поля для премий нет; информация о них хранится в личном кабинете ПФР.
- Что делать, если в книжке пропущена запись? – При обнаружении пропуска вносят её в соответствующий период, оформляя корректирующее решение.
- Можно ли полностью заменить бумажную книжку на электронную? – С 1 января 2023 года новые записи вводятся только в электронном виде; однако ранее оформленные бумажные книжки продолжают использоваться до их замены.
Итак, в трудовую книжку вписываются следующие сведения:
- Данные о работе (место, период, должность, отдел);
- Код выполняемой функции (в электронном виде);
- Переводы и увольнения;
- Награды и поощрения (только в бумажном варианте).
Правильное заполнение позволяет избежать ошибок при назначении пенсии, расчёте стажа и определении прав на льготы, особенно для работников, трудившихся в Крайнем Севере или на вредных производствах.
Если у вас остались сомнения по конкретному заполнению, рекомендуется обратиться в отдел кадров или в ПФР за консультацией.