Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина, его квалификацию и порядок увольнения. С 2020‑го года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), а в 2026 году завершается переходный период. Данная статья представляет собой полное руководство для работодателей, работников и специалистов по кадровому учёту.

Содержание

1. Правовая база
2. Виды трудовых книжек
3. Кому обязана вести трудовую книжку
4. Как оформить (выдать) трудовую книжку
5. Порядок заполнения
6. Какие записи вносятся
7. Электронная трудовая книжка: особенности
8. Хранение и передача
9. Типичные ошибки и как их избежать
10. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения трудовых книжек в РФ:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статьи 66‑71.
• Постановление Правительства РФ от № 1250 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и вкладыша к ней».
• Постановление Минтруда РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (с изменениями).
• Федеральный закон № 122‑ФЗ от «О внесении изменений в ТК РФ в части перехода на электронные трудовые книжки».

С 1 января 2020 года работодатели обязаны подавать сведения о кадровых изменениях в ПФР через форму СЗВ‑ТД, а с 1 января 2026 года завершается переходный период по внедрению ЭТК.

Виды трудовых книжек

С 2025 года новые сотрудники обязаны получать только электронную трудовую книжку, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Кому обязана вести трудовую книжку

Трудовую книжку обязаны вести:

• Граждане России, достигшие 14 лет (включая несовершеннолетних, если они работают по трудовому договору).
• Иностранные граждане и лица без гражданства, имеющие разрешение на работу в РФ.

Исключения (не требуется вести ТК):

• Самозанятые, работающие без трудового договора.
• Сотрудники, нанятые на основании гражданско‑правовых договоров (ГПД, договор подряда), если в договоре явно указано, что ТК не ведётся.
• Студенты и практиканты, если их трудоустройство оформлено как стажировка без трудового договора.

Как оформить (выдать) трудовую книжку

Подготовка документов

1. Соберите у работника копии паспорта, СНИЛС, ИНН и документы об образовании (диплом, аттестат).
2. Если работник получает электронную книжку – убедитесь, что у него есть подтверждённый аккаунт в системе Госуслуги.
3. Подготовьте трудовой договор (или приказ о приёме на работу).

Оформление бумажной книжки

1. Заполните титульный лист (ФИО, дата рождения, пол, серия и номер паспорта, СНИЛС).
2. Подпишите титульный лист работодателем и работником.
3. Вложите в книжку вкладыш (форма № Т‑2) с указанием места работы, должности и даты начала работы.
4. Выдайте книжку работнику – подпишите акт приёма‑передачи.

Оформление электронной книжки

1. В системе Госуслуги выберите услугу «Электронная трудовая книжка».
   Важно: работник должен подтвердить свою личность (по СНИЛС и паспорту).
2. Заполните электронный титульный лист (данные берутся из ПФР).
3. Сохраните приказ о приёме на работу в электронном виде (PDF) и прикрепите к записи в ЭТК.
4. Уведомьте работника о создании ЭТК – он получит доступ в личный кабинет.

Порядок заполнения трудовой книжки

Титульный лист

Заполняется один раз при выдаче книжки. Обязательно указываются:

• Фамилия, имя, отчество.
• Дата и место рождения.
• Гражданство.
• Серия и номер паспорта.
• СНИЛС, ИНН.
• Образование (вид, специальность, дата получения).

Вкладка «Запись о приёме на работу» (форма Т‑2)

Заполняется каждый раз при приёме на новое место работы:

• Дата приёма.
• Наименование организации, ИНН, ОКПО.
• Должность, разряд, квалификация.
• Основание (трудовой договор, приказ, решение суда).
• Подпись и печать работодателя.

Записи о переводах, повышениях, переоформлениях

Каждое изменение фиксируется отдельной записью в той же форме Т‑2. Важно указывать:

• Дата изменения.
• Новый пост, разряд, оклад.
• Основание (приказ, соглашение).

Записи об увольнении

В последней записи указываются:

• Дата увольнения.
• Основание (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д;).
• Ссылка на приказ об увольнении.

Дополнительные записи

Согласно приказу Минтруда № 320н, в трудовую книжку также вносятся:

• Премии, надбавки, поощрительные выплаты (при условии, что они фиксируются в приказе).
• Сведения о прохождении профессионального обучения, аттестаций, получения квалификационных удостоверений.
• Записи о временной нетрудоспособности (больничный лист) в случае, если работодатель оформляет их в ТК.

Какие записи вносятся в трудовую книжку

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Как создать ЭТК

1. Работник регистрируется в системе Госуслуги (или в СФР).
2. Работодатель в личном кабинете ПФР (раздел «Кадровый учет») создаёт запись о приёме, выбирая тип «ЭТК».
3. Все данные автоматически заполняются из ПФР, но при необходимости работодатель может добавить реквизиты приказа.

