Трудовая книжка – официальный персональный документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина. Её правильное ведение регулируется рядом нормативных актов‚ среди которых:

• Постановление Минтруда России от № 69 (ред. от ) – «Инструкция по заполнению трудовых книжек»;
• Постановление Правительства РФ от – «Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»;
• Приказ Минтруда России от № 320н – «Об утверждении формы‚ порядка ведения и хранения трудовых книжек»;
• Иные акты‚ уточняющие порядок внесения записей (например‚ изменения с ‚ и др.).

Общие требования к оформлению трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки необходимо соблюдать следующие принципы:

1. Точность и достоверность – все сведения должны соответствовать фактам и подтверждаться документами (трудовым договором‚ приказом о приёме/увольнении‚ справкой о переподготовке и т.д.).
2. Последовательность – записи вносятся хронологически‚ без пропусков и перепрыгивания через строки.
3. Четкость и читаемость – текст должен быть разборчивым‚ без исправлений‚ зачёркиваний и неразборчивых почерков. При необходимости допускается использование технических средств (печатный шрифт‚ оттиск печати) в соответствии с изменениями от .
4. Обязательные реквизиты – на каждой записи указываются дата‚ наименование организации‚ должность (или профессия)‚ вид трудовой деятельности и основание записи (приказ‚ договор и т.п.).
5. Подписи и печати – запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика‚ бухгалтера‚ директора) и печатью организации (если она предусмотрена). На титульном листе также ставится подпись работника и лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек.

Заполнение титульного листа

Титульный лист содержит сведения о работнике‚ которые заполняются один раз при первом оформлении книжки и не изменяются в дальнейшем (за исключением случаев изменения фамилии‚ имени‚ отчества или данных паспорта).

Обязательные поля титульного листа

• Фамилия‚ имя‚ отчество (полностью);
• Дата рождения (день‚ месяц‚ год);
• Образование (уровень‚ специальность‚ квалификация);
• Профессия‚ специальность или должность‚ по которой работник принимается на работу;
• Серия и номер паспорта (или другого документа‚ удостоверяющего личность);
• Дата заполнения титульного листа;
• Подпись работника;
• Подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек‚ и печать организации.

При изменении фамилии‚ имени‚ отчества или данных паспорта вносятся соответствующие исправления в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек: ставится запись «Изменено»‚ указывается дата изменения‚ новые данные и подпись ответственного лица.

Заполнение раздела «Сведения о работе»

Этот раздел состоит из строк‚ каждая из которых посвящена одному периоду работы в конкретной организации. Заполняется последовательно‚ начиная с первой записи о приёме на работу.

Элементы записи о работе

1. Дата поступления на работу – день‚ месяц‚ год (формат ДД.ММ.ГГГГ).
2. Наименование организации – полное наименование без сокращений‚ если иное не предусмотрено внутренними документами.
3. Должность ( profession‚ specialty ) – указывается именно та должность‚ которая записана в трудовом договоре или приказе о приёме.
4. Вид трудовой деятельности – при необходимости уточняется (например‚ «рабочий»‚ «служащий»‚ «руководитель»).
5. Основание записи – номер и дата приказа о приёме‚ трудового договора или иного документа.
6. Дата увольнения – день‚ месяц‚ год (если запись делается при увольнении).
7. Основание увольнения – номер и дата приказа об увольнении‚ формулировка основания (по соглашению сторон‚ по инициативе работника‚ сокращение штата и т.д.).
8. Подпись ответственного лица и печать организации.

При переходе на другую работу внутри той же организации (например‚ перевод на другую должность) оформляется отдельная запись с указанием даты перевода‚ новой должности и основания (приказ о переводе).

Особенности заполнения в 2025–2026 годах

С учётом последних изменений нормативной базы следует обратить внимание на следующие моменты:

• Электронные способы внесения записей – с допускается использование технических средств (печатный шрифт‚ оттиск печати) для заполнения разделов трудовой книжки. Это позволяет уменьшить риск неразборчивого почерка и ускорить процесс.
• Обновлённый бланк трудовой книжки – с введён новый образец бланка‚ где изменены размеры полей и добавлены строки для указания ИНН и СНИЛС (по желанию работника). При переходе на новый бланк старые записи остаются действительными‚ новые вносятся в соответствии с обновлённым форматом.
• Хранение и учёт – трудовые книжки хранятся в отделе кадров в условиях‚ исключающих повреждение (пожар‚ влага‚ механическое воздействие). При переходе на электронное кадровое делопроизводство допускается ведение электронных копий‚ однако оригинал бумажной книжки остаётся обязательным.
• Ответственность за нарушения – несоблюдение правил заполнения может повлечь административные штрафы для организации (ст. 5.27 КоАП РФ) и затруднить подтверждение трудового стажа работником при обращении в Пенсионный фонд или при трудоустройстве.

Практический пример заполнения записи

Ниже представлен образец записи о приёме на работу и последующем увольнении (данные вымышленные).

Пример записи о приёме

 ООО «ТехноСервис» Инженер-программист Приказ № 45 от 

 (подпись) (печать)

Пример записи об увольнении

 ООО «ТехноСервис» Инженер-программист Уволен по собственному желанию Приказ № 112 от 

 (подпись) (печать)

Записи оформляются строго в одну строку (как показано выше) либо в несколько строк‚ если требуется больше места для наименования организации или формулировки основания. Главное – соблюдать последовательность и обязательные реквизиты.

Правильное заполнение трудовой книжки – важная часть кадрового документооборота‚ обеспечивающая защиту прав работника и законные интересы работодателя. Для успешного ведения документа необходимо:

• Следовать действующим нормативным актам (Инструкция Минтруда‚ Приказ 320н‚ Правила ведения и хранения);
• Обеспечивать точность‚ последовательность и читаемость всех записей;
• Использовать допустимые технические способы внесения данных при соблюдении требований к подлинности;
• Осуществлять своевременное обновление бланков и хранение книжек в надёжных условиях;
• Обучать ответственных сотрудников кадра основам заполнения и контролю за соблюдением правил.

Соблюдение этих рекомендаций minimизирует риски ошибок‚ споров и штрафов‚ а также обеспечит работнику надёжное подтверждение его трудового стажа при обращении в пенсионные органы и при трудоустройстве.