Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. В неё вносятся только те сведения, которые прямо предусмотрены законодательством. Все остальные данные, даже если они имеют отношение к работе, остаются за её пределами. Ниже подробно рассмотрено, какие сведения не вносятся в трудовую книжку, с акцентом на дисциплинарные взыскания.
Что именно вносится в трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ)
Согласно части 4 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации, в трудовую книжку обязательно вносятся:
- сведения о самом работнике (ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность);
- сведения о приёме на работу (дата, должность, структурное подразделение);
- сведения о переводах, изменениях условий труда;
- сведения об увольнении (дата, основание, формулировка по статье ТК РФ);
- сведения о наградах и почётных званиях, если они связаны с трудовой деятельностью (по желанию работодателя).
Все остальные сведения, не указанные в перечне выше, в трудовую книжку не вносятся.
Дисциплинарные взыскания: что не попадает в трудовую книжку
Одним из самых частых вопросов кадровых специалистов является возможность занесения выговора, замечания или строгого выговора в трудовую книжку. Законодательство даёт однозначный ответ:
«Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение».
– выдержка из множества источников (КонсультантПлюс, Минтруд, судебная практика).
Таким образом, в трудовую книжку не вносятся записи о:
- замечании;
- выговоре;
- строгом выговоре;
- иных мерах дисциплинарного взыскания, не приведших к расторжению трудового договора.
- дата увольнения;
- основание (статья ТК РФ, например, п. 6 ч. 1 ст. 81);
- формулировка причины увольнения.
- сведения о больничных листах и временной нетрудоспособности;
- данные о прохождении повышения квалификации, курсах переподготовки (если они не привели к изменению должности или профессии);
- информация о совместительстве, внешнем совмещении или выполнении работ по гражданско‑правовым договорам;
- сведения о военной службе, альтернативной гражданской службе;
- данные о поощрениях, благодарностях, грамотах (если работодатель не решил внести их по своему усмотрению);
- личные данные, не связанные с трудовой деятельностью (семейное положение, ИНН, СНИЛС и т.п.).
- При оформлении дисциплинарного взыскания оформляйте только приказ (или распоряжение) и храните его в личном деле сотрудника.
- Не делайте записей о выговоре, замечании или строгом выговоре в трудовую книжку – это нарушение ст. 66 ТК РФ и может повлечь административную ответственность.
- Если взыскание приводит к увольнению, оформляйте увольнение по общим правилам и вносите запись в трудовую книжку как обычно.
- Поощрения и награды можно вносить в трудовую книжку по желанию работодателя, но это не обязательно.
- Регулярно проверяйте актуальность нормативных актов (ТК РФ, приказы Минтруда, разъяснения судов), чтобы избежать ошибок в ведении трудовых книжек.
Приказ о применении такого взыскания хранится в личном деле сотрудника и может учитываться при внутренней оценке деловой репутации, но не отражается в трудовой книжке.
Исключение: увольнение как дисциплинарное взыскание
Если дисциплинарное взыскание выражается в увольнении (например, по статье 81 ТК РФ за однократный проступок, связанный с утратой доверия), то запись об увольнении вносится в трудовую книжку в соответствии с общими правилами оформления увольнения. В этом случае в книжке указываются:
Таким образом, единственный случай, когда дисциплинарное взыскание отражается в трудовой книжке – это увольнение.
Иные сведения, которые также не вносятся в трудовую книжку
Помимо дисциплинарных взысканий, в трудовую книжку не входят:
Все перечисленные сведения могут фиксироваться в других документах: личном деле, электронном кадровом учете, справках, выписках из приказов и т.д.
Практический совет для кадровых специалистов
Трудовая книжка содержит строго ограниченный набор сведений, предусмотренных законом. Сведения о дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор, строгий выговор) в трудовую книжку не вносятся, за исключением случая, когда таким взысканием является увольнение. Все остальные данные, связанные с трудовой деятельностью, фиксируются в иных документах (личное дело, электронный кадровый учет, справки). Соблюдение этих правил обеспечивает корректное ведение трудовых книжек и защищает работодателя от возможных штрафов и санкций.
Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, оформление выговора с последующим переводом на другую должность или оформление награды), рекомендуется обратиться к актуальным комментариям к ТК РФ или получить консультацию у квалифицированного юриста по трудовому праву.