Что меняется при переходе на ЭТК

• Отпадает необходимость в бумажных вкладышах и печати.
• Записи вносятся в режиме онлайн и сразу становятся доступными работнику.
• Периодический контроль осуществляется через СФР (Система Фондов России).
• При реорганизации, слиянии или банкротстве организации все записи автоматически переносятся в новый аккаунт работодателя.

Как просмотреть и распечатать ЭТК

Работник заходит в личный кабинет Госуслуги → «Электронная трудовая книжка». Там доступны:

• Полный список записей.
• Возможность скачать PDF‑версию (для предъявления в суде, при получении визы и т.д.).
• Запрос выписки через сервис «СФР – выписка из трудовой книжки».

Что делать, если у работника нет доступа к Госуслугам

Работодатель может оформить бумажный эквивалент (вкладку) и приложить к нему QR‑код, ведущий к онлайн‑версии. Такой способ допускается в случае отсутствия у работника возможности пользоваться электронными сервисами.

Хранение и передача трудовых книжек

Хранение бумажных книжек

• Работник обязан хранить книжку в надёжном месте и предъявлять её по требованию работодателя.
• Работодатель обязан хранить оригиналы приказов, подтверждающих записи, в течение 5 лет после окончания трудовых отношений.

Передача при увольнении

1. Работодатель заполняет запись об увольнении.
2. Составляется акт приёма‑передачи книжки (бумажной или электронный акт в СФР).
3. Работник получает книжку (или подтверждение в электронном виде) и подписывает акт.

Передача при реорганизации

При слиянии, присоединении или реорганизации организации все записи автоматически переносятся в новую юридическую форму в системе СФР. Работнику необходимо лишь подтвердить своё согласие в личном кабинете.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие подписи работодателя. Каждая запись должна быть подписана уполномоченным лицом и, при необходимости, заверена печатью.
• Неправильный порядок дат. Дата приёма/увольнения должна соответствовать дате приказа, иначе запись считается недействительной.
• Заполнение ТК без приказа. Приказ – обязательный документ; без него запись может быть оспорена в суде.
• Неучёт премий и надбавок. Если премия фиксируется в приказе, её необходимо внести в ТК; иначе работник может потерять право на пенсионные баллы.
• Сохранение устаревшего формата. С 2026 года все новые записи обязаны соответствовать формату Т‑2 (цифровой шрифт, QR‑код). Старые формы более не принимаются.
• Отсутствие электронного подтверждения при переходе на ЭТК. Работник должен подтвердить создание ЭТК в личном кабинете; без подтверждения запись считаеться «в ожидании».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязательно ли выдавать трудовую книжку каждому сотруднику?

Да, если сотрудник заключил трудовой договор. Исключения – самозанятые, работники по ГПД без трудового договора, а также студенты‑практиканты, если их стажировка оформлена без ТК.

Можно ли заменить бумажную книжку на электронную в любой момент?

Да. Работник может подать заявление о переводе в ЭТК в любой момент, а работодатель обязан оформить перевод в системе СФР. При этом бумажный документ считается аннулированным.

Кто несёт ответственность за ошибку в записи?

Ответственность несёт работодатель (или его уполномоченный представитель). При обнаружении ошибки работник имеет право потребовать её исправления в течение 5 дней с момента обнаружения.

Какие документы нужны для получения первой трудовой книжки?

Паспорт, СНИЛС, ИНН, документ об образовании (если требуется), трудовой договор и приказ о приёме на работу.

Можно ли работать без трудовой книжки?

Теоретически – да, если работа оформлена гражданско‑правовым договором. На практике отсутствие ТК усложняет получение пенсионных прав, социальных льгот и может стать основанием для штрафов работодателя.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Через сервис «СФР – выписка из трудовой книжки» (платно) или бесплатно в личном кабинете Госуслуг, выбрав пункт «Скачать PDF‑выписку».

Что делать, если книжка потеряна?

Работник обращается в отдел кадров с заявлением о потере, работодатель оформляет справку о потере и выдаёт новую книжку (бумажную) или инициирует создание новой ЭТК.

Трудовая книжка – ключевой документ, фиксирующий профессиональный путь гражданина. С 2020‑го года в России происходит переход от бумажных форм к электронной трудовой книжке, что упрощает учёт, повышает прозрачность и снижает риск потери документа. Следуя изложенной в этой статье инструкции, работодатели смогут правильно оформить, вести и хранить трудовые книжки, а работники – быть уверенными в сохранности своих трудовых прав.

Помните: правильное оформление – залог безупречного трудового стажа и надёжной пенсионной базы.