Трудовая книжка – один из самых важных документов работника․ При длительной трудовой истории иногда возникает необходимость добавить в неё новые страницы․ Для этого используется вкладыш в трудовую книжку․ В статье подробно рассмотрим, какой именно вкладыш нужен, когда он требуется, как правильно его оформить, вшить и какие записи необходимо сделать․

Что такое вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – это отдельный лист (или несколько листов), оформленный в том же виде, что и основная трудовая книжка, и являющийся её неотъемлемой частью․ Он используется в двух случаях:

• Когда в основной книжке закончились свободные строки в разделе «Сведения о работе»․
• Когда в разделе «Сведения о работе» заполнены все страницы (например, при длительном стаже или частой смене места работы)․

Вкладыш имеет тот же утверждённый образец, который установлен Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»․

Какой именно вкладыш нужен?

Существует два типа вкладышей:

1. Первый (единственный) вкладыш – применяется, когда в основной книжке закончились строки первой части (раздел «Сведения о работе»)․ Он вшивается в конец книжки и считается её продолжением․
2. Последующие (второй, третий и т․д․) вкладыши – используются, если уже был оформлен первый вкладыш и в нём тоже закончились свободные строки․ Каждый новый вкладыш оформляется по тем же правилам, но запись о его выдаче делается на ьном листе основной трудовой книжки․

Важно: вкладыш всегда является частью трудовой книжки, а отдельные листы без официального оформления и печати работодателя считаются недействительными․

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление вкладышей:

• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»․
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 67, 68) – порядок ведения трудовой книжки․
• Приказы Роструда и методические рекомендации по оформлению вкладышей (разъяснения на сайте ОнлайнИнспекция․рф)․

Кто покупает и сколько стоит вкладыш?

Ответственный	Кто покупает	Примерная стоимость (2026 г․)
Работодатель	Организация, где оформляется вкладыш (обычно отдел кадров)	от 150 руб․ за один лист до 500 руб․ за комплект из 5 листов
Работник	В редких случаях (самозанятые, индивидуальные предприниматели) – покупает сам	≈ 200 руб․ за один лист

Пошаговая инструкция по оформлению вкладыша

Подготовка

1. Убедитесь, что в основной трудовой книжке действительно закончились свободные строки․ Проверьте раздел «Сведения о работе» (страницы 2‑5)․
2. Закажите официально утверждённый бланк вкладыша у поставщика, указав, что он должен соответствовать образцу, утверждённому постановлением № 225․
3. Проверьте соответствие формы вкладыша утверждённой форме (цвет, шрифты, расположение полей)․

Заполнение ьного листа вкладыша

ьный лист вкладыша заполняется точно так же, как и ьный лист основной книжки:

• Серия и номер трудовой книжки․
• ФИО работника (полностью)․
• Дата рождения, пол, гражданство․
• Дата заведения трудовой книжки (указывается дата фактического заполнения ьного листа вкладыша, а не дата первоначального заведения книжки)․
• Образование, квалификация, должность (если они менялись – указываются актуальные данные)․

Запись о выдаче вкладыша делается на ьном листе основной трудовой книжки (стр․ 1)․ Пример записи:

«Выдан вкладыш № 2 к трудовой книжке серии А 123456, выдан г․»

Оформление страниц «Сведения о работе»

Каждая запись в разделе «Сведения о работе» должна включать:

• Наименование организации‑работодателя․
• Дата начала и окончания (или «по настоящее время»)․
• Должность, разряд, тарифную ставку․
• Основание приема (договор, приказ);
• Подпись и печать работодателя, а также штамп с указанием серии и номера трудовой книжки․

Все записи делаются по факту (дата начала работы – реальная дата), а не по дате заполнения вкладыша․

Прикрепление вкладыша к трудовой книжке

1. Откройте последнюю страницу основной книжки (или предыдущего вкладыша)․
2. С помощью специального шила (или скобы) сделайте отверстие в правой части листа, где указана серия и номер книжки․
3. Вставьте вкладыш, убедившись, что он полностью находится внутри обложки и не выступает наружу․
4. Закрепите вкладыш шипом/скобой, при этом не повредив страницы․
5. Поставьте штамп работодателя на странице, где указана серия и номер вкладыша (это подтверждает, что вкладыш является официальной частью книжки)․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать обычный лист бумаги вместо официального вкладыша?

Нет․ Трудовая книжка и её вкладыш должны соответствовать утверждённому образцу․ Обычный лист считается недействительным и может привести к отказу в признании стажа․

Кто несёт ответственность за правильность заполнения вкладыша?

Ответственность лежит на работодателе, который оформляет запись․ Кадровый специалист обязан проверить соответствие формы, правильность дат и наличие подписи/печати․

Как оформить второй (и последующие) вкладыш?

Запись о выдаче любого последующего вкладыша делается на ьном листе основной трудовой книжки (не на предыдущем вкладыше)․ После этого вкладыш вшивается так же, как первый․

Что делать, если в вкладыше допущена ошибка?

Ошибка исправляется в соответствии с ТК РФ:
— Если ошибка в данных работника – вносится исправление и ставится подпись ответственного лица с указанием причины исправления;
— Если ошибка в датах или должностях – запись аннулируется (зачёркивается двойной линией) и вносится корректная запись с новой подписью и печатью․

Сколько времени может храниться вкладыш в трудовой книжке?

Вкладыш считается частью трудовой книжки и хранится столько же, сколько и сама книжка (до окончания трудовой деятельности работника)․ При замене книжки (по желанию работника) все вкладыши переносятся в новую книжку․

Примеры заполнения

ьный лист вкладыша (пример)

Трудовая книжка
Серия: А
№ 123456
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Гражданство: РФ
Образование: высшее, МГТУ им․ Баумана
Должность: инженер‑программист
Дата заведения: 

Запись о выдаче вкладыша (ьный лист основной книжки)

«Выдан вкладыш № 1 к трудовой книжке серии А 123456, выдан г․»

Страница «Сведения о работе» (пример записи)

№ п/п	Наименование организации	Дата начала	Дата окончания	Должность, разряд	Основание приема	Подпись, печать
1	ООО «ТехноСервис»	Инженер‑программист, 3 разряд	Трудовой договор № 45 от	И․ Петров (подп․) Печать
2	ЗАО «Альфа‑Тех»	по настоящее время	Ведущий разработчик, 5 разряд	Трудовой договор № 78 от	С․ Смирнова (подп․) Печать

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие печати работодателя․ Запись считается недействительной․ Убедитесь, что печать ставится в каждом листе «Сведения о работе»․
• Неправильная дата заполнения ьного листа․ Дата должна соответствовать дню фактического заполнения, а не дате заведения книжки․
• Заполнение вкладыша без записи о его выдаче․ Запись обязана быть на ьном листе основной книжки․
• Использование листов другого формата․ Вкладыш должен полностью соответствовать образцу (размер А5, шрифт, расположение полей)․
• Неправильное вшивание․ Вкладыш должен быть закреплён в правой части, где указана серия и номер книжки, без повреждения страниц․

Вкладыш в трудовую книжку – это обязательный документ, позволяющий продолжить запись трудового стажа, когда основной журнал заполнен․ Правильное оформление вкладыша включает:

1. Выбор официального бланка, соответствующего постановлению № 225․
2. Заполнение ьного листа и всех страниц «Сведения о работе» по факту․
3. Внесение записи о выдаче вкладыша на ьный лист основной книжки․
4. Корректное вшивание вкладыша и проставление печати работодателя․

Соблюдая эти правила, вы гарантируете юридическую чистоту трудовой книжки и избежите проблем при проверках со стороны государственных органов․

---

Дата публикации: