Сегодня 14:26:04 () актуально обсудить, какие выплаты и поощрения следует отражать в разделе трудовой книжки «Сведения о награждении». Эта тема особенно важна на фоне завершения переходного периода по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК) и изменений, инициированных Минтрудом.

Содержание статьи

1. Что такое трудовая книжка и зачем вносят деньги?
2. Нормативная база: письма Минтруда и разъяснения Госдумы
3. Электронная и бумажная трудовая книжка: сосуществование
4. Порядок внесения выплат и поощрений в раздел «Сведения о награждении»
5. Примеры выплат, которые необходимо отражать
6. Особенности переходного периода (до 1 января 2026)
7. Рекомендации для работодателей и сотрудников
8. Часто задаваемые вопросы

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, подтверждающим стаж и профессиональные достижения работника. Несмотря на широкое внедрение электронных версий, бумажный вариант по‑прежнему имеет юридическую силу, особенно если сотрудник не подал заявление об отказе от него. В связи с этим возникает вопрос: какие денежные выплаты и поощрения должны быть внесены в трудовую книжку? Ниже мы подробно разберём актуальные нормы и практические рекомендации.

Что такое трудовая книжка и зачем вносят деньги?

Трудовая книжка фиксирует:

• сведения о приёме и увольнении;
• периоды работы;
• должности и профессии;
• сведения о награждении (премии, благодарности, honorary звания и т.д.).

Внесение денежных выплат в раздел «Сведения о награждении» необходимо для:

• подтверждения факта получения материального поощрения;
• возможности учёта таких выплат при расчёте пенсии, пособий и других социальных гарантий;
• защиты прав работника в случае споров с работодателем.

Нормативная база: письма Минтруда и разъяснения Госдумы

Согласно информации из открытых источников (по состоянию на ):

1. Письмо Минтруда от № 14‑1 разъясняет, какие выплаты и поощрения следует включать в раздел «Сведения о награждении». В документе подчёркивается, что необходимо отражать не только honorary награды, но и материальные поощрения (премии, надбавки, выплаты за выслугу лет и т.п.).
2. Член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина в своём выступлении отметила, что Минтруд планирует изменить правила ведения трудовых книжек, исключив избыточные требования и устаревшие сведения, однако сохраняя обязательность внесения фактических выплат.
3. С 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж, отражённый в ЭТК, имеет равную юридическую силу с бумажным вариантом, если сотрудник не отказался от последнего.

Электронная и бумажная трудовая книжка: сосуществование

Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России пять лет назад и сразу привлекла внимание крупных работодателей и сотрудников благодаря удобству доступа и снижению риска потери документа. Тем не менее, законодательство предусматривает:

• Одновременное применение электронного и бумажного вариантов, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки;
• Цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы; главным доказательством трудового опыта по‑прежнему остаётся бумажная трудовая книжка;
• При наличии обеих версий данные должны быть синхронны; любые расхождения могут повлечь необходимость уточнения в органе труда и социальной защиты.

Порядок внесения выплат и поощрений в раздел «Сведения о награждении»

Процедура внесения выглядит следующим образом:

1. Подготовка документации: приказ о выплате, расчётный лист, справка из бухгалтерии.
2. Заполнение раздела: в графе «Наименование награды» указывают вид выплаты (например, «Премия за выполнение годового плана»), в графе «Дата» — дату выплаты, в графе «Основание» — номер и дату приказа.
3. Подпись и печать: запись заверяется подписью уполномоченного лица (кадровик, руководитель подразделения) и печатью организации.
4. Внесение в ЭТК: при наличии электронной трудовой книжки данные автоматически передаются в личный кабинет работника на портале «Работа в России» (или аналогичный государственный сервис).
5. Хранение копий: копия приказа и расчётного листа сохраняется в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Важно: если выплата носит регулярный характер (например, ежемесячная надбавка за вредность), её достаточно внести один раз с указанием периода действия и условия выплаты.

Примеры выплат, которые необходимо отражать

• Премии за выполнение производственных показателей (квартальные, годовые).
• Единовременные выплаты за выслугу лет (например, 5, 10, 15 лет работы в организации).
• Надбавки за работу во вредных и/или опасных условиях.
• Выплаты за наставничество, обучение новых сотрудников.
• Грамоты и благодарности, сопровождающиеся материальным вознаграждением.
• Выходные пособия и компенсации при увольнении по соглашению сторон (если они носят характер поощрения за долголетнюю службу).

Не подлежат внесению:

• Обычная заработная плата (она отражается в табеле и расчётных листах, а не в трудовой книжке).
• Компенсации за простой, отпускные, больничные (они относятся к социальным выплатам, а не к наградам).
• Штрафы и удержания (они имеют отрицательный характер и не считаются поощрениями).

Особенности переходного периода (до 1 января 2026)

До завершения переходного периода работодатели должны:

1. Вести параллельно обе формы трудовых книжек (бумажную и электронную) для тех сотрудников, которые не подали заявление об отказе от бумажного варианта.
2. Обеспечивать своевременное внесение данных о выплатах в оба варианта, избегая расхождений.
3. Информировать сотрудников о праве подать заявление об отказе от бумажной книжки и о последствиях такого выбора.
4. Проводить внутренние аудиты соответствия данных в бумажных и электронных записях не реже одного раза в квартал.

После 1 января 2026 года бумажная трудовая книжка сохраняет силу только при наличии явного согласия сотрудника на её ведение. В противном случае юридически значимым считается исключительно электронный вариант.

Рекомендации для работодателей и сотрудников

Для работодателей

• Разработать внутренний регламент внесения данных о выплатах в трудовую книжку, основанный на письме Минтруда от .
• Обучить кадровую службу и бухгалтерию правильному заполнению разделов «Сведения о награждении» и «Сведения о работе».
• Внедрить систему автоматической выгрузки данных из 1С/ERP в электронную трудовую книжку (если такая возможность есть).
• Хранить исходные документы (приказы, расчётные листы) в электронном архиве с ограниченным доступом.

Для сотрудников

• При получении премии или иного материального поощрения запрашивать у отдела кадров копию приказа и справку о выплате.
• Проверять, что запись о выплате появилась в трудовой книжке (бумажной или электронной) не позднее пяти рабочих дней после выдачи приказа.
• При переходе на новую работу требовать выписку из трудовой книжки с отражёнными всеми наградами и выплатами.
• В случае отказа работодателя внести запись — обратиться с письменной претензией, а при необходимости — в трудовую инспекцию или суд.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вносить в трудовую книжку выплаты за отпуск?

Нет. Отпускные выплаты относятся к социальным выплатам и не считаются наградой.

Можно ли внести запись о премии, если она выплачена в виде подарочного сертификата?

Да, если сертификат имеет денежный эквивалент и указан в приказе как премия. В графе «Наименование награды» указывают «Премия в виде подарочного сертификата на сумму X рублей».

Что делать, если в электронной трудовой книжке запись отсутствует, а в бумажной присутствует?

Необходимо обратиться к работодателю с требованием синхронизировать данные. Если работодатель не устраняет расхождение — подать жалобу в государственную службу по труду и занятости.

Срок хранения копий приказов о выплатах?

Согласно законодательству, документы, подтверждающие выплаты, хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения.

Внесение денежных выплат и поощрений в трудовую книжку остаётся обязательной процедурой, подтверждающей факты материального признания заслуг работника. На 2026 год ключевыми моментами являются:

• Соблюдение указаний письма Минтруда от ;
• Учёт сосуществования электронного и бумажного вариантов трудовых книжек;
• Своевременное и точное заполнение раздела «Сведения о награждении»;
• Хранение первичных документов в соответствии с требованиями законодательства.

Следуя изложенным рекомендациям, работодатели обеспечат прозрачность и законопослушность кадрового документооборота, а сотрудники получат надёжное подтверждение своего трудового вклада, что особенно важно при расчёте пенсии, пособий и при трудоустройстве в новые организации.

Статья подготовлена на основе информации, доступной на .