Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж и профессиональный путь сотрудника. Однако многие работодатели и кадровые специалисты забывают, что она служит не только для фиксации приема, перевода и увольнения, но и для отражения достижений работника; Внесение сведений о награждении, это важный процесс, который может повлиять на будущие пенсионные права, льготы и репутацию сотрудника.

В данной статье мы подробно разберем, какие именно поощрения подлежат внесению, как правильно оформить запись согласно актуальным правилам 2026 года и какие ошибки чаще всего допускают при заполнении раздела «Сведения о награждении».

Какие виды поощрений вносятся в трудовую книжку?

Один из самых частых вопросов в кадровой практике: «Нужно ли вносить запись о премии или благодарности?». Ответ кроется в уровне награды. Согласно действующему законодательству и сложившейся практике, в трудовую книжку вносятся сведения только о государственных и ведомственных наградах, а также о поощрениях, приравненных к ним.

Что обязательно вносится:

• Государственные награды: Ордена, медали, знаки отличия РФ (и СССР, если они признаются).
• Почетные звания: Например, «Заслуженный работник культуры», «Герой труда» и т.д.
• Ведомственные знаки отличия: Награды министерств и ведомств, если они дают право на присвоение звания «Ветеран труда» (согласно ст. 7 ФЗ «О ветеранах»).
• Грамоты и дипломы: Только если они выданы от имени государственных органов или являются частью системы ведомственного награждения, предусматривающей внесение в трудовую книжку.

Что НЕ вносится:

• Ежемесячные или квартальные премии (денежные выплаты).
• Благодарности от имени руководителя организации (если они не являются частью ведомственной системы награждения).
• Подарки, ценные призы, путевки.
• Доска почета внутри предприятия (если это не сопровождается официальным приказом о награждении ведомственным знаком).

> Важно: В старых трудовых книжках серий АТ-III и АТ-IV существовало разделение на разделы «Сведения о награждениях» (для государственных наград) и «Сведения о поощрениях» (для внутрифирменных). В современных бланках и согласно актуальной практике акцент смещен на внесение именно значимых государственных и ведомственных достижений, подтверждающих особый статус работника.

Порядок внесения записи: Пошаговая инструкция

Заполнение раздела «Сведения о награждении» требует строгого соблюдения порядка, установленного Правилами ведения и хранения трудовых книжек. Любая ошибка может привести к проблемам при оформлении пенсии.

Шаг 1: Подготовка основания

Запись вносится только на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя или вышестоящего органа. В трудовой книжке нельзя писать о награде, если нет официального документа, подтверждающего это.

Шаг 2: Заполнение граф

Раздел «Сведения о награждении» содержит графы, которые заполняются следующим образом:

Графа 1 (№ п/п): Указывается порядковый номер вносимой записи.
Графа 2 (Дата): Дата награждения (дата приказа), а не дата вручения грамоты или медали.
Графа 3 (Сведения о награждении): Это основная часть. Здесь делается запись о том, чем именно награжден сотрудник.

• Если раздел заполняется впервые или после длительного перерыва, в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование организации.
• Далее пишется текст: «Награжден(а) [название награды]» или «Присвоено звание [название звания]».
• Обязательно указываются реквизиты приказа: «приказ [наименование органа] от [дата] № [номер]».

Графа 4 (Документ-основание): Указывается наименование, номер и дата документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение).

Образец записи в графе 3:

> Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»)
>
> 15. 05. 2026
>
> Награжден почетной грамотой Министерства промышленности и торговли Российской Федерации за достигнутые трудовые успехи, приказ Министерства промышленности и торговли РФ от № 45-к.

Особенности заполнения в 2026 году: Электронные трудовые книжки

С 2026 года подавляющее большинство трудовых книжек ведется в электронном виде (ЭТК). Правила внесения сведений о награждениях в ЭТК аналогичны бумажным, но имеют свои технические особенности:

• Автоматизация: При интеграции с системами кадрового учета (например, 1С:ЗУП) данные о награждении могут формироваться автоматически на основе приказов.
• Отсутствие собственноручной подписи: В электронной трудовой книжке запись заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица организации.
• Сроки: Работодатель обязан передать сведения о награждении в Пенсионный фонд (СФР) не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о награждении.

Если сотрудник ведет бумажную трудовую книжку (например, лица, впервые поступившие на работу до 2021 года, сохранившие право на бумажный формат), запись вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений.

Частые ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки, которые могут сделать запись недействительной.

• Внесение обычных премий. Как упоминалось выше, материальное стимулирование не является поводом для записи в раздел о награждениях.
• Отсутствие реквизитов приказа. Фраза «награжден грамотой» без указания номера и даты приказа не имеет юридической силы.
• Использование сокращений. Слова «приказ», «распоряжение», названия должностей и наград должны писаться полностью.
• Запись «на всякий случай». Вносить информацию о поощрениях, не имеющих статуса государственных или ведомственных, запрещено. Это загромождает документ и может вызвать вопросы при проверке стажа.

Что делать, если запись не внесли вовремя?

Ситуации, когда о награждении забыли внести запись в трудовую книжку (например, в 1993 году или несколько лет назад), встречаются часто.
Поиск документов: Необходимо найти оригинал приказа о награждении или его архивную копию.
Запись в текущем месте работы: Если организация существует, запись вносится текущим работодателем со ссылкой на старый приказ. В графе 3 делается ссылка на документ-основание.
Ликвидация организации: Если организация-работодатель ликвидирована, необходимо обращаться в архив, где хранятся документы ликвидированного предприятия, для получения заверенной копии приказа. На основании этой копии запись может быть внесена по новому месту работы или в архиве (в зависимости от конкретной ситуации и наличия правопреемника).

Сведения о награждении в трудовой книжке — это не просто формальность, а подтверждение высокого профессионализма и заслуг работника перед государством или отраслью. Правильное оформление этих записей гарантирует сохранение права на льготы, досрочную пенсию и статус «Ветерана труда».

Работодателям следует внимательно проверять основания для внесения записей, чтобы не допустить ошибок, а работникам — контролировать наличие всех записей о своих достижениях, так как это часть их официального трудового стажа и репутации. Помните: в трудовую книжку вносятся только те награды, которые имеют государственный или ведомственный статус и подтверждены соответствующими приказами.