Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Внесение в неё записей строго регламентировано. В этой статье разберем, какие события подлежат обязательной фиксации, а какие — нет, на основе актуальных норм трудового законодательства и разъяснений контролирующих органов.

Какие записи вносятся ОБЯЗАТЕЛЬНО?

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек (утверждены Постановлением Правительства РФ), в трудовую книжку вносятся сведения только о следующих кадровых событиях:

• Прием на работу (основное место работы).
• Переводы на другую постоянную работу (в т.ч. в другую организацию, если это связано с переводом по инициативе работодателя или по соглашению сторон).
• Увольнение с основной работы.
• Награждения (поощрения) за труд.

Важно: Записи производятся без сокращений, с указанием даты и номера документа (приказа), на основании которого они вносятся. Каждая запись нумеруется в пределах раздела.

Запись о работе по совместительству

Работа по совместительству — это дополнительная работа у того же или другого работодателя. Запись о совместительстве вносится в трудовую книжку ТОЛЬКО по письменному заявлению работника и исключительно основным работодателем (тем, с кем у работника основной трудовой договор).

Если заявление не подано, основной работодатель не вправе самостоятельно вносить такую запись. Запись формулируется как «Работал по совместительству в должности… с … по …».

Запись о мобилизации: спорный вопрос

Ситуация с мобилизованными работниками вызывает разногласия даже среди специалистов Роструда. Единого официального разъяснения нет.

Две основные точки зрения:

1. Не вносить запись. Приостановление трудового договора в связи с призывом на военную службу (мобилизацией) — это особый правовой режим, а не обычное кадровое действие. Трудовая книжка фиксирует трудовые отношения, а в период приостановления отношения по основному месту работы временно прекращены.
2. Внести запись. Для прозрачности и фиксации факта приостановления (и последующего возобновления) трудовых отношений можно сделать примечание. Однако четкой формулировки и образца такой записи в правилах нет.

Практический вывод: Пока нет прямого указания закона, большинство кадровиков придерживаются позиции о необходимости внесения записи о приостановлении и возобновлении трудового договора, чтобы избежать вопросов в будущем. Формулировка может быть такой: «Трудовой договор приостановлен в связи с призывом на военную службу (мобилизацией) с … по …». Но окончательное решение остается за работодателем с учетом внутренних правил и рисков.

Что НЕ заносится в трудовую книжку? Ключевой запрет!

Самое важное и неоспоримое правило: в трудовую книжку НЕ вносятся сведения о дисциплинарных взысканиях (выговорах, замечаниях), об увольнении по инициативе работника без указания причины, а также о неудовлетворительных результатах работы.

Почему это запрещено? Трудовая книжка — документ о трудовой деятельности, а не о дисциплинарных проступках. Запись о выговоре:

• Не имеет юридического смысла (выговор, временная мера, его снимают).
• Дискредитирует работника при устройстве на новую работу.
• Свидетельствует о низкой кадровой культуре работодателя.

Дисциплинарное взыскание оформляется отдельным приказом и хранится в личном деле, но не в трудовой книжке!

Сроки внесения записей: важные нюансы

Закон устанавливает четкие временные рамки:

• Прием на работу, переводы: запись вносится не позднее недели со дня издания приказа (распоряжения).
• Увольнение: запись вносится в день увольнения (на основании подписанной трудовой книжки).

Практический совет от кадровиков: Чтобы избежать ошибок, многие работодатели дожидаются, когда новый сотрудник отработает 5 дней. Это связано с тем, что если работник уволится раньше (до истечения срока испытания), запись о приеме и увольнении придется делать заново, что создает лишнюю работу. Однако формально задерживать внесение записи о приеме более чем на неделю нельзя.

Обязанность ознакомить работника под расписку

Каждую внесенную в трудовую книжку запись (о приеме, переводе, увольнении) работодатель обязан ознакомить с ней работника под расписку. Эта расписка ставится в личной карточке работника (форма Т-2), где дублируется точная текстовая запись из трудовой книжки. Это защищает и работника, и работодателя от возможных споров.

Что заносится в трудовую книжку:

• Прием, перевод, увольнение (с основного места).
• Поощрения.
• Работа по совместительству (только по заявлению).
• Возможно, приостановление/возобновление договора при мобилизации (решение работодателя).

Что НЕ заносится (строгий запрет):

• Выговоры и другие дисциплинарные взыскания.
• Замечания.
• Причины увольнения по инициативе работника (только факт увольнения).

Главный принцип: Трудовая книжка, это история трудовых договоров и стажа, а не история конфликтов или текущих конфликтных ситуаций.