В процессе оформления новых сотрудников работодатели часто сталкиваются с вопросом, какие сведения необходимо внести в трудовую книжку до официального принятия на работу. Правильное оформление этих записей гарантирует юридическую прозрачность, упрощает дальнейшее оформление трудовых отношений и защищает обе стороны от недоразумений.
Что такое трудовая книжка и зачем в неё записывать данные?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она служит основанием для:
- подтверждения трудового стажа;
- расчёта пенсионных выплат;
- получения социальных выплат;
- разрешения вопросов, связанных с переводом, увольнением и т.д.
Записи, сделанные до официального приема, позволяют зафиксировать предварительные сведения, которые станут основой для последующего оформления.
Какие сведения обычно вносят до приема?
В зависимости от законодательных требований и внутренних регламентов компании в трудовую книжку могут быть внесены следующие данные:
- ФИО кандидата;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Сведения о месте жительства;
- Образование и квалификация;
- Опыт работы (в т.ч. предыдущие места работы);
- Военный учёт (при наличии);
- Сведения о семейном положении (если они влияют на условия труда);
- Согласие кандидата на обработку персональных данных.
Эти сведения часто фиксируются в предварительном порядке, пока не подписывается трудовой договор.
Как правильно оформить запись?
Для того чтобы запись была юридически значимой, необходимо соблюдать несколько правил:
- Точность данных. Ошибки в ФИО или датах могут привести к необходимости исправления, что замедлит процесс.
- Подтверждающие документы. К копиям паспорта, диплома, трудовой книги и другим документам следует приложить отметку о их проверке.
- Своевременность. Записи вносятся до подписания трудового договора, но не позже 10 дней с момента начала работы, если иное не предусмотрено коллективным договором.
- Форма. В бумажной форме записи делаются в соответствующие графы трудовой книги; в электронных системах – в соответствующие поля.
Особенности перехода на электронные трудовые книжки
С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что:
- Все бумажные записи должны быть перенесены в электронный формат.
- Электронные записи должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью.
- Периодическое обновление данных обязательно выполнять в системе ЕГРС (Единый государственный реестр страховых взносов).
Для компаний, которые ещё не перешли на ЭТК, важно заранее подготовить сотрудников к этому процессу, чтобы избежать потери данных и задержек в расчётах.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Нужно ли вносить сведения о предстоящем приёме в трудовую книжку, если договор ещё не подписан?
Ответ: Да. Предварительные записи позволяют зафиксировать основные сведения, которые станут основанием для последующего оформления.
Вопрос: Как быть, если кандидат предоставил только копию паспорта?
Ответ: Копию паспорта следует приложить к заявлению о приёме, а в трудовую книжку записать данные, указанные в оригинальном документе.
Вопрос: Можно ли вносить изменения в уже сделанные записи?
Ответ: Да, но только в случае выявления ошибок. Изменения оформляются дополнительной отметкой с указанием даты и подписью уполномоченного лица.
Практический пример оформления
Трудовая книжка, графа 1: ФИО: Иванов Иван Иванович
Графа 2: Дата рождения:
Графа 3: Паспорт: серия 45 02, № 1234567
Графа 4: Образование: Высшее, экономика (МГУ, 2012)
Графа 5: Опыт работы: 3 года в ООО «Альфа», 2015‑2018
Графа 6: Военный учёт: отсрочка по причине обучения
Графа 7: Согласие на обработку ПДн: подпись кандидата
Эта таблица иллюстрирует, какие сведения могут быть внесены до официального приема, чтобы ускорить процесс оформления.
Правильное оформление записей в трудовую книжку до принятия в должность – важный шаг на пути к построению прозрачных и законных трудовых отношений. Он позволяет избежать недоразумений, ускорить процесс адаптации нового сотрудника и обеспечить соответствие требованиям законодательства, включая переход на электронные формы.
Если ваша компания ещё не перешла на электронные трудовые книжки, рекомендуется подготовить план перехода и обучить HR‑персонал новым процедурам уже сейчас.