Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. В ней фиксируются ключевые события карьеры: прием на работу, переводы, увольнение и другие значимые изменения. Однако многие работники и даже кадровые сотрудники ошибочно полагают, что все виды отпусков должны отражаться в трудовой книжке. На самом деле — это не так. Давайте разберемся, какие сведения об отпусках вносятся, а какие, нет, и почему.

Что вносится в трудовую книжку: основные правила

Согласно Постановлению Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек», в трудовую книжку вносятся только следующие записи:

• Прием на работу (с указанием должности, подразделения, даты и основания);
• Перевод на другую постоянную работу (внутренний или внешний);
• Увольнение (с указанием основания в соответствии с ТК РФ);
• Награды, поощрения (по желанию работодателя);
• Направление на обучение с отрывом от работы (если это связано с переводом на другую должность).

Важно! Ни один вид отпуска — будь то ежегодный, учебный, социальный, декретный или отпуск по уходу за ребенком — не подлежит внесению в трудовую книжку. Это прямо указано в пункте 35 Правил и подтверждается разъяснениями Минтруда России.

Почему отпуска не вносятся в трудовую книжку?

Исторически и правово-нормативно трудовая книжка предназначена для фиксации изменений в трудовых отношениях, а не для учета временных перерывов в работе. Отпуск, это продолжение трудового договора, а не его прекращение или изменение условий. Работник сохраняет за собой место работы, должность и статус сотрудника.

Примеры отпусков, которые не вносяться в трудовую книжку:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск;
• Отпуск по беременности и родам (декрет);
• Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 или 3 лет;
• Учебный отпуск;
• Отпуск без сохранения заработной платы (по соглашению сторон);
• Отпуск за свой счет (в т.ч. для ухода за больным родственником).

Даже если работник находится в отпуске более года — например, в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет — в трудовой книжке не будет ни одной записи об этом. При увольнении в этот период указывается только основание увольнения (например, «по собственному желанию»), а не факт нахождения в отпуске.

Пример: уход в декрет

Женщина уходит в отпуск по беременности и родам. Работодатель издает приказ, оформляет больничный лист, начисляет пособие — но в трудовую книжку не вносится никакая запись. Даже если она решит уволиться, находясь в отпуске по уходу за ребенком, в трудовой книжке будет только запись:

«Уволена по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Никаких уточнений о декрете, продолжительности отпуска или дате выхода на работу — не делается.

Что делать, если работник временно исполняет обязанности начальника?

Часто возникает вопрос: а если сотрудник временно замещает начальника во время его отпуска — нужно ли это отражать в трудовой книжке?

Ответ: нет.

Даже если работник получил дополнительные обязанности по приказу, получил надбавку за совмещение или был оформлен по статье 72.2 ТК РФ (временный перевод на другую работу), это не является переводом в смысле трудового законодательства. Такой временный характер не требует внесения записи в трудовую книжку.

Исключение — если работник переведен на постоянную должность (например, с менеджера по продажам на должность начальника отдела), тогда в трудовую книжку вносится запись о переводе. Но если это просто временное исполнение обязанностей — никаких записей не делается.

Отпуск с последующим увольнением: как правильно оформить

Особый случай, когда работник берет отпуск и увольняется по его окончании. В этом случае важно понимать:

• Последним днем работы считается последний день отпуска;
• Трудовая книжка выдается работнику в день увольнения — то есть в последний день отпуска;
• Запись в трудовой книжке делается о увольнении, а не об отпуске.

Пример записи:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Дата увольнения: »

Даже если отпуск начался , а увольнение — , в трудовой книжке указывается только дата увольнения — не дата начала отпуска.

Электронная трудовая книжка: меняются ли правила?

С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако правила ведения сведений остаются неизменными:

• В ЭТК также не вносятся сведения об отпусках;
• Формат и содержание записей идентичны бумажной трудовой книжке;
• Работник имеет право выбрать: бумажную или электронную форму ведения.

В выписке из ЭТК отображаются только: прием, перевод, увольнение, награды — и ничего больше. Отпуска, как и в бумажной версии, отсутствуют.

Частые ошибки работодателей

Несмотря на четкие правила, в практике встречаются ошибки:

1. Внесение записи о декретном отпуске — нарушение Правил № 225. Такая запись может быть признана неправомерной и повлечь штрафы со стороны Государственной инспекции труда.
2. Указание даты начала отпуска вместо даты увольнения — при отпуске с последующим увольнением. Это ведет к расхождению в документах и может осложнить расчет пособий и стажа.
3. Запись о совмещении или замещении — если не было официального перевода на другую должность.

Рекомендация: всегда сверяйтесь с Правилами № 225 и не добавляйте «лишних» записей. Лучше меньше, но правильно.

Самое главное помнить: в трудовой книжке не вносятся сведения об отпусках — ни о ежегодных, ни о декретных, ни о учебных, ни о отпусках по уходу за ребенком. Это не ошибка, а требование законодательства. Трудовая книжка — это не дневник отпусков, а документ о трудовом стаже и изменениях в трудовых отношениях.

Если вы — кадровик, убедитесь, что ваши записи соответствуют Правилам № 225. Если вы — работник, не беспокойтесь: отсутствие записи об отпуске не влияет на ваш стаж, права на пенсию или расчет пособий. Эти данные хранятся в Пенсионном фонде и в системе ФСС на основании официальных приказов и документов, а не в трудовой книжке.

В 2026 году, несмотря на переход к электронным форматам, принцип остается неизменным: отпуска — не в трудовую книжку. Помните это — и вы избежите ошибок, штрафов и лишней бумажной волокиты.

Полезная ссылка: Официальный сайт Минтруда России — для проверки актуальных нормативных актов.