Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат по-прежнему сохраняет свою актуальность. Работодатели обязаны знать, какую информацию следует фиксировать на бумажном носителе, а какие данные вносить не нужно, чтобы избежать штрафов и неточностей. В этой статье мы подробно разберем, какие записи подлежат внесению в трудовую книжку согласно актуальным правилам 2026 года.

Обязательные сведения о работнике

Заполнение трудовой книжки начинается с ьного листа. Здесь размещается базовая информация о сотруднике:

• Фамилия, имя, отчество — вносятся полностью, без сокращений.
• Дата рождения — число, месяц и год.
• Образование — указывается уровень образования (среднее, высшее и т.д.) на основании предоставленных документов.
• Профессия, специальность — фиксируется согласно документу об образовании.

Если личные данные сотрудника меняются (например, при смене фамилии), старая запись зачеркивается, а новая пишется рядом. Ссылка на документ-основание (свидетельство о браке и т.д.) обязательно указывается на внутренней стороне обложки и заверяется подписью и печатью работодателя.

Сведения о приеме на работу и переводах

В раздел «Сведения о работе» вносятся данные о профессиональном пути сотрудника у конкретного работодателя:

1. Прием на работу, указывается наименование работодателя, структурное подразделение, должность, профессия, специальность, квалификация, а также дата приема и реквизиты приказа.
2. Постоянный перевод — если сотрудник переводится на другую постоянную должность или в другое подразделение, это обязательно отражается в трудовой книжке с указанием новой должности и даты перевода.

Что важно знать о временных переводах

Существует важное правило: запись о временном переводе в трудовой книжке делать не нужно. Это правило действует независимо от того, переведен ли сотрудник на другую должность или в другое подразделение на временной основе. Временные переводы отражаются только в личной карточке работника и в электронной отчетности.

Записи об увольнении

При увольнении работника в трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием:

• Даты увольнения.
• Основания для увольнения (со ссылкой на соответствующую статью, часть и пункт Трудового кодекса).
• Реквизитов приказа или иного решения работодателя.

Все записи в разделе «Сведения о работе» должны быть заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью (при наличии) и подписью самого работника.

Специфические записи и военная служба

Часто у кадровиков возникают вопросы о внесении нестандартных записей. Например, Минтруд России в Письме от 20 ноября 2024 г. № 14-6/10/ООГ разъяснил вопрос о военной службе. Запись о прохождении военной службы вносится в раздел «Сведения о работе» до начала трудовой деятельности у конкретного работодателя или в виде отдельной строки, если сотрудник вернулся со службы.

Также в трудовую книжку могут вноситься записи:

• О присвоении нового разряда, класса, категории.
• О совместительстве (по желанию работника и по основному месту работы).
• О награждениях и поощрениях (в раздел «Сведения о награждении»).

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 2020 года в России функционирует система электронных трудовых книжек. Выписка из ЭТК содержит полную информацию о трудовой деятельности у всех работодателей начиная с 2020 года. Сведения о трудовой деятельности используются для исчисления трудового стажа и могут быть предоставлены работодателю в распечатанном виде или в электронной форме с цифровой подписью. В обоих случаях работодатель переносит эти данные в свою кадровую документацию.

Как сделать запись при переходе на ЭТК

Если работник подает письменное заявление с просьбой перейти на ЭТК и выдать бумажную трудовую книжку на руки, работодатель обязан это сделать. Формулировка записи может быть такой: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о представлении ему (ей) сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

При этом факт выдачи документа необходимо зафиксировать документально. Если работник отказывается забрать трудовую книжку, составляется Акт об отказе в получении трудовой книжки. Если же бланк испорчен и не подлежит восстановлению, оформляется Акт об уничтожении трудовой книжки.

Взаимодействие с Порталом ПФУ (для работодателей Украины)

Для украинских работодателей действует несколько иная система учета. На официальном сайте Пенсионного фонда Украины (ПФУ) работает уникальный электронный сервис, позволяющий гражданам без очередей и личного визита получать информацию о своем стаже. При приеме нового работника у кадровика может возникнуть вопрос: нужно ли вносить какие-то данные на Портал ПФУ самостоятельно? Ответ: в общем случае не нужно. Вся необходимая информация должна подтянуться в систему автоматически на основании уже поданных работодателем отчетов.

Правильное ведение трудовой книжки — залог чистой трудовой биографии сотрудника и отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции. В 2026 году образцы записей о приеме, увольнении, переводе, смене фамилии и переходе на ЭТК регламентируются Приказом Минтруда. Главное правило кадровика — вносить только подтвержденные документами данные, не забывать заверять записи и помнить о том, что временные переводы в бумажной книжке не отражаются